Несоответствие данных в РСВ: как избежать штрафов и головной боли?

Штрафы, блокировка счетов и другие санкции - это реальность компаний, которые столкнулись с проблемой несоответствия данных в РСВ (расчет по страховым взносам) и персональных сведениях сотрудников. Расхождения в ФИО, СНИЛС или ИНН могут привести к серьезным проблемам. Особенно часто с таким препятствием сталкиваются работодатели иностранных граждан. Далее в статье расскажем, почему такая проблема возникает, как ее решить и предотвратить.

В чем проблема?

Проблема заключается в отсутствии или игнорировании нормативов при переводе иностранных документов, что приводит к несоответствию данных в базе ИФНС, а также к задваиванию СНИЛС.

ИНН
ИНН выдается единожды и на имя иностранца, указанное в нотариально заверенном переводе паспорта. В дальнейшем, независимо от изменений в ФИО, человек живет с этим ИНН и, чаще всего, даже не задумывается о приведении своих документов в порядок, что в конечном итоге приводит к несоответствиям данных работодателя и базы ИФНС.

Например, при первом посещении России иностранец Jurabek получает перевод паспорта с написанием имени Журабек и оформляет по этим данным ИНН, после чего по каким-то причинам уезжает на родину. При повторном заезде он получает перевод паспорта с написанием Джурабек, оформляет разрешительные документы и устраивается на работу. Работодатель отправляет отчет и получает уведомлении о некорректности предоставленных данных.

СНИЛС
СФР выдает задвоенные СНИЛС, т.к. их база позволяет это делать. Происходить это может следующим образом:
- Работодатель запрашивает для своего иностранного сотрудника СНИЛС по форме АДВ-1 на новое ФИО и получает его.
- Иностранец самостоятельно приходит в СФР и предоставляет свои документы. Такой визит зачастую заканчивается выдачей нового СНИЛС на новое ФИО.

В 2024 г. СФР начало активную работу по объединению лицевых счетов - номеров СНИЛС. На сегодняшний день работы пока не закончены, поэтому не редко выявляются ошибки.

Рассмотрим реальный случай задвоения СНИЛС. После получения уведомления о несоответствии СНИЛС, специалист компании "Капитал Кадры" направил работника-новичка в СФР для корректировки данных в базе. При посещении нашелся его первоначально зарегистрированный в 2013 г. СНИЛС, но на другое буквенное сочетание ФИО. Инспектор привел документ в соответствие с действующим ФИО и выдал его на руки.
Однако незадолго до этих событий предыдущий работодатель мигранта уже заказывал ему СНИЛС, по данным которого "Капитал Кадры" трудоустроило сотрудника и отправляло отчетность. В итоге, у человека 2 СНИЛС на одно и тоже ФИО, один зарегистрирован в 2013 г., а другой в 2024 г.

В ответ на запрос в СФР по этой ситуации компания получила информацию о том, что процесс объединения лицевых счетов занимает до 2-х недель. При этом уведомления об упразднении всех иных номеров СНИЛС и присвоении иностранцу одного действующего не последовало - ИФНС требует это уведомление от работодателя иностранного гражданина для приведения в соответствие его данных в их базе (при условии, что сам человек не приходит в налоговую и не обращается с этой проблемой).

Сроки сдачи и ответственность

Отчеты о персонифицированных сведениях подаются до 25 числа каждого месяца, кроме ежеквартальных РСВ, которые по обычаю сдаются до 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января. В указанные месяцы сдавать ежемесячный отчет о персонифицированных данных не нужно.

Разберем на примере. До 25 мая вы сдаете ежемесячный отчет за апрель, до 25 июня - за май, а в период до 25 июля сдается уже РСВ.

Далее разберем наиболее частные причины наложения на работодателя санкций.

Санкции за нарушения при сдаче РСВ
В 2024 году налоговая служба может применить следующие санкции:
1. Штрафы:
- Несвоевременная сдача: 5% от суммы страховых взносов, подлежащих уплате по РСВ, за каждый полный или неполный месяц просрочки. Минимальный размер штрафа - 1000 руб.
- Непредоставление отчета при полной уплате страховых взносов: 1000 руб.
2. Другие возможные санкции:
- Блокировка счета компании (в т.ч. ИП): при несвоевременной сдаче РСВ (в течение 20 дней после установленного срока).
- Неуплата или неполная уплата взносов: ФНС потребует уплатить недостающую сумму, штраф и пени в течение 10 дней. В случае неуплаты налоговая может списать эти суммы со счета.

Полный список штрафов и санкций вы найдете на нашем сайте.

Санкции за нарушения при сдаче персонифицированных сведений
При сдаче персонифицированных данных СФР сверяет данные о сотрудниках с информацией в своих базах. Если данные не совпадают, работодателю грозит штраф в размере 500 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Что делать, если вы столкнулись с несоответствием данных?

Представим ситуацию: вы отправили отчет по 10 сотрудникам, но у 3-х из них выявились расхождения в данных документов. В ответ вам приходит протокол о частичном приеме отчета с уведомлением об уточнении данных, где указаны иностранные граждане, в чьих данных были найдены какие-то несоответствия и элемент, по которому идет расхождение отчета и базы ФНС (как правило, это СНИЛС, иногда ИНН).

В такой ситуации необходимо отправить письмо с пояснениями (приложить АДИ-РЕГ от СФР - номера СНИЛС) и отправляем по ТКС, через своего оператора электронного документооборота, чтобы избежать возможных претензий со стороны ФНС.

Затем стоит провести тщательную проверку документов своих иностранных работников. Убедитесь, что ФИО, указанное в патенте, ИНН и СНИЛС соответствует данным, указанным в нотариально заверенном переводе паспорта иностранного гражданина.

Запросите актуальные номера СНИЛС сотрудников в СФР по форме АДВ-3. В случае выявления несоответствия данных, отправляйте сотрудников в СФР для корректировки. Предварительно инструктируйте сотрудников о необходимости получить уведомление о едином лицевом счете (СНИЛС).

Как избежать проблем?

- Своевременно обновляйте данные сотрудников: Вносите изменения в ФИО, СНИЛС, ИНН, адреса и другие данные, как только они появляются.
- Своевременно и полном объеме оплачивайте страховые взносы: В случае выявления несоответствий, ФНС пойдет навстречу мирного решения проблемы.
- Проконсультируйтесь с юристом: Если у вас есть вопросы или сомнения, обратитесь к юристу, специализирующемуся на трудовом праве и налогообложении.
- Обратитесь в кадровое агентство. Услуга "аутстаффинг" - вывод за штат, позволит вам снизить нагрузку бухгалтерского и кадрового отделов посредством делегирования оформления и ведения иностранных сотрудников кадровому агентству.

Помните: Своевременная проверка и корректировка данных помогут вам избежать штрафов, проблем с налоговой инспекцией и обеспечить стабильную работу вашего бизнеса.
---
Санкт-Петербург: +7 (812) 386-51-83
Москва: +7 (495) 108-38-17
Сайт: www.guestworkers.ru