‼ 8 правил оформления первичных документов ‼

1⃣ Правило 1. Момент составления документа. Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения. Если товар продается покупателю за наличные, допускается составление первичного документа один раз в день на основании кассовых чеков и т. п. Акт о выполнении работ (предоставлении услуг) составляется после завершения операции.
Обратите внимание: все операции должны быть отражены в учетных регистрах в том периоде, в котором они были совершены (ч. 5 ст. 9 Закона № 996).
2⃣ Правило 2. Вид документа. Первичный документ может быть составлен на бумажных или электронных носителях. Документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
3⃣ Правило 3. Форма документа. Первичные документы составляются как по типовой форме, так и по форме, разработанной предприятием самостоятельно. Во втором случае следует соблюдать требования ст. 9 Закона № 996 относительно обязательных реквизитов первичных документов.
Если есть законодательно утвержденная типовая или специализированная форма первичного документа, предприятие должно ее применять. Вместе с тем оно может изготавливать бланки таких форм самостоятельно, но при этом они должны содержать все реквизиты, установленные типовой или специализированной формой.
4⃣ Правило 4. Способ заполнения документа. Записи в первичных документах осуществляются только темным цветом: чернилами, шариковой ручкой, с помощью пишущих машинок, принтера, а также другими способами, которые обеспечивают их сохранение в документе и предотвращают внесение в него несанкционированных и незаметных исправлений. Свободные строки в документах подлежат обязательному прочеркиванию. Документ должен быть оформлен аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. В денежных документах сумма указывается цифрами и прописью.
5⃣ Правило 5. Язык документа. Первичные документы оформляются на украинском языке (п. 1.3 Положения № 88). Если они составлены на иностранном языке (например, в случае командировки работника за границу), тогда необходим аутентичный перевод на украинский язык. Вместе с тем в соответствии со ст. 7 Закона № 5029 помимо украинского может использоваться и другой язык – региональный, если решением местных органов государственной власти принято решение о его использовании (Письма № 10841 и № 27700).
6⃣ Правило 6. Ответственность за несвоевременное составление первичного документа и недостоверность отраженных в нем данных несет лицо, которое составило и подписало такой документ. Первичные документы обязательно проверяют работники бухгалтерии на предмет формы и содержания, соответствия проведенной хозяйственной операции действующему законодательству, наличия обязательных реквизитов и подписей. Кроме того, они проводят арифметическую проверку указанных в документе сумм.
Таким образом, бухгалтерской обработке подлежат только проверенные и принятые бухгалтерией документы.
Документ, не соответствующий требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета, вместе с письменным обоснованием передается руководителю предприятия и до особого его разрешения не принимается к исполнению.
7⃣ Правило 7. Срок хранения документа. Первичные документы, подтверждающие доходы и расходы предприятия, следует хранить не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой они были использованы. Если такая отчетность была подана несвоевременно – тогда в течение 1 095 дней после окончания срока, установленного для ее подачи (п. 44.3, 44.4 НК). Нарушение сроков хранения первички влечет за собой штраф в размере 50 грн., а при повторном нарушении – в размере 1 020 грн. (п. 121.1 НК). Подробнее о порядке хранения документов см. на с. 59 этого издания.
8⃣ Правило 8. Утеря документов. Если первичный документ был утерян, поврежден или досрочно уничтожен, налогоплательщик обязан в течение 5 календарных дней со дня такого события письменно уведомить налоговый орган. Утраченные документы должны быть восстановлены налогоплательщиком в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в налоговый орган (п. 44.5 НК).
Источник: Практическое Руководство № 13 «Организация бухгалтерского учета на предприятии от А до Я». Больше информации по ссылке: http://balance.ua/news/all/post/pravila-oformleniya-pervichnyh-dokumentov/