Как подготовить бизнес к передаче учёта на аутсорсинг в 2025 году?

🔸 Почему подготовка важна?
Передача бухгалтерии внешней компании требует чёткой организации данных. В 2025 году ФНС проверяет электронную отчётность в режиме реального времени, а ошибки могут привести к блокировке счетов.
Грамотная подготовка ускорит переход и снизит риски штрафов.
🔸 Шаг 1. Проведите аудит текущего учёта
• Убедитесь, что все документы за последние 3 года соответствуют требованиям ФЗ «О бухгалтерском учёте».
• Проверьте:
o Корректность налоговых регистров и отсутствие «висящих» платежей.
• Исправьте ошибки до передачи данных подрядчику.
🔸 Шаг 2. Систематизируйте документы
• Оцифруйте бумажные договоры, накладные и акты. С 2025 года ФНС принимает только электронные форматы (XML, PDF с КЭП).
• Создайте папки по периодам и типам операций:
o Пример: «2025_Банковские выписки», «2025_Кадровые документы».
• Удалите дубликаты и архивируйте ненужные файлы.
🔸 Шаг 3. Настройте доступ для аутсорсинговой компании
• Предоставьте доступ к банк-клиенту и электронной подписи через защищённые каналы (например, VPN).
• Откройте права на чтение в вашей учётной системе — это поможет подрядчику быстро вникнуть в процессы.
• Заключите соглашение о конфиденциальности для защиты данных сотрудников и клиентов.
🔸 Шаг 4. Уточните специфику бизнеса
• Составьте список нюансов:
o Особые условия договоров (например, отсрочка платежа);
o Регулярные расходы (аренда, лицензии, подписки);
o Льготы по налогам (например, для IT-компаний).
• Если есть нестандартные операции (краудфандинг, бартер), подготовьте пояснения.
🔸 Шаг 5. Организуйте передачу данных
• Экспортируйте базу из учётного ПО в стандартные форматы (Excel, CSV).
• Назначьте ответственного сотрудника для связи с аутсорсинговой компанией — он будет отвечать на уточняющие вопросы.
• Проведите финальную сверку остатков по счетам и кассе.
🔸 Шаг 6. Настройте контроль
• Договоритесь о еженедельных (ежемесячных) отчётах: список сданных документов, статус платежей, уведомления от ФНС.
• Используйте облачные платформы для совместной работы, где вы сможете отслеживать прогресс.
•**** Убедитесь, что в договоре прописаны сроки исправления ошибок (например, до 24 часов).
🔸 Что изменилось в 2025 году?
• Автоматические проверки ФНС. Алгоритмы анализируют данные 24/7, поэтому ошибки нужно исправлять мгновенно.
• Новые форматы отчётности. Декларации по НДС подаются только по обновлённым XML-схемам.
🔸 Чего избегать?
• Передачи несистематизированных данных. Это замедлит работу подрядчика и увеличит стоимость услуг.
• Использования устаревшего ПО. Убедитесь, что ваши системы совместимы с программами аутсорсинговой компании.
• Нарушения сроков. Задержка передачи документов может привести к просрочке отчётности.
🔸 Как аутсорсинговая компания помогает?
• Проводит аудит. Специалисты выявят ошибки до передачи учёта.
• Настраивает интеграцию. Подключает свои системы к вашему банк-клиенту и электронным сервисам.
• Обучает сотрудников. Расскажет, как взаимодействовать через облачные платформы.
✅ Итог: плавный старт — залог успеха
Подготовка займёт от 3 до 7 дней, но сэкономит недели на исправление ошибок. Чем детальнее вы опишете процессы и организует документооборот, тем быстрее аутсорсинговая компания вникнет в специфику бизнеса. Не бойтесь задавать вопросы: ваша активность — ключ к безопасному и выгодному сотрудничеству.
P.S. В 2025 году 80% компаний уже передали учёт на аутсорсинг. Не отставайте — начните подготовку сегодня!