Как перейти на КЭДО в 2024: пошаговая инструкция

Ведение кадрового электронного документооборота — на первый взгляд, сложный многоэтапный процесс. Однако последовательность и внимание к деталям, позволят компании и ее персоналу перейти на КЭДО безболезненно и в обозримые сроки, а положительный эффект от цифровизации кадровых процессов не заставит себя ждать.
Подготовка к переходу на КЭДО
Перед запуском процедуры цифровизации кадрового документооборота работодателю нужно оценить готовность компании к внедрению КЭДО и, при необходимости, отрегулировать или перестроить кадровые процессы:
Опросите персонал о желании и возможности подключиться к КЭДО, а также проанализируйте штат по возрасту, характеру работы, месту жительства, доступности и умению пользоваться интернет-сервисами.
Например, дистанционные работники скорее поддержат переход на электронный кадровый документооборот. «Бескомпьютерные» сотрудники, особенно у кого нет смартфонов, могут возражать против цифровизации. Для них может потребоваться организовать отдельные рабочие места с компьютером или киоски для работы с личным кабинетом КЭДО.
Положительный эффект от внедрения КЭДО будет достигнут только, когда цифровизацию поддержит максимальное число работников.
Проанализируйте текущие кадровые процессы, проследите пути документов и этапы их согласования. По нашему опыту, сложно встретить две компании с одинаковыми кадровыми процессами. Оцените, на сколько провайдер КЭДО сможет поддержать ваши сложившиеся процессы или на сколько вы готовы изменить свои процессы под требования КЭДО.
Переход на кадровый ЭДО
В зависимости от размеров организации, численности работников, ее финансовых, технических и технологических возможностей, переход на КЭДО может занять от нескольких дней до 1-2-ух месяцев. Но в любом случае внедрение кадрового электронного документооборота состоит из следующих этапов.
Шаг 1. Назначение ответственного или создание рабочий группы для внедрения КЭДО.
В зависимости от масштабов предприятия организационные вопросы перехода на КЭДО могут лежать на одном или нескольких работниках. В крупных компаниях к процедуре внедрения кадрового ЭДО необходимо привлекать не только кадровых специалистов, но и специалистов по информационной безопасности и юристов, чтобы они оценили возможные проблемы с разных точек зрения и приняли меры по их устранению.
Шаг 2. Выбор провайдера КЭДО
Работодатели вправе выбирать самостоятельно, в каком сервисе вести кадровый ЭДО:
С использование корпоративной информационной системы для кадрового электронного документооборота
Через государственную платформу «Работа в России». Эта платформа пока бесплатная, но предоставляет довольно ограниченный функционал по сравнению со специализированными системами КЭДО.
При выборе ПО следует учитывать:
Возможность работать в сервисе не только через стационарный компьютер, но и через мобильные устройства.
Наличие готовой интеграции с учетной системой.
Возможность для кадрового специалиста работать из учетной системы по принципу «одного окна», не переключаясь в систему КЭДО.
Наличие возможности добавлять шаблоны
Продолжение на сайте
ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KBpAv