Помимо знакомого всем набора приложений Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Project, Visio и Access, в Office 2016 появились новый инструмент для создания презентаций Sway, а также платформа объединённых коммуникаций Skype для бизнеса. Ключевой особенностью Sway является возможность представления информации из разных источников (будь то устройство, почта, облачное хранилище и так далее) в виде презентаций любого формата. С помощью этой программы пользователь может сделать документ похожим на журнал или блог, добавив фотографии, ролики YouTube, ссылки на «Википедию», диаграммы из Excel, а также печатный или рукописный текст. Результаты работы можно сохранять на портале Sway.com и делиться ими с друзьями и коллегами. Skype для бизнеса, в свою очередь, помимо проведения аудио- и видеоконференций позволяет пользователю делиться с собеседниками своим рабочим столом или его частью, а также отправлять в общую беседу файлы.

В новой версии Office 2016 привычные инструменты Word, PowerPoint и OneNote теперь предоставляют возможность совместного редактирования документов, в том числе и в режиме реального времени: каждый работающий в команде пользователь может наблюдать за тем, какие изменения происходят в той или иной части документа, и кто из коллег их вносит. Ранее редактирование в режиме реального времени было доступно только в веб-приложениях Office. Немало нововведений реализовано в Outlook, помимо средств для работы с электронной корреспонденцией предоставляющего функции органайзера, календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Обновлённый Outlook быстрее находит важную информацию, показывая последние запросы и автоматически предлагая различные варианты в процессе ввода текста в поисковой строке. Кроме того, можно запускать сквозной поиск по всем папкам или по диалогу с конкретным человеком, а также искать на устройстве, в облаке, Интернете и т.д. Открыв карточку контакта в Outlook, можно оперативно с ним связаться с помощью кнопки «Звонок по Skype».

Значительным изменениям подверглась программа для работы с электронными таблицами Excel. Новая версия табличного процессора получила тесную интеграцию с сервисом бизнес-аналитики Microsoft Power BI, дополнительные варианты диаграмм для визуализации данных и поддержку технологии Power Query.

Не остались без внимания функции поиска. В частности, в Office 2016 появился ещё один поисковый механизм Tell Me (в русскоязычной версии — «Что Вы хотите сделать?»), который может быстро найти нужный инструмент на панели задач в любом из приложений, будь то Excel или Word. Технологии машинного обучения также обеспечили возможность интеллектуального поиска в текстовых документах. Наведя курсор мыши на какое-либо слово, можно найти информацию о нем в глобальной сети. При этом система проанализирует контекст и выдаст подходящий по смыслу результат.

В новом пакете офисных приложений все сервисы интегрированы друг с другом, что позволяет использовать функции одной программы, работая в другой. Так, инструмент для совместной работы Delve (который также появился в Office 2016 впервые) выявляет связь между тем, какую работу выполняет пользователь, с кем сотрудничает, что пишет в электронных письмах и социальных сетях, затем анализирует информацию и автоматически выбирает подходящий контент на SharePoint, в OneDrive, на страницах службы корпоративных коммуникаций Yammer или в Интернете. Много внимания программистами Microsoft было уделено вопросам информационной безопасности. Так, с помощью системы Rights Management System, которая впервые стала доступна всем пользователям Office, настроить политики безопасности можно не только для электронного письма в Outlook, но и для каждого файла отдельно. Выбирая, какая группа сотрудников получит полный доступ к тому или иному документу, можно запретить остальным распечатывать, сохранять или передавать его на посторонний адрес. Кроме того, в Office 2016 на уровне каждого отдельного документа реализована система Data Loss Protection, предупреждающая пользователя о том, что он хочет отправить третьему лицу файл с конфиденциальными данными (например, номера кредитных карт или контакты клиентов). Наконец, в Office 2016 проще стало управление корпоративными мобильными устройствами. Теперь для этого достаточно лишь иметь подписку Office 365, с помощью которой администратор может удалённо закрывать доступ к сети уволившимся сотрудникам. Пользователям нового офисного пакета также доступна мультифакторная аутентификация в Outlook и расширенные возможности управления трафиком компании и предотвращения перегрузки сети Background Intelligence Transfer Service (BITS).

Microsoft Office 2016 предлагает ещё более удобные инструменты для работы с файлами. Любой документ можно загрузить из OneDrive для бизнеса или другого хранилища, сохранить в облаке или на диске компьютера и использовать на любом устройстве под управлением любой операционной системы. Кроме того, отправлять документы теперь стало ещё проще: нужно выбрать с кем поделиться файлом и определить будет ли у получателя возможность не только просматривать, но и редактировать полученный документ. Ранее это было возможно только для файлов из облака OneDrive, а теперь работает и для документов, хранящихся локально.

«Подход людей к работе в последнее время существенно изменился. В этой связи Microsoft стремится переосмыслить бизнес-процессы для того, чтобы они отвечали требованиям современного мира, где мобильные и облачные технологии выходят на первый план, – прокомментировал выпуск Office 2016 Сатья Наделла (Сатья Наделла), президент Microsoft. — Наши последние инновации легли в основу трансформации Office, который из знакомой всем линейки рабочих программ превратился в набор связанных друг с другом приложений и сервисов, созданных для продуктивной совместной работы и сотрудничества». Подписчики Office 365 смогут получить обновление сервисов до Office 2016 без дополнительных затрат. Тем, у кого нет подписки на Office 365, будет необходимо единовременно заплатить за подписку на Office 365 или приобрести лицензию на Office 2016, чтобы получить последнюю версию продукта. Дополнительная информация доступна на сайте office.com.