Как список задач превращается в кладбище несделанных дел.

Думаю, многие из нас хоть раз в жизни составляли списки дел, планировали задачи на неделю вперёд, пытались структурировать своё время и дела. И наверняка у каждого была кучка дел, которые каждый раз откладывались, несмотря на план. Одно, второе, третье... И вот так понемногу эта кучка становилась тягостной, раздражающей и, что самое неприятное, постоянно растущей.

И тут можно сделать, в общем-то, логичный вывод, что списки дел не особо работают. Вывод вроде правильный, если мы надеемся, что такой список нас волшебным образом замотивирует. Но такого свойства у подобных списков нет, скорее есть обратный эффект. С другой стороны, при правильном составлении и использовании подобные списки помогают адекватно распределить время и силы в течении всего рабочего процесса. Тут главное понимать, что работает на нас, а что против нас.

Итак, что превращает список дел в кладбище несделанных дел.

Первое – это переносы того, что мы не успели сделать по плану. Тут с нами может сыграть злую шутку снижение значимости переносимой задачи. Работает это так: один раз смог перенести, значит, смогу и ещё раз. И так ровно до того момента, пока задача не утратит актуальности и не будет окончательно заброшена. Решением тут будет не перенос задачи, а обозначение задачи как невыполненной и анализ того, почему задача не была выполнена в поставленный срок. И только после этого – постановка задачи заново, на новый срок. Такой порядок действий позволит, во-первых, лучше осознать свой провал без попыток его как-то заретушировать и обесценить. И, во-вторых, подробно разобраться в том, что пошло не так.

Второе – это отсутствие запаса времени на отдых, дорогу и мелкие форс-мажоры. Между тем плановые пятиминутки позволяют выдохнуть между делами и выполнять работу в комфортном темпе. Тут я могу провести простой пример. У меня консультация длится 45 минут, заложено же по умолчанию 60 минут. Так же, если на утренние сборы у меня уходит полчаса, я закладываю на них час. Лишнее время я лучше потрачу на чашку кофе и прочтение новостей непосредственно в кабинете. Как вариант, можно вносить время отдыха и время на дорогу как отдельные задачи.

Такое простое правило позволяет не жить в режиме конвейера с постоянной спешкой и опаздываниями.

Третье – это постановка двух сложных и объёмных задач подряд. Лучше вообще, если есть возможность, на один день ставить только одну такую задачу и остаток времени потратить на мелкие дела. Если такой возможности нет, лучше подобные задачи разнести во времени таким образом, чтобы можно было достаточно отдохнуть и поставить между ними какое-нибудь маленькое и легкое дело, которое не требует много времени и энергии. В противном случае можно себя перегрузить, что обязательно скажется на качестве и скорости работы. Как результат – выпадение из графика со всеми вытекающими.

Ну и последнее, четвертое – это метки важности. Чаще всего такие метки есть в органайзерах. Они так и называются – метки важности или приоритета. Вроде бы логичное решение, но по факту такие метки отвлекают и в ряде случаев не дают сосредоточится на текущих целях и даже могут быть поводом отложить менее важные задачи на потом. Например, можно выполнить пару дел с красным флажком и с чувством выполненного долга отложить остальное на завтра. И так каждый день.

На мой взгляд, при составлении списка дел и планировании их выполнения лучше опираться на обязательность, срочность и трудоёмкость. Особенно если некоторые дела перетекают из одного дня в другой и могут менять свою срочность и трудоёмкость в зависимости от стадии выполнения задачи. Такой подход позволит эффективней расставить приоритеты в выполнении задач в течение дня.

Как это всё может выглядеть на практике.

Например, мы расписываем рабочую неделю. Для начала определяем обязательные и необязательные задачи, определяем их срочность и трудоёмкость. В моём случае у меня есть психологическая практика, я пишу статьи и веду социальные сети, иногда записываю подкасты. Распределяю критерии так:

Консультации клиентов – обязательные, срочные, трудоёмкость варьируется.

Создание карточек с тезисами для социальных сетей – обязательные, срочные, нетрудоёмкие.

Статьи – обязательные, срочные, трудоёмкие.

Подкасты – необязательные, несрочные, трудоёмкие.

Хозяйственные вопросы по рабочему месту – обязательные, срочность варьируется, трудоёмкость варьируется.

Далее раскидываем обязательные срочные и трудоёмкие задачи с приоритетом на срочность. По одному – два дела на день. По возможности комбинируем так, чтобы нагрузка была равномерно распределена на все рабочие дни. Потом распределяем обязательные срочные, но нетрудоёмкие задачи. Их желательно ставить между трудоёмкими с учётом времени на отдых.

В моём случае клиентскую практику я могу регулировать только по максимальному количеству клиентов в день. Поэтому я в основном распределяю работу по карточкам и статьям. Например, если у меня окно между клиентами два часа, тогда есть смысл занять час из этого времени на написание статей. Окно же до часа, на мой взгляд, лучше потратить исключительно на отдых. Впрочем, если мне нужно к утру подготовить карточку с тезисом, часть этого времени я могу потратить на её оформление и подготовку поста в социальных сетях. Это требует порядка десяти минут и никак не скажется на отдыхе.

Редко возникают срочные трудоёмкие хозяйственные вопросы, требующие привлечения стороннего специалиста. Такую задачу я поставлю или на ближайший выходной, или в более близкий день, который загружен только до обеда. Это позволит спокойно дождаться специалиста и провести все работы без спешки.

Далее раскидываем обязательные трудоёмкие несрочные задачи с учётом загруженности дней. Тут важно понимать реальную «несрочность» задачи, так как несрочность вполне может превратиться в срочность.

В моём случае это хозяйственные задачи, связанные с уходом за цветами (например пересадка старых цветов или подготовка места под новые) и периодическая генеральная уборка в кабинете. Я их ставлю на те дни, когда у меня минимум основной работы и не нужно торопиться со статьями. Как правило, такие дни появляются в границах двух-трёх недель. То есть подобные задачи я не пытаюсь обязательно ставить в текущую неделю, но и не откладываю, так как понимаю их важность.

Оставшееся время я раскидываю на необязательные и несрочные задачи. Причём нетрудоёмкие дела я могу использовать как активный отдых или же для переключения внимания между другими делами. Например, в перерыве между клиентами я могу сходить в магазин купить салфетки, чай, новый цветок на стеллаж или канцтовары. И прогулка, и польза.

А уж если времени осталось много, а срочных и обязательных дел нет, можно и подкаст записать.

Ну и под завершение хотелось бы добавить, что очень важно периодически пересматривать критерии задач. Например, запись подкастов для меня только пока, на момент написания этой статьи, является необязательной задачей. Просто пока жду нормальное оборудование для записи и учусь работать с голосом. А когда всё это будет, я надеюсь, что подкасты также станут регулярной частью моей работы с советующими приоритетами и срочностью.

#психология #самоорганизация #мысли