Внедрение ERP системы автоматизации бизнеса и управления

Автоматизированные ERP системы становятся таким же актуальным и востребованным инструментом ведения бизнеса, как компьютер или общение через электронные мессенджеры вместо бумажных писем. Особенность ERP – единая система данных, объединяющая работу всех отделов в целостную структуру, возможность сквозной аналитики и полная прозрачность для руководства. Информация каждого отдела перестает быть эксклюзивной и замкнутой внутри. Компания, которая провела внедрение информационных систем, мгновенно получает преимущество в управлении.
Как работает система ERP и что она из себя представляет
Ядро системы представляет собой эвристический модуль обработки данных по заданным параметрам. Кроме ядра к системе подключаются дополнительные комплексные модули для обработки различных задач – финансов и инвестиций, планирования, ведение бухгалтерии и отчетности, складские и логистические системы, производственные и управленческие комплексы, модули по управлению персоналом. Внедрение ERP системы – это настройка модулей и подключение к реальным задачам с формированием отчетности по каждому направлению, сводных отчетов и аналитики. Фактически, создается единая информационная система предприятия, позволяющая контролировать и прогнозировать каждый этап развития компании.
Какие задачи решает ERP
Внедрение ERP системы позволяет динамично контролировать бизнес на всех стадиях с формированием аналитических, финансовых и ревизорских отчетов на любой текущий момент времени. Это удобный инструмент управления, контроля, автоматизации и аналитики. Система ERP оснащена дополнительными опциями ИИ с возможностью прогнозирования ситуаций на рынке – роста и падения спроса, перспектив по различным направлениям. Внедрение ERP системы дает инструмент для гибкого и мобильного поведения компании на рынке. На основании аналитики и прогнозов, составленных программой, руководство принимает решения о расширении или консервации направлений, стимуляции спроса, проведении рекламных компаний и кадровой политики.
Для кого требуется ERP система
Существует мнение, что внедрение системы в компанию требуется только крупным предприятиям с огромным оборотом и обособленными подразделениями. Это мнение обусловлено высокой стоимостью коробочных поставок готовых систем и обслуживания. В реальности управление при помощи прозрачной автоматизированной аналитической системы необходимо любой компании, которая стремится удержаться на рынке и получить развитие.
Для небольших компаний актуально внедрение бесплатного планировщика с облачным хранилищем данных и документов. Условный владелец парикмахерской, имеющий полный доступ к данным собственного бизнеса в реальном времени – список мастеров и текущее количество заказов, ежедневная прибыль, наличие и износ оборудования, расходных материалов, имеет преимущество по сравнению с владельцем салона, который не контролирует свой бизнес, полагаясь на удачу и личные качества администратора.
При помощи системы контроля ресурсов становится понятна эффективность тех или иных сотрудников и направлений, оправданность вложений, перспективы развития в целом. Нужно снять помещение побольше, чтобы принять всех желающих или напротив, нужно уволить недостаточно эффективных специалистов и сменить профиль деятельности, сосредоточившись на более перспективных направлениях. Для одного салона или небольшого магазина внедрение системы в компанию – это большая нагрузка. Но без информационной системы, позволяющей гибко реагировать на ситуацию в реальном времени, шансов выдержать конкуренцию меньше. Необходима высокая лояльность сотрудников, которую трудно обеспечить в условиях низкой рентабельности бизнеса.
Внедрение информационных систем позволяет контролировать бизнес без личного присутствия, требований отчетов у сотрудников и уточнений. Система сама сформирует отчет на основании имеющихся введенных данных.
Как выбрать технических специалистов для внедрения автоматизированной системы контроля ресурсов
Существует несколько десятков систем ERP с открытым и закрытым кодом, с возможностями самостоятельной настройки и доработки или коробочные варианты без возможности внесения серьезных изменений. Программы написаны на различных языках – от C++ до Питона и Java.
