Предыдущая публикация
Бумажные личные дела студентов уходят в прошлое
Проект перевода личных дел абитуриентов и студентов в электронный вид запущен в Уральском федеральном университете — вуз планирует снизить нагрузку на деканаты на фоне роста подачи документов на поступление через «Госуслуги». Для этого специалисты УрФУ уже внедрили новые автоматизированные инструменты формирования дел на основе интеграции данных из информационных систем.«В эпоху цифровой трансформации внедрение сервиса электронных личных дел является для университета важной и актуальной задачей, — отмечает директор по образовательной деятельности УрФУ Сергей Князев. — Главная наша цель — сделать взаимодействие с документами для студентов максимально простым и удобным. Еще несколько лет назад канула в прошлое зачетная книжка в бумажном виде, сегодня студентам доступен просмотр зачетки в электронном формате и запись на пересдачи в режиме онлайн. В недалеком будущем молодым людям не нужно будет посещать деканат в приемные часы для подачи заявлений о переводе внутри вуза, предоставлении академического отпуска или получения справок — все необходимые действия, включая заказ документов, будут доступны дистанционно».
Проект направлен на отказ от бумажных форм хранения документов и внедрение современных цифровых решений для удобства, безопасности, а также большей эффективности взаимодействия между студентами и сотрудниками университета, отмечают разработчики.Проект направлен на отказ от бумажных форм хранения документов и внедрение современных цифровых решений. Фото: пресс-служба УрФУ.
«Мы разработали требования к оформлению и использованию усиленной квалифицированной электронной подписи, утверждены технические условия интеграции электронного личного дела с другими информационными системами университета. При запуске сервиса электронных личных дел (ЭЛД) учтены рекомендации Росархива», — рассказывает начальник управления делопроизводства УрФУ Наталья Гончарова.
Ожидается, что объем работы, проводимой сотрудниками вуза по итогам приемной кампании, удастся сократить в разы: ранее отборочные комиссии собирали копии до 36 видов различных документов. После выхода приказа о зачислении эти файлы, а также документы, поданные через онлайн-платформы, распечатывали, заверяли, формировали в солидные по объему папки и в таком виде передавали в деканаты.Благодаря экспериментальному проекту по внедрению ЭЛД, с сентября прошлого года в вузе уже перестали принимать у студентов документы в бумажном виде, полностью перейдя на электронный формат. Теперь информация об абитуриентах также будет автоматически подгружаться в системы хранения данных УрФУ.
Запущенные в личном кабинете студента и мобильном приложении цифровые сервисы позволяют дистанционно подавать согласие на обработку персональных данных. Благодаря этому ускорился процесс выдачи студенческих билетов и пропусков.
Главные плюсы проводимой цифровизации — повышение качества обслуживания студентов, снижение административных издержек, освобождение помещений для хранения дел и ускорение обработки заявок. Всё это создает комфортные условия для участников образовательного процесса.
Справка
В 2024 году сервисом «Госуслуги» для подачи заявлений на поступление в УрФУ воспользовались 53 % абитуриентов. Это в 7,5 раз больше, чем в 2021 году (7%). В 2023 году эта цифра составляла 45 %, а в 2022-м — 29 %. Ожидается, что в текущем году доля студентов, подавших заявления через «Госуслуги», вырастет до 80 %. При этом еще треть заявлений в прошлом году была подана через личный кабинет абитуриента УрФУ и только 16 % — по почте или лично в приемную комиссию.
Следующая публикация
Нет комментариев