Как продуктивно работать с письмами в Gmail — советы директора по маркетингу Netpeak

#gmail #почта #лайфхак
Долгое время, уже после того, как электронная почта стала одним из моих основных инструментов работы, я продолжал складировать всю почту во входящих, помечая важные письма «звездочками», а письма, на которые обязательно нужно ответить (или которые надо вдумчиво почитать в спокойной обстановке) — «непрочитанными».
В интерфейсе Gmail меня всегда завораживала кнопка «Архивировать». Я не понимал её назначения, думал, что это какой-то аналог кнопки «удалить», но не навсегда. Еще думал, что «архивированные» письма как-то сжимаются и потом не индексируются внутренним поиском Gmail.
Позже оказалось, что кнопка «Архивировать» — одна из самых полезных функций электронной почты. Она убирает письмо из входящих, не удаляя его.
Входящую почту я, условно, разделяю на шесть типов:
Письмо, после прочтения которого нужно выполнить какие-то действия.
Письмо, после прочтения которого нужно выполнить какие-то действия и ответить на него.
Письмо, которое содержит важную информацию, но не требует действий или ответа.
Письмо, которое содержит разовую информацию — чаще всего, какие-то уведомления.
Письма-рассылки.
Спам.
А вот простой чеклист, который позволяет мне держать стол в чистоте:
Новое письмо — рассылка какого-то интернет-магазина или сервиса, на котором я зарегистрировался и никогда им не пользовался? Эта рассылка мне не нужна? Я ищу кнопку отписаться и больше никогда не получаю этих рекламных писем. Кнопки отписаться нет? Нажимаю «В спам», и невидимый помощник сразу отправит новое письмо от этого отправителя в мусор.
Новое письмо содержит информацию, которая мне нужна, но её достаточно принять к сведению и больше не возвращаться к письму? Нажимаю «архивировать». При необходимости я найду письмо через поиск, а во входящих ему лежать не нужно.
Новое письмо — рассылка (как в пункте 1), но в этот раз от тех, кто мне интересен? Ознакомиться и удалить (или перейти по ссылкам в письме, и всё равно удалить). В следующий раз я снова получу эту рассылку — может быть будет что-то более важное для меня. Если больше трех раз такие рассылки будут безынтересными, то действия как в пункте 1.
Новое письмо — важное, требует действий от меня, но не требует ответа? Оставляю во входящих до тех пор, пока действия не будут произведены. После этого — в архив.
Новое письмо — важное, требует не только действий, но и ответа отправителю? Оставляю во входящих и помечаю «звездочкой». С такими письмами из входящих нужно разобраться в первую очередь. После — в архив.
Напоследок — пара мелких фич, которые позволят сэкономить немного времени при работе с почтой:
В настройках нужно выбрать «показывать кнопку 'отправить и архивировать'». Таким образом, при ответе на письмо, которое нужно после архивировать — не нужно тратить дополнительное время на архивацию. После отправки оно автоматически уйдет в архив.
Не нужно вводить дополнительную цветовую дифференциацию «звездочек» (хоть Gmail и позволяет это сделать в настройках). Всё равно, рано или поздно, вы запутаетесь — что значит зеленая звездочка, а что — синяя. Это лишняя информация, которую не стоит держать в памяти. Достаточно знать, что отметка «звездочкой» — это важное письмо, на которое нужно ответить.
Если вы используете больше одного электронного адреса (как я, у меня их 5) — подключите их все к одному Gmail-аккаунту. В настройках можно выбрать «отвечать с адреса, на который отправлено письмо», так что вы дополнительно обезопасите себя от ситуации, когда вам отправлено письмо на один адрес, а ответили вы на него с другого.
Выключайте чат в Gmail. Сведите все контакты к единому мессенджеру и телефону. Почта для почты.
В закладке Labs есть крутая функциональность, которая не раз спасала меня (и, как оказалось, далеко не все о ней знают). Называется она Undo Send и позволяет отменить отправку письма еще в течении 5 секунд после отправки. То есть, вместо крика «Ааааааааа» нужно спокойно нажать «отмена отправки» — отредактировать письмо и отправить его (или вовсе удалить).