Внедрение информационных систем - это настройка имеющихся программ под конкретные задачи, подключение внешних устройств, формирование единых баз данных и инструментов контроля. Работа требует комплексных усилий целого штата программистов. Будет удобнее нанять компанию, специализирующуюся на внедрении и обслуживании информационных систем. Компании могут располагать собственными серверами, предоставлять услуги облачного хостинга и должны отвечать за высокую скорость обмена данных.
Выбирая подрядчиков, сосредоточьтесь на правильной постановке задач и опыте потенциальных исполнителей.
Разработка технического задания для внедрения систем автоматизации лежит на стороне заказчика. Подрядчик может дать рекомендации по практическому применению автоматизации и ознакомить с возможностями различных систем.
Размещение системы ERP
Перед тем, как проводить полноценное внедрение информационных систем, необходимо проанализировать состояние технической клиентской части. Где вы будете размещать базы данных и аналитики. Существует три основных варианта размещения баз данных.
База размещается полностью в облачном хранилище на сервере разработчиков с ежемесячной оплатой услуг. Обновления выходят в автоматическом режиме, технические проблемы устраняются, за безопасность данных отвечает компания, предоставляющая сервис. У сотрудников и руководства, технических специалистов имеется доступ к необходимым данным, в том числе с мобильных телефонов. Не нужно ставить собственный сервер, требования к технике для получения и обработки данных минимальны.
Размещение базы полностью на стороне клиента. В этом случае техническое обслуживание сервера находится в зоне ответственности клиента, доступ к данным с мобильных устройств, терминалов и рабочего оборудования (складских сканеров, кассовых аппаратов) придется настраивать самостоятельно. Внедрение и обслуживание системы ERP в этом случае будет очень дорогим по себестоимости. Локальное размещение баз оправдано для крупных производств с максимальным уровнем требований к безопасности.
Комбинированное размещение на локальных серверах и в облаке. Настройка распределенной системы ERP в этом случае потребует определенных усилий в зависимости от задач – непрерывное копирование данных, формирование копий данных на сервере с определенной периодичностью, возможность обращения к локальной или к облачной версии.
Проблемы при внедрении автоматизированных ERP систем
Автоматизация производственных и бизнес процессов всегда ведет к увеличению эффективности. При внедрении систем автоматизации обнаруживаются три основных источника проблем. Это ошибки в проектировании системы, технические проблемы и личностные проблемы персонала.
Ошибки проектирования
Технический специалист, начальник отдела, бухгалтер, аналитик и руководитель предприятия, рядовой сотрудник имеют разное видение и понимание процессов. Частой ошибкой при внедрении ERP системы становится делегирование постановки задач техническим специалистам без полноценного включения в процесс постановки задач руководства высшего и среднего звена. Четкое понимание задач автоматизации руководством компании – абсолютно необходимое условие для внедрения систем.
Технические проблемы
Внедрение информационных систем неизбежно потребует обновления технического парка оборудования. На стойке администратора, который вносил записи в бумажный блокнот, должен появиться компьютер, через который записи будут вноситься в единую базу данных. Объединение разнотипных устройств требует доработки со стороны кода или унификацию оборудования. Затраты на решение технических проблем значительны, но всегда окупаются.
Проблемы с персоналом
Проблемы при внедрении ERP системы часто связаны с косностью персонала. Ведущие специалисты, руководители отделов, аналитики, начальники складов и магазинов перестают располагать уникальной информацией. Вся информация централизована, доступна для руководства и абсолютно прозрачна. Внедрение ERP системы требует от сотрудников нового подхода к работе.
Кому-то не нравится система учета рабочего времени, контроль командировок, поездок. Не все сотрудники в восторге от доступности анализа эффективности работы. Автоматизация учета товаров, списания, сроков годности, делает невозможным ряд привычных нарушений.
Для полноценного внедрения ERP в компании необходимо проводить обучение персонала, объяснять выгоды введения новых систем для каждого сотрудника. Для преодоления психологического барьера необходимо продемонстрировать возможности и перспективы, которые дает система с ориентацией на перспективы личного развития сотрудника внутри компании и общего развития компании в целом. Потребуются должностные инструкции с четко закрепленным подробным порядком действий для полноценной работы системы.
#Политика