Работы много, а сроки поджимают?

Берем 4 ингредиента производительности — взболтать, но не смешивать — вуаля! Коктейль эффективности готов: читаем рецепт.
🗣️“Аврал! Горим!» — когда дел очень много, когда приходишь на работу и не знаешь, с чего разгребать завал — вздохните, улыбнитесь и воспользуйтесь проверенными методами.
1️⃣ Закон Паркинсона
Историк, теоретик бизнеса Сирил Норткот Паркинсон вывел закон:
работа заполняет время, отпущенное на неё. Писатель приводит пример — если у старушки есть возможность писать письмо племяннице весь день, она и будет заниматься этим до вечера.
Так и с работой: дедлайн проекта через 2 недели? Столько и потратите. Другое дело, если результат нужен завтра: силы включатся на полную мощность!
Вы руководитель? Давайте подчиненным на выполнение задачи меньше времени, чем располагаете на деле. Вы сами ставите себе сроки? Не бойтесь сокращать их!
2️⃣ Правило 80/20
Этой закономерности мы обязаны итальянскому экономисту и социологу Вильфредо Парето. Может, вы замечали и сами: 20% работы приносят 80% результата, остальные 80% работы — только 20% результата.
Объясним на примере. Школьник Костя написал сочинение «Как я провел это лето». Всего он потратил 100 минут, при этом за 20 минут написал почти всю воспоминания — про деревню, речку и бабушку. А оставшиеся 80 минут он рассматривал фотографии, позвонил приятелю Мишке, с которым катался на велике, и спрашивал у бабушки про деревню. Благодаря этому Костя добавил несколько деталей — 20% сочинения, но потратил много времени.
Оптимизировать работу — это выбрать минимум важных действий и получить значительную часть результата. Остальные действия могут быть нецелесообразны из расчета потраченного времени, а значит — сокращены. Либо отсрочены на период меньшей загруженности.
3️⃣ Принцип следующего действия
У вас на столе стоит большой пирог. И вам надо съесть его сегодня! На первый взгляд безумие — съесть огромный пирог. Но разрежьте его на кусочки: съешьте пару на завтрак, три на обед и оставьте немного на ужин. Не так уж сложно, правда?
Так и с делами. Годовой отчет кажется непобедимым монстром. Но не заставляйте себя писать все сразу. Начинайте заранее. Напишите блок сегодня, блок через несколько дней. Так работы будет казаться меньше, вам будет легче приступить к ней.
4️⃣ Выделение приоритетов
Завал дел? Задайте вопрос: что вам необходимо сделать в первую очередь для достижения цели.
Не начинайте с работы мелкой или простой. Бейте в самую важную на этом этапе точку. Скорость движения к успеху зависит от умения отделять зерна от плевел и идти по намеченному пути. Не распыляйтесь на несколько дел и не отвлекайтесь, пока не закончите главное.
📍Как сочетать 4 правила для большей эффективности
— Возьмите самую главную и сложную задачу
— Разбейте на части
— Распределите части по приоритетности
— Наметьте дедлайн
— Сократите дедлайн вдвое
— Приступайте к выполнению, не забывая о принципе 80/20
— Делайте все части по очереди, выполняя самую суть
— Сделайте основные 80% к запланированному моменту. У вас останется еще немного времени, чтобы проверить и подкорректировать работу.
#rtiger