Общие папки значительно упрощают рабочий процесс, и нужные документы по проекту будут всегда доступны для каждого участника в одной папке.

Настройте общий доступ, чтобы сократить время на согласование документации рабочей группой.
Шаблоны писем и презентаций, бланки заявок, инструкции, технические задания – все эти файлы можно разместить в общую папку с правом на чтение всем сотрудникам, а секретарю или администратору назначить права на управление ее содержимым.
Рекламные агентства, студии по производству фото- и видеоматериалов по достоинству оценят возможность совместной работы с файлами в общих папках, учитывая необходимость хранить и постоянно обмениваться информацией в большом объеме. http://mailblog.mail.ru/общие-папки/