[Как систематизировать знания своей компании?

]
Сохранение накопившихся знаний компании – стратегическая задача серьезного бизнеса. Опытные сотрудники, успешные стратегии, удачные и не очень решения складываются в конкурентное преимущество перед остальными организациями. Первый и важный пункт в этой системе – ведущие специалисты компании.Именно они знают, как лучше поступить в сложившейся ситуации, быстро и правильно реагируют в нестандартных случаях. Их знания – сила вашего бизнеса. А систематизация знаний предприятия – это своеобразный менеджмент, помогающий сохранить, распределить, применить и приумножить опыт.
Зачем управлять знаниями своей компании?
Цена предприятия состоит из материальных и интеллектуальных составляющих. Активы последних включают в себя торговую марку, патенты, базы поставщиков и партнеров, клиентов, маркетинг, опыт штата. Отказываясь «упаковывать» эти знания, вы можете понести потери, если уволится ценный работник.
1. База знаний повышает эффективность предприятия
Любой бизнес — это набор процессов. Механизмы взаимодействия структур, решение простых и сложных вопросов, обязательные действия и табу должны быть ясны всем сотрудникам. Иначе, особенно новички, они будут «тыкаться» как слепые котята. А вы – нести убытки, терять время и срывать сроки.
Так, в компании появляется новый сотрудник. Вне зависимости от квалификации, его нужно обучить правилам «игры». Если нет структурированной базы знаний, адаптация работника растянется на недели. Он будет до всего доходить самостоятельно, ошибаться в выполнении обычных задач, отвлекать коллег расспросами.
2. Если увольняется ключевой сотрудник
С уходом опытного сотрудника организация теряет и драгоценные знания. Редко кто оставляет после себя «наследство» в виде системных знаний. Преемник обычно получает пару вводных советов и папку с документами и шаблонами. Приходится начинать работу заново.
3. Решение типичных задач
Без базы знаний каждый работник справляется с задачами как может, тогда как коллеги давно нашли решение эффективнее. В базе знаний будут храниться наилучшие решения, чтобы работники справлялись с обязанностями максимально эффективно.
Что должно быть в обычной базе знаний:
• Полная информация об организации, вводная история;
• Ценности вашей компании;
• Список подразделений, инструкции по работе отделов и каждого сотрудника;
• Описание процессов работы на всех уровнях;
• Материалы, для новых работники;
• Портфолио выполненных задач;
• Информация о конкурентах, их сильных и слабых сторонах;
• Полезные ссылки и файлы для самообучения: порталы, статьи, книги, видео, вебинары;
• Статистики продаж;
• Отчеты по работе каждого отдела (сотрудника);
• Базы клиентов и поставщиков, важные контакты;
• Работа с возражениями клиентов;
• Шаблоны документов, договоров, писем, коммерческих предложений и т.д.;
• Информация о крупных и постоянных клиентах;
• Рекомендации для увеличения продуктивности.
Знания, которые можно оформить в текст: шаблоны договоров, накладных, коммерческих предложений, полезные для работы материалы.
Большая же часть знаний находится только в головах опытных сотрудников. Такие знания называются неформализованными, это могут быть личные наблюдения, модели поведения (индивидуальный подход к клиенту, умение вести переговоры, невербальное общение и пр.). А систематизация знаний компании позволяет зафиксировать и эти навыки.
Как работать с такой базой?
1. Объясните ценность.
Соберите совещание и расскажите сотрудникам, зачем нужна данная база и чем она им полезна. Тогда будет проще собирать информацию и мотивировать подчиненных делиться своими личными наработками.
2. Проанализируйте текущую ситуацию.
Какие проблемы появляются вследствие отсутствия системы знаний? Чтобы разобраться в ситуации, организуйте:
- личные встречи с активными сотрудниками. Они охотно поделятся своими идеями по разработке системы, и покажут вполне эффективные решения.
- анкетирования. Включайте вопросы о том, фиксируют ли ваши сотрудники итоги проектов, какие используют шаблоны документов, какую дополнительную информацию по работе хранят, каких знаний им не хватает.
Таким образом, вы получите информацию о том, какие знания задокументированы, какие нужно будет внести в базу, а какие надо приобрести. Далее составляется стратегия и план работы.
3. Создайте базу
— Систематизируйте базу в виде:
а) Документов в электронном виде, доступ к которым получают те сотрудники, которым информация необходима.
б) На сервисах совместной работы или на корпоративных порталах. Они не только хранят информацию в одном месте, но и позволяют работать с ней всем сразу, давать задачи определенным специалистам, следить за их выполнением.
— Создайте инструкцию по эксплуатации базы знаний для сотрудников: что, когда и куда нужно вносить. Обучите подчиненных быстрой и уверенной работе с новой системой.
Отметим: создание базы знаний с нуля – процесс кропотливый, и занимает от 3 до 6 месяцев работы. Затем данную систему нужно постоянно отслеживать, корректировать и дополнять. С этим успешно справляются профильные специалисты компании «ЮНИТЕД». Мы создадим Библию вашей компании - систему знаний. Оставьте задачу по систематизации опыта и наработок своей компании нам, и спокойно продолжайте заниматься стратегическими задачами.
Подробнее об услуге: http://united-info.ru/services/razvitie-kompanii-i-sistematizaciya-znaniy-kompaniy #бизнессистема #системабизнеса #систематизациязнаний #книгазнаний#услугибизнесу #бизнесвкраснодаре #юнитед