Хранение документов вне офиса: преимущества

Беспорядок в учете и хранении документов ни к чему хорошему не приводит. В таких условиях поиск требуемого документа сопряжен с потерей времени и дополнительными трудностями. А если нагрянет налоговая проверка? Как быть тогда? К чему может привести беспорядок в деловых бумагах?
Кто несет ответственность за хранение документов?
Согласно п.101 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ за организацию хранения документов отвечает руководитель предприятия.
Понятно, что сам руководитель не будет заниматься бумажной волокитой: ему отведены другие функции. За состоянием и движением документации должны следить работники бухгалтерии или другие уполномоченные сотрудники.
Почему так важно обеспечить сохранность документации? В случае непредставления налоговой в процессе проверки требуемых документов на предприятие и ответственных лиц накладываются немалые штрафы (ст.126 НК РФ). Но это не всё. При неправильном ведении учета, повлекшим невозможность исчислить налоги, или в случае непредставления в течение более двух месяцев документов, служащих основанием для начисления налоговых обязательств, налоговая инспекция имеет право самостоятельно начислить налог.
При этом согласно п. 1 ст. 31 НК РФ расчет производится на базе имеющихся сведений о налогоплательщике и деятельности аналогичных организаций. Как правило, размер налога, полученного расчетным путем, значительно выше тех сумм, которые предприятие предъявляло к уплате в бюджет за аналогичные отчетные периоды ранее. Да, конечно, решение налоговой инспекции или сумму установленного доначисления можно оспорить в судебном порядке.
Однако, не так просто отстоять свою позицию. Пример судебного разбирательства В ходе проверки предприятие не представило налоговой инспекции требуемую документацию. В результате налоговики не смогли определить размер доходов и расходов и воспользовались расчетным путем. К моменту судебного разбирательства предприятие смогло восстановить часть документов, но объяснить в суде, почему они не были представлены контролирующему органу в ходе проверки, так и не смогли.
Ввиду сложившихся обстоятельств суд отказал истцу в удовлетворении иска. Хранение документов вне офиса: преимущества Отчетный период закончился – нет необходимости хранить документы в офисе. Они занимают много места и требуют соблюдения определенных условий хранения. Можно передать документацию на ответственное хранение.
И, если нагрянет налоговая с проверкой, то инспекторам придется сообщить, что документы находятся в архиве и могут быть представлены в течение нескольких дней. В подтверждение этому потребуется представить проверяющим оригинал договора с архивной компанией. Такая позиция вполне обоснована: согласно законодательству документы не обязательно хранить по месту регистрации предприятия, место их хранения может быть иным.
Как архивное хранение дает возможность выиграть время В процессе работы одни документы поступают на предприятие в оригинальном виде, другие же в виде скан-копий, которые в дальнейшем планируется заменить оригиналами. По ряду обстоятельств не всегда вовремя удаётся заменить копии их оригиналами.
Что делать, если неожиданно пришла налоговая с проверкой и требует именно эти документы?
При хранении документов вне офиса контролерам можно представить имеющиеся в наличии скан-копии и договор с архивной компанией, который дает возможность представить оригиналы в налоговую через несколько дней.
За это время можно навестить контрагента и получить от него необходимые документы.