Скан-копии документов: правомерно ли принимать их к учету?

Массовый переход на удаленную работу – реальность сегодняшнего дня. Большинство бухгалтеров тоже попали в эту реальность и работают из дома, отражая в удаленном и «облачном» учете удаленные хозяйственные операции. При этом оригиналы документов нашим труженикам тыла обычно домой не доставляют. Поэтому бухгалтерам, чьи работодатели еще не успели обзавестись электронным документооборотом, приходится работать в основном со скан-копиями и фотокопиями документов. Разберемся, насколько правомерен учет на основании электронных копий документов.
По общему правилу, бухгалтерский учет ведется на основании данных, содержащихся в первичных документах. Именно эти данные подлежат регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета (п.1 ст.10 Закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п.5 ст.9 Закона №402-ФЗ).
Основное, что здесь следует знать: скан-копия бумажного документа электронным документом не является. Для подобных электронных копий документов есть особый термин: электронный образ бумажного документа. Поэтому, если следовать буквально положениям ст.9 Закона №402-ФЗ, скан-копия не может являться основанием для отражения в учете чего-либо.
Однако есть еще одно важное требование, которое отнесено к ключевым принципам бухгалтерского учета – допущение временной определенности. Это означает, что факты хозяйственной деятельности должны отражаться в учете в том периоде, в котором они имели место. И это логично. Пользователи отчетности желают видеть эту отчетность достоверной, соответствующей реальному положению организации. Отсюда вытекает, что каждый факт хозяйственной жизни должен регистрироваться в учете своевременно.
Что делать в ситуации, когда первичные документы поступают с опозданием, но у организации есть достоверная информация о свершившейся хозяйственной операции? Ответ может кому-то показаться неожиданным: отражаем хозяйственную операцию в учете вовремя (это приоритет!), с учетом всей имеющейся на данный момент информации (в том числе информации, содержащейся в скан-копиях, полученных из известного источника). Скан-копия документа тут, как правило, не единственный источник информации. Информация о свершившихся операциях может поступить в бухгалтерию от сотрудников самой организации (например, о том, что фактически получены результаты работ/услуг от контрагента, или поступили на склад материальные ценности).
Такой подход поддерживается специалистами Бухгалтерского методологического центра (БМЦ) и отражен в Рекомендации Р-62/2015-КпР "Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам". В Рекомендации рассмотрена ситуация, когда первичный учетный документ составляется или поступает в организацию в более позднем отчетном периоде, чем совершена хозяйственная операция. Специалисты БМЦ подтверждают возможность отражения информации в бухучете по дате фактического совершения операции, а не по дате первичного документа, из которого данная информация возникает. Дата составления первичного документа, указывают они, напрямую не определяет момент отражения в учете дохода или расхода, а является лишь одним из показателей-идентификаторов документа.
Таким образом, при определении периода, к которому относятся те или иные хозяйственные операции, следует исходить из даты реального осуществления факта хозяйственной жизни, с учетом особенности операции и условий договоров. Дата составления документа, дата получения документа от контрагента, дата подписания документа далеко не всегда отражают дату совершения хозяйственной операции.
Для ситуации несвоевременного составления или поступления первичных документов специалисты БМЦ предлагают следующий выход: когда на момент составления отчетности за период, в котором имел место факт хозяйственной жизни, «внешний» первичный документ не получен, то для отражения в бухгалтерском учете отчетного периода составляется «внутренний» первичный документ. После поступления «внешнего» документа, при необходимости, данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, подлежат корректировке.
Для налога на прибыль ситуация немного иная.
Расходами согласно п.1 ст.252 НК РФ признаются документально подтвержденные затраты – затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (для российских контрагентов) и(или) иные документы, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Здесь вспомним, что скан-копия документом по сути не является, и получается, что для целей налогообложения такие расходы оказываются документально неподтвержденными.
Ожидаемо, что по мнению Минфина, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения. А копии документов, используемые для подтверждения расходов в целях налога на прибыль, по мнению ведомства должны быть надлежащим образом заверены. Поэтому принятие к налоговому учету расходов на основании скан-копий первичных документов сопряжено с налоговым риском и потребует от сотрудников бухгалтерии дополнительного усиленного контроля, чтобы оригиналы документов все-таки поступили в организацию.
Более подробный материал на эту тему читайте в майском номере …