Приветствуем на пятничном выпуске "Документооборот без границ" 👋

Сегодня поговорим о том, как не стать жертвой бумажного апокалипсиса в офисе 📑 Если вы до сих не знаете - что делать с отработанными документами - эта статья для вас 👇
Для того, чтобы не заблудиться в лабиринте ненужных бумаг, необходимо регулярно проводить ревизию дел за прошедший год и следовать не сложной инструкции:
✅ Сверьте сроки хранения с нормативными актами.
✅ Выделите документы для постоянного и длительного хранения.
✅ Сгруппируйте документы по тематикам и хронологии.
✅ Удалите скрепки, скобы, файлы-вкладыши.
✅ Пронумеруйте листы карандашом (в правом верхнем углу).
✅ Составьте внутреннюю опись: перечислите все документы в деле с указанием дат и номеров.
✅ Подшейте документы в твердую обложку.
✅ Оформите обложку дела. Укажите: название организации, индекс дела, заголовок, даты, срок хранения, количество листов.
✅ Передайте дела по акту приёма-передачи. Один экземпляр акта оставьте в подразделении, второй — передайте в архив.
❓В какой архив передать дела❓
В зависимости от компетенции организации передача документов может осуществляться в один из следующих видов архивов:
📌 Ведомственный архив - хранит только собственные документы организации и её предшественников.
📌 Отраслевой архив — предназначен для документов всех организаций, отнесённых к определённой отрасли, всех уровней подчинённости и независимо от их территориального расположения.
📌 Государственный архив субъекта РФ - в его фондах концентрируются документы, отражающие историю региона, социально-экономическое развитие, деятельность органов власти, учреждений, предприятий и граждан.
📝 Сохраняйте этот алгоритм как памятку — и работа с архивом станет проще и безопаснее!
В следующем выпуске разберем особенности передачи в архив электронных документов 📧