АО ПТПА (Пензтяжпромарматура)

Электронный документооборот: новые возможности В этом году наше предприятие переходит на электронный документооборот, это новая для нас система в уже знакомой базе 1С. В августе прошло обучение для всех руководителей, появились первые сложности и вопросы по ее работе, за ответами мы обратились к руководителю проекта- аналитику ООО «ИНФО-СЕРВИС» – Анне Анатольевне Атаманкиной. - Возникают трудности с организацией данных. - Как и любой новый программный продукт, 1С Документооборот требует от нас наладки и адаптации под запросы нашего предприятия, все проблемы сейчас фиксируются и оперативно устраняются ООО "ИНФО-СЕРВИС". Период наладки необходим, чтобы учесть все нюансы, важные для работы каждого из подразделений. Для корректной работы мы сейчас получаем информацию из нескольких источников, поэтому немного терпения и программа станет работать как нужно. А если у вас возникли трудности, обязательно сообщите их по номеру телефона 25-54 или на электронную почту anna.atamankina@ptpa.ru, так же можно фиксировать любые вопросы непосредственно в Форуме 1С Документооборот. - У меня не хватает времени на освоение возможностей этой программы. - Интерфейс программы интуитивно понятный, поэтому слишком много времени у вас не потратиться, зато подумайте о той экономии, которую может дать использование этой программы. Это и быстрый поиск документов - в систему встроены механизмы полнотекстового поиска и поиска по реквизитам, поиск по штрихкоду. Также в системе есть возможность указывать место хранения бумажного экземпляра документа, что упрощает поиск не только документов в системе, но и поиск бумажного экземпляра. Это и сокращение времени на подготовку документов внутри организации за счет прохождения всех этапов обработки документов (с момента их создания или получения до отправки на хранение или уничтожение) в электронном виде по заранее настроенным маршрутам. И повышение качества внутренней документации за счет использования готовых шаблонов. Все потраченное на изучение программы время с лихвой окупится в ближайшем будущем. - Зачем нужна новая программа, если все те же возможности доступны в других формах? Наступает момент, когда предприятие решает автоматизировать работу с документами, чтобы сократить сроки согласования и принятия решений, не терять документы и всегда иметь их под рукой. Именно поэтому и было принято решение о переходе на электронный документооборот, чтобы без лишних поисков нужного шаблона или актуальной версии документа по нескольких базам и местам хранения на сети, каждый сотрудник предприятия мог выполнять свои функции. Плюс - защита от потери документов и несанкционированного доступа к ним. Все документы хранятся в электронном хранилище, к которому пользователи имеют определенный доступ только в рамках разрешенных прав на доступ, поэтому уничтожение файлов непосредственно в системе — невозможно. Программа может автоматически: продлевать нужные договоры и оповещать об этом ответственного сотрудника, отслеживать документы с истекающим сроком действия и оповещать об этом ответственных лиц по электронной почте. И это только малая часть возможностей электронного документооборота. ТОП преимуществ и возможностей 1С.Документооборот 1. Единая и актуальная база документов и шаблонов, в которой фиксируются все изменения и предыдущие версии. Возможность найти нужный документ всего за пару минут, при этом посмотреть его актуальную версию и всю его историю с момента создания в системе. Возможность увидеть, кто создал этот документ, какие замечания были устранены в ходе согласования, кто являлся исполнителем и, когда это все происходило с точностью до минут. 2. Автоматизированный рабочий календарь пользователя помогает планировать свое рабочее время и организовать совместные мероприятия. С помощью календаря можно: создавать записи о событиях, отображать занятость, настраивать напоминания, просматривать календари других сотрудников и другое. Время проведения мероприятия подбирается автоматически на основании личных календарей всех участников. Программа автоматически проверяет загруженность участников в указанное время проведения мероприятия. Пользователи могут бронировать помещения под определенную дату или мероприятие. Учет отсутствий сотрудников. Информация об отсутствии сотрудника отображается в карточке пользователя, адресной книге и календаре. При попытке взаимодействия с таким сотрудником коллега получит уведомление о датах, причине отсутствия и именем заместителя. 3. Проектная деятельность удобно организована – автоматизирована работа с планом работ, анализ, создание отчетов. Работа с планом проекта: автоматизация операционной деятельности по исполнению плана проекта; плановые даты проектных задач могут рассчитываться автоматически, исходя из длительности задачи, указанных предшественников и указанных ограничений; диаграмма Ганта — удобный инструмент для графического представления плана проекта. 4. Актуальный и полный справочник сотрудников содержит должности, фотографии, телефоны, номера офисов сотрудников и прочую контактную информацию.