3 шага к более эффективным и полезным совещаниям

Ежедневно проходит около 11 миллионов бизнес-совещаний, и ясно одно: собрания — это опора бизнес-культуры. При правильном проведении они вдохновляют и стимулируют появление новаторских идей, а также ведут к повышению командных показателей и росту итогов работы. А в случае своей неэффективности и бесполезности – беспокоят нас: мы понимаем, что драгоценное время, проведенное вместе, было потрачено нерационально и безрезультатно.
Слишком большое число собраний проваливает попытку хоть как-то окупить вложенные время и энергию. К тому же, они подрывают нашу производительность. Наша перенасыщенная совещаниями культура вынуждает людей завершать работу в самое неудобное время — рано утром или поздно вечером. А это влияет на здоровье, мотивацию и баланс труда и личной жизни.
Пора что-то менять. Самое время провести революцию в сфере собраний.
Начните перемены, ставя под сомнение значение каждого посещаемого совещания, готовясь к ним и убеждаясь, что на обсуждение приглашены нужные и только нужные люди.
1. Сомневайтесь в ценности каждого посещаемого вами собрания
Вместо того, чтобы автоматически идти на очередную встречу, остановитесь и обдумайте, окупятся ли ваши инвестиции. Спросите себя:
Поможет ли это собрание в достижении моих целей?
Насколько цели совещания соответствуют стратегическим приоритетам компании?
Каким может быть мой вклад?
Заметит ли кто-то мое отсутствие?
Это собрание зарядит энергией или вытянет из меня все силы?
Станет ли данное совещание пересказом 5 предыдущих встреч, на которых я был?
Является ли посещение этого мероприятия самым лучшим вариантом использования моего времени в данный момент?
Помните, каждый раз говоря чему-то «да», вы отказываетесь от чего-то другого.
2. Успех и эффективность собрания зависят от вашего планирования
Во время подготовки к следующему совещанию задайте себе такие вопросы:
Зачем нам эта встреча?
Какова ее цель?
Это информационное собрание или оно направлено на принятие решений, устранение проблем, проведение мозгового штурма, усиление команды или формирование навыка/инструкции? Или оно представляет собой комбинацию нескольких перечисленных компонентов?
Чего я хочу добиться в результате совещания?
Существует ли альтернативный способ получения того же исхода?
Если собрание необходимо, каков идеальный формат для достижения поставленных целей: личная встреча, виртуальное общение или объединение этих вариантов?
Кому необходимо посетить совещание?
Какая информация мне требуется от участников?
Что посетителям нужно знать или закончить до начала встречи, чтобы предполагаемые результаты оказались достигнуты?
Каковы мои ожидания относительно подготовки и действий участников? Как передать эти пожелания?
Сколько в идеале должно продолжаться совещание, чтобы поставленные цели были достигнуты?
Используйте ответы на эти вопросы в качестве руководства по планированию и подготовке следующей встречи.
3. Приглашайте нужных и только нужных людей
Существует 4 типа участников совещания: руководитель, советник, эксперт и исполнитель. Исходя из этих данных, начинайте обдумывать, кого следует пригласить на встречу.
Руководитель — человек, имеющий право принимать решения.
Советник обладает рычагами и связями в организации, необходимыми для пропаганды и распространения принятых решений и реализуемых инициатив.
Эксперт — специалист, обладающий знаниями, умениями и квалификацией для предоставления информации, необходимой для решений, и создания планов по их исполнению.
У исполнителя есть знания, навыки, ресурсы и право на выполнение работы, обсуждаемой в ходе совещания.
На идеальном собрании находятся представители каждого из этих типов. Разумеется, один человек может сочетать в себе множество ролей, однако, иногда требуется присутствие не одного, а нескольких людей, равных по положению. К примеру, для претворения в жизнь сложного проекта, обсуждаемого на встрече, может понадобиться трое исполнителей.
Чтобы определить, кто же на самом деле должен присутствовать на собрании, спросите себя:
Каков исход собрания?
Присутствие каких членов организации необходимо для достижения поставленной задачи?
Кто является руководителем?
Кто исполняет роль советника?
Кто будет экспертом?
Кто станет исполнителем?
Есть ли люди, которых не планируется приглашать на совещание, но кто в прошлом присутствовал на аналогичных собраниях? Если да, то чем я объясню их отсутствие в этом случае?
Если на собрании нет нужных людей, ничего не получится, а время всех участников будет потрачено впустую. Приглашайте нужных и только нужных сотрудников!
Для старта революции в области совещаний не нужен руководитель. Ее может запустить любой человек, решивший сделать что-то иначе, а затем объяснивший своим коллегам и соратникам по команде, почему необходим иной подход.
37% времени работники проводят на совещаниях. Поэтому, решив возглавить революцию в сфере собраний, вы не только гарантируете, что инвестиции в виде времени и сил значительно и заметно окупятся, но и даете своей команде возможность выполнять ту способствующую росту бизнеса работу, с которой она хорошо справляется, и для которой сотрудники и были наняты.
#совещание #успех #эффективность