Комплект документов при увольнении в 2023 году: что добавить, убрать или изменить

Трудовая книжка
Выдайте сотруднику трудовую книжку в последний день работы. С 1 января действует новый бланк трудовой (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Но его заводят лишь тем работникам, у кого книжка закончилась либо потребовался дубликат. И только в том случае, если запасы старых бланков в организации иссякли и пришлось закупить новые. Поэтому, вероятно, что пока вы будете иметь дело лишь с привычными старыми книжками.
Внесите в трудовую запись об увольнении. Основание — приказ руководителя, даже если запись о приеме на работу вы делали на основании трудового договора. Это допускается. Но при расторжении трудовых отношений необходимо указывать реквизиты именно приказа.
Если возможности выдать сотруднику книжку нет, письменно уведомьте его о необходимости явиться за трудовой либо дать согласие на отправку ее по почте. Иначе компании грозит штраф до 50 тыс. руб., директору — до 5 тыс. руб.
Когда работник на момент увольнения находится за границей, трудовую книжку ему не высылайте. Это запрещено. Как вариант — выдать трудовую вы можете представителю сотрудника, но только при наличии у него нотариальной доверенности. Обязательно сохраните как минимум ее копию.
Не позднее следующего дня после увольнения направьте в Социальный фонд ЕФС-1 на бланке из постановления Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Но заполняйте не всю форму, а лишь подразделы 1 и 1.1 раздела 1. Это аналог отмененного СЗВ-ТД. Но есть принципиальные отличия.
СТД-Р вместо трудовой
Сотруднику, который отказался от бумажной трудовой, при увольнении выдайте СТД-Р. Укажите в документе периоды работы «физика» в вашей организации. Сведения о трудовой деятельности у других работодателей переносить не нужно.
Применяйте форму из приказа Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Внешне бланк не изменился, за исключением того, что теперь вместо регистрационного номера в ПФР нужно указывать регистрационный номер в СФР. При этом по факту вы будете ставить тот же номер, что и раньше. Но заполнять бланк придется по новым правилам.
Теперь в СТД-Р дублируются трудовые сведения, которые работодатели передают в Социальный фонд, за исключением данных о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
В графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» указывайте «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», если приостанавливали трудовой договор с мобилизованным работником. В графе 5 СТД-Р ставьте код трудовой функции из классификатора ОКЗ. Раньше требовалось указывать коды по профстандарту.
Передайте работнику сведения на бумаге или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. Это зависит от того, какой способ сотрудник указал в заявлении (п. 3 Порядка заполнения, утв. приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н). Вы можете также переслать СТД-Р работнику за границу, если он попросил об этом. Роструд не против. Запрет на пересылку за рубеж касается только бумажных трудовых книжек.
Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой, СТД-Р не выдавайте. При желании «физик» может получить такие сведения в МФЦ, фонде или на портале госуслуг. Ему выдадут форму СТД-СФР.
Сверьтесь со списком документов, обязательных к выдаче при увольнении с этого года. Теперь в перечне на одну позицию меньше, но потребуются выписки из новых отчетов. Более того, прежние документы необходимо заполнять не так, как вы привыкли. Образцы заполнения и подробности о других нововведениях вы найдете в статье - https://clck.ru/33XMA7