НАША ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

✏ Переработка описей дел
Одним из видов деятельности Государственного архива является усовершенствование и переработка описей дел. Работа по усовершенствованию и переработке описей дел способствует повышению информативности архивных описей, расширению их поисковых возможностей, что в дальнейшем может положительно повлиять на качество всей системы научно – справочного аппарата (НСА) к документам Государственного архива в г. Тобольске. От качества составления архивных описей зависит уровень развития всех средств поиска информации в архиве. Описи дел архивного фонда раскрывают структуру и функции фондообразователя и их изменения на протяжении его деятельности, передают основное содержание архивного фонда на уровне единиц хранения /единиц учета.
В 2022 году сотрудниками отдела использования документов и оказания государственных услуг, а также сектора информационно-поисковых систем и защиты информации ГБУТО ГА в г. Тобольске было переработано и утверждено 54 описи на 4000 единиц хранения. Переработка вызвана неудовлетворительным состоянием старых описей, наличием литерных и пропущенных номеров дел, необходимостью редактирования заголовков дел, уточнением крайних дат годовых разделов. При переработке заголовки дел в описи приводятся к единообразию, дела в описях располагаются в соответствии с хронологическо-тематическим принципом – по возрастанию годовых разделов (на основании крайних дат, входящих в описи дел). Затем составляется предисловие и историческая справка к описи, указывается состав документов. Формируется новая переводная таблица шифров дел. После переработки описи рассматриваются экспертной комиссией (ЭК) архива, затем направляются на утверждение экспертно- проверочной комиссии(ЭПК) Управления по делам архивов Тюменской области.
Среди переработанных в 2022 году описи есть описи фондов досоветского периода: Тобольской Дворянской опеки; Тобольского губернского комитета по призрению детей лиц, погибших в войну с Японией; описи православных церквей Березовского и Тобольского уездов; описи казенных хлебозапасных магазинов Тобольского Севера и др. Переработаны и описи фондов советского периода: описи дел Тобольского педагогического и музыкального училищ, Тобольского сельскохозяйственного колледжа, фондов Тобольских окружного и городского отделов здравоохранения, противомалярийной станции, фондов колхозов и сельских потребительских обществ и др.
🔎 Переработка описей – кропотливый труд, требующий от сотрудника архива внимательности и широкого кругозора, ведь часто в процессе рутинной работы можно обнаружить весьма интересные документы.
#деятельность_госархив_Тобольск