Дополнительные хитрости в работе с электронной почтой

#email #электроннаяпочта #хитрости
1. Минимизируйте количество ваших почтовых ящиков
Оптимально иметь один, максимум два почтовых ящика (рабочий и личный). Если вам необходимо поддерживать больше адресов электронной почты, вы можете настроить пересылку писем в свой основной ящик и обрабатывать сообщения там.
2. Используйте фильтры
Каждая почтовая программа позволяет настроить фильтры — алгоритмы сортировки писем по адресату, заглавию или тексту. Например, можно использовать фильтры для несрочных, но важных рассылок и информационных сообщений: собирать их в отдельной папке и просматривать раз в неделю. Можно настроить автоматическое делегирование определенных сообщений или заставить программу проставлять метки (тэги) в зависимости от отправителя и ключевых слов письма.
3. Создавайте «говорящие» заголовки писем
Лучший заголовок — такой, из которого понятно содержание письма и тип необходимого ответного действия. Такие заголовки потом помогут легко найти нужное сообщение в архиве.
То же правило действует для приложенных файлов. Постарайтесь давать им «говорящие» названия, чтобы содержание было понятно из заголовка.
4. Используйте жирный шрифт и списки
Выделяйте важные мысли жирным шрифтом. Обеспечьте вашему адресату удобство чтения, а себе — уверенность, что даже если ваше письмо будет прочитано по диагонали, оно донесет основную мысль. Используйте нумерованные или маркированные списки в длинных письмах.
5. Создайте стандартную подпись
Большинство почтовых программ позволяет автоматически добавлять в конец каждого письма вашу подпись. Включите туда всю необходимую информацию, включая альтернативные методы связи с вами (номер телефона, имя в Skype и так далее).
Подпись — это ваш личный и корпоративный маркетинговый инструмент, в ней можно указать адрес веб-сайта или дать ссылку на «Часто задаваемые вопросы».
6. Настройте списки рассылок
Если вам часто приходится посылать письма сразу группе получателей, имеет смысл настроить списки рассылки, чтобы в следующий раз не набирать каждый адрес в отдельности.