Основные направления деятельности главной медицинской сестры

Правила составления и оформления документов.
Документы используются в различных областях деятельности человека. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство». В широком смысле слова документом принято считать материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенной для её передачи во времени и пространстве. Документ в узком смысле слова – это деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что -либо. В управленческой деятельности документом считается соответствующим образом оформленный материальный носитель информации, имеющий юридическую силу. Важной составляющей управленческой деятельности главной медицинской сестры является умение грамотно оформить любой документ: протокол, служебную записку, должностную инструкцию и т. д.
Правила составления должностной инструкции.
Инструкции – это правовые акты, издаваемые органом государственного управления для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Должностная инструкция является правовым организационно-распорядительным документом, определяющим требования к кандидатам на ту или иную должность, порядок их назначения, подчинённость по вертикали, круг подчиненных лиц, а также нормативную базу для осуществления практической деятельности. Она определяет совокупность трудовых функций и является нормативной основой для решения вопросов о поощрении, применении мер материального воздействия и привлечении работников к дисциплинарной ответственности.
Должностные инструкции составляются по каждой должности сестринского и младшего медицинского персонала, предусмотренной штатным расписанием, и носят, как правило, обезличенный характер. В отдельных случаях должностные инструкции носят персонифицированный характер. Должностные инструкции должны разрабатываться непосредственно руководителем работника, поскольку только он располагает наибольшей
информацией о функциях и обязанностях, а также необходимой квалификации для каждой должности.
Структура текста должностной инструкции в обязательном порядке включает шесть разделов:
1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Взаимоотношения (связи по должности)
6. Оценка работы и ответственность
Первый раздел – «Общие положения» – начинается с указания должности в соответствии со штатным расписанием и названием структурного подразделения или организации здравоохранения. Затем указывается подчинённость данного работника: кому он подчиняется и кто подчиняется ему. В данном разделе необходимо придерживаться принципа «единоначалия». Далее перечисляются требования, предъявляемые к работнику (специалисту): по уровню образования, стажу работы, наличию квалификационной категории, а также наличию организаторских способностей (для руководителей сестринских служб). Если по данной должности работник несёт материальную ответственность, то это обязательно должно быть отражено в первом разделе.
Второй радел – «Функции» является основным в должностной инструкции и включает основные направления деятельности работника с перечислением всех функций.
Третий раздел – «Должностные обязанности» включает перечень работ, выполнение которых необходимо для обеспечения решения задач и реализации функций, возложенных на работника. Формулировки содержания работ должны быть точными, чтобы исключить возможность множественного толкования тех или иных пунктов.
Четвёртый раздел – «Права» отражает право работника на получение информации для выполнения своей профессиональной деятельности, повышение квалификации, получение и повышение квалификационной категории.
Пятый раздел – «Взаимоотношения (связи по должности)» отражает связи по должности, необходимые работнику для выполнения своих обязанностей.
Шестой раздел – «Оценка работы и ответственность» отражает степень ответственности работника за выполняемую работу, оценку качества и своевременности выполнения работ, а также виды персональной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
При составлении должностных инструкций для главных медицинских сестёр необходимо учитывать их управленческие функции: прогнозирование, анализ, планирование, координация и контроль. При формулировании обязанностей главной медицинской сестры необходимо использовать ключевые слова, означающие конкретные действия:
анализирует;
планирует;
организует;
осуществляет;
контролирует;
запрашивает;
инструктирует и т. д.
В разделе «Права» должны быть отражены те права, которые позволяют главной медицинской сестре осуществлять свою управленческую деятельность: право на получение необходимой информации, право давать указания и распоряжения, обязательные для исполнения подчинёнными, право вносить предложения о формировании резерва кадров на должности старших медицинских сестёр, право вносить предложения главному врачу о наложении дисциплинарных взысканий на сестринский персонал и применении поощрений и т. д.
Проекты должностных инструкций должны быть согласованы с руководителями служб организации здравоохранения, юрисконсультом организации, работниками кадровых служб, председателем профсоюзного комитета.
Утверждение должностных инструкций осуществляется приказом по учреждению. На каждой инструкции производится запись руководителя об утверждении с указанием даты и номера приказа. Подпись руководителя на должностной инструкции заверяется круглой печатью. С момента утверждения должностная инструкция становится нормативным документом; для конкретного работника она начинает действовать с того момента, когда работник ознакомится с должностной инструкцией и сделает на её основном экземпляре запись: «С должностной инструкцией ознакомлен». Далее ставится подпись работника с расшифровкой фамилии и указанием даты ознакомления (число, месяц, год).
Ознакомление с должностными инструкциями работников проводится ежегодно до 10 января.
Должностные инструкции пересматриваются 1 раз в 2 -3 года, а при необходимости чаще (например, при реорганизации структурного подразделения, изменении наименования должности согласно штатному расписанию, введении в действие новых нормативных документов и др.).
Правила оформления протокола
Протокол – это документ, фиксирующий ход об суждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях советов медицинских сестёр, конференциях.
Протокол оформляется на основании записей, которые велись на заседании секретарём. При составлении протокола секретарь должен использовать документы, использованные в ходе его подготовки и проведения: повестку дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений.
На протоколе ставится дата заседания. Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведётся в пределах календарного года или сроков полномочий коллегиального органа.
Правила составления справки
Справка – это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов. Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются, как правило, в вышестоящую организацию. Внутренние справки составляются для предоставления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Главная медицинская сестра чаще всего составляет справки по результатам проверки (обхода). Справки по результатам проверки должны обязательно содержать следующие пункты:
1. Фамилии и должности проверяющих.
2. Дата проведения проверки.
3. Цель проверки.
4. Описание материально-технической базы проверяемого объекта и уровень организации оказания медицинской помощи.
5. Выявленные недостатки.
6. Предложения по устранению недостатков и срок исполнения.
Правила составления докладной записки
Докладная записка – документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства (отчётные докладные записки о ход е, состоянии, завершении каких -либо работ, поручений, планов и др). Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части: первая – констатирующая (описательная), и вторая – с изложением предложений (просьб).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких -либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.