УСПЕШНОЕ ДЕЛЕГИРОВАНИЕ, ИЛИ КАК ПРАВИЛЬНО ДЕЛАТЬ ПОРУЧЕНИЯ

Если относиться к человеку сообразно тому, каков он есть, он останется таким, какой он есть. Если же относиться к нему в соответствии с тем, каким он может и должен быть, то он и станет таким, каким может и должен быть. Гёте
Основной головной болью руководителей является тот факт, что как показывает практика, делегируя, мы всегда теряем в качестве, но выигрываем во времени. И в большинстве случаев это так. И этому есть логическое объяснение:
-у них еще недостаточно знаний и опыта;
-они боятся ошибиться и груза ответственности;
-они не видят всей картины и взаимосвязей;
-у них и без этого был плотный график работы;
-они еще не умеют правильно ставить приоритеты и т.д.
Наша же задача заключается в том, как при экономии времени за счет делегирования, вывести качество выполняемой работы на должный уровень.
Рассмотрим из чего состоит классическая схема делегирования:
Сообщить суть задания (что?) — что должно быть сделано и какие результаты ожидаются и в какие сроки.
Определить нормативы (когда?) — которые будут использоваться для контроля хода выполнения задания: они должны быть реальными (выполнимыми).
Здесь же обрисовываются границы ответственности исполнителя и вид отчета по результатам.
Обозначить важность задания (зачем?) — почему нужно выполнить это задание, какова его связь с общей работой и ситуацией в фирме, какие осложнения могут возникнуть при выполнении задания.
Предоставить полномочия исполнителю (как?) — необходимые для выполнения работы, в том числе и на использование ресурсов, нужных для выполнения задания. Описываются альтернативы и препятствия. И информируются все задействованные лица о том, что данному менеджеру делегирована такая задача.
Получить обратную связь — убедиться, что исполнителю все понятно и получить его согласие. Если это необходимо, то повторить суть задания, или использовать его графическое представление. Уточняется: нужна ли какая-либо еще поддержка.
Контролировать ход выполнения задания — проверять по реперным точкам ход выполнения задания.
Оказать поддержку — в случае необходимости оказывать поддержку и разбирать сложные ситуации.
Особенно хочется обратить внимание на важность обратной связи: а правильно ли вас поняли? При делегировании людям свойственно додумывать.
Помимо основных шагов делегирования, хорошо бы еще соблюдать и правила делегирования:
Правило#1 Заблаговременно, с запасом времени. Выдавая задания полезно всегда учитывать, что:
-сотруднику понадобится время на обдумывание и планирование;
-он должен встроить данное задание в систему своих убеждений;
-ему понадобится время на раскачку и выход на рабочий режим и т.д.
Правило#2 Соизмеримость со способностями и возможностями исполнителя. Перепоручая задачу, необходимо помнить, что:
-людям свойственно преувеличивать свои способности;
-не все люди одинаковые, у всех свои особенности и специфика;
-разные люди устают и теряют интерес по-разному и т.д.
Правило #3 Доверие и допустимость ошибок. Если вы доверили кому-то решение проблемы, постарайтесь:
-не проверять его каждые 5 минут (это теперь его задача);
-не ругать, если он ошибется (он это делает первый раз);
-в случае провала не увольнять (иначе убьете инициативу у остальных) и т.д.
Правило#4 Мотивирование и признание. Здесь все как с ребенком:
-необходимо выражать восхищение при каждом небольшом достижении;
хвалить прилюдно и ставить в пример;
-подбадривать и поддерживать желание продолжать работу над проблемой и т.д.
Правило#5 Гибкость и уважение личности.
-показывайте на ошибки, а не на личные качества;
-учитывайте психологические особенности каждого;
-не ждите сразу огромных результатов и т.д.