Предыдущая публикация
Правила здорового тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – это не про то, чтобы успеть как можно больше за одни сутки. Это про то, чтобы постоянно успевать делать необходимое. Что это значит, и как этого добиться – попробуем разобраться в статье.Больше задач – не всегда хорошо
В погоне за успешным успехом люди стремятся делать максимум всего в максимально сжатые сроки. Часто не задумываясь, какой в этом смысл.Допустим, у менеджера 20 задач на день – и он сможет успокоиться, только выполнив их все. Пусть ему даже удалось уместить их в график. Однако:
- 5 задач – не его работа, а исправление чужих недоделок;
- 4 задачи, идущие в расписании подряд, относятся к разным проектам;
- 2 задачи заняли время после окончания рабочего дня.
- Выгорание,
- Снижение продуктивности,
- Ухудшение атмосферы на рабочем месте.
Как правильно
Дело в том, что здоровый тайм-менеджмент – это не рекорд по количеству галочек в списке дел. Это правильных подход к составлению этого самого списка.С одной стороны, в нём не должно быть чужих задач, бессмысленных совещаний и переработок. С другой – он должен подразумевать время на приоритетные цели, саморазвитие и отдых.
Составить такое расписание поможет несколько полезных правил.
1. Начните с аудитаЛучше начать с полного аудита всех дел, которыми занимаетесь. Рабочие задачи, личные проекты, фитнес, секции детей – всё, что так или иначе требует времени.
Посчитайте, сколько часов в неделю уходит на каждое из них: это станет отправной точкой. Вы можете заметить, что менее важные вещи отнимают больше времени, чем хотелось бы – а главные постоянно ускользают.
Исходя из своих приоритетов, поставьте новые цели по часам в неделю для каждого из пунктов. Создавая новое расписание, старайтесь постепенно приближаться к ним.
2. Используйте матрицу Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – основа тайм-менеджмента. Согласно этой концепции, все задачи можно разделить на важные и неважные, а также срочные и несрочные.
Матрица подсказывает, как лучше поступать с каждой из категорий:
Важные срочные дела имеют наивысший приоритет, поэтому обычно не вызывают трудностей с выполнением. Справиться с остальными помогут следующие рекомендации.
3. Удалите то, что тратит время
В течение дня мы выполняем действия, впустую отнимающие время. Неважные несрочные дела тоже относятся к ним. Найдите их в своём расписании и создайте правило для каждого.
Например:
Проверка email. Читайте и отвечайте на письма только в установленное время – скажем, полчаса утром и полчаса после обеда. Разумеется, если должностная инструкция это позволяет (также нужно будет предупредить коллег).Социальные сети. Соцсети – чёрные дыры для времени, особенно если работа связана с SMM. В них всегда что-то происходит, и обновлять ленту можно бесконечно. Заходите в соцсети по расписанию, а затем закрывайте, отключив уведомления. Совещания без цели. Не назначайте собраний, пока не установите для себя цель и ожидаемый конкретный результат. Большинство рабочих вопросов можно обсудить в общем чате.4. Научитесь методу обезьяны
Журнал Harvard Business Review придумал забавное сравнение. Любая проблема сотрудника – как обезьяна, сидящая у него на плечах. Ему приходится присматривать за ней, кормить, думать, что ей нужно. Если только… он не передаст её начальнику.
Каждый раз, обещая подчинённому, что подумаете над его проблемой, вы пересаживаете обезьяну себе на плечи. И она начинает тратить уже ваш ресурс.
Возьмите за правило оставлять обезьян их хозяевам: это поможет справиться с неважными срочными делами. Вы можете помочь советом – но только в отведённое время. Никаких действий не предпринимайте, иначе скоро придётся содержать целый зоопарк.
5. Планируйте всё
Планируйте семейные походы в парк и утренние пробежки. Просмотр вебинаров и чтение книг. Вы можете планировать даже составление планов!
Главное – быть честными с собой и знать, сколько времени что занимает. Так, вам может понадобится полчаса на составление черновика важного email. Это нормально, просто учтите его в графике.
6. Делайте что-то одно
Мозг человека – не процессор: для него многозадачность контрпродуктивна. Американские психологи доказали, что постоянное переключение внимания между задачами приводит к трудностям с концентрацией и снижению эффективности труда.
Составляя расписание дня, старайтесь ставить подряд дела, относящиеся к одному проекту. Если переключение всё же необходимо, применяйте технику pomodoro.
Она названа в честь кухонного таймера в виде помидора – и предлагает заниматься одной задачей в течение 25 минут без отвлечений. Затем 5 минут отводится на отдых, а следующие 25 минут можно посвятить другому делу. После 3-4 повторений стоит сделать перерыв подольше: мозгу нужна разгрузка.
7. Используйте планировщик
Электронный планировщик удобнее бумажного ежедневника: он быстрее заполняется, нагляднее отображает задачи и всегда под рукой. Важные несрочные дела отправляются прямиком сюда. Так вы ничего не забудете и не допустите досадных накладок в расписании.
Вывод
Разумный тайм-менеджмент не превращает вас в машину с максимальным КПД – он помогает вам быстрее добиваться своих целей, оставаться здоровым физически и ментально, а также чувствовать удовлетворение от жизни.Надеемся, наши советы помогут его освоить. А каких правил вы придерживаетесь, чтобы всё успевать? Делитесь в комментариях
Следующая публикация
Комментарии 7
Спасибо!