Каким должно быть деловое письмо?

достаточно коротким простым для восприятия (короткие предложения, отсутствие терминологии и сленга, стилистическая нейтральность) грамотно написанным аккуратно оформленным касаться одного вопроса, чтобы внимание получателя не распылялось По сути, ваше письмо – та же презентация, только сопроводить ее голосом и жестами у вас нет возможности.

Самое главное в деловом письме – стиль и структура.

Стиль Со спокойным интересом, чтобы собеседник изложил список действий. С раздражением: сколько можно загружать вас бесполезными задачами? Какой из этих вариантов дорисует у себя в голове адресат письма, увидев этот вопрос? Если он будет в плохом настроении – пиши пропало. Лучше перефразируйте фразу, сделав ее более нейтральной: «Чем еще я могу помочь?» Структура делового письма 1. Начало письма Чтобы письмо открыли – указывайте тему. К примеру, вы откликнулись на вакансию и вам необходимо отправить сопроводительное письмо. Чтобы оно не потерялось в бездне переписке отдела рекрутинга, среди остальных соискателей, укажите тему в письме «Отклик на вакансию. ФИО. Сопроводительное письмо» Элементарной вежливостью – приветствием и обращением – пренебрегать не стоит: вы все-таки не пишете письмо просто так, вам что-то нужно от адресата. «Добрый день, Алена! Вышлите, пожалуйста, образец договора». Прежде чем приступить к разговору о деталях, напомните, зачем вы пишете. Дайте адресату понять, вы что-то предлагаете или сообщаете, просите совета или помощи. Например: «Я пишу по вопросу…» или «Направляю ответ на ваше обращение от…». 2. Основная часть Не начинайте издалека. Если вы пишете: «Сообщаю, что ваш заказ отправлен со склада и передан в службу доставки…», а заканчиваете сомнениями, что адресат получит свой товар вовремя – это вызовет раздражение. Пишите прямо, начинайте с сути: «Сообщаю, что ваш заказ может поступить на ПВЗ позднее обозначенной даты» – а дальше излагайте подробности.

Что еще важно?

– В основной части письма должно быть 1-3 и более абзацев. – Каждый абзац – 1-3 предложения. Каждый абзац – одна мысль. – Не пишите предложения по три строки, будьте кратки. – Дозируйте количество смайлов. 3. Заключение Это буквально один абзац, пара предложений. Подведите итог письма, резюмируйте написанное ранее, призовите к действию. Например: «Надеюсь получить от вас документы…» 4. Подпись Оставлять в подписи имя, должность, контакты и логотип компании – не только то же самое, что дать визитку. Это хороший тон и показатель наличия корпоративной культуры. *** Вот и все. Перечитайте письмо и проверьте его на ошибки – чтобы не испортить впечатление адресата о вашей компании и о вас лично – и отправляйте. Если вопрос срочный, не лишним будет сразу связаться с получателем: удостовериться, что он получил письмо и спросить, когда ждать ответа. Если срочности нет – хороший тон отвечать на письма в течение 24 часов.

Не забывайте об этом и вы, получив очередной мейл.