Как создать идеальную систему управления задачами <br> <br>Посвящается всем кто увлечен жизнью, имеет грандиозные планы, обширные интересы и большое количество ежедневных задач.

<br> <br>В свое время тема управления задачами увлекла меня с головой. Я стал собирать методики и советы. У каждой я брал что то, что работало исключительно для меня. Пробовал применять на практике и все лишнее отсекал. Итогом стала система, которую я хочу сейчас представить на ваше обозрение. Но помните — единственной идеальной системой , может быть только та что удобна вам. <br> <br>Мои требования к системе управления задачами незамысловаты: <br> <br>Она должна быть проста. <br>Не должна отнимать много времени на работу с ней. <br>Не мешать, а лучше помогать, в планировании, как на день, так и на год. Планирование и текущее управление задачами должно быть едино. <br>Должна помогать напоминаниями, быть постоянно под рукой и позволять делать заметки. <br>Должна охватывать все сферы моей жизни. <br>Должна помогать «окинуть взглядом» все текущие и предстоящие задачи. При этом структуру я должен установить сам. <br>Благодаря системе я должен точно знать что и когда мне делать, при этом система должна быть достаточно гибкой. <br> <br>Система управления задачам состоит из 3 основных элементов: структура группировки задач (папки, дерево папок, контексты), правила управления задачами и инструмент, который во всем этом помогает. <br>Инструменты управления задачами <br> <br>Могу смело заявить – я перепробовал абсолютно все программы по данной тематике. На Windows точно все, от Leader Task и Essential PIM, до малоизвестных, наподобие Chronos. На Mac все, имеющие возможность синхронизации между устройствами. Сухой остаток – 1 программа. Называется My Life Organized. Разработчики молодцы и умнички. Прога существует давно и каждая новая версия радует все больше. Для меня неоспоримым преимуществом в данном софте стала возможность настройки системы полностью под свои нужды. При этом ничего сложного в этом нет. Иными словами, данная платформа позволяет создать любую структуру задач и соблюдать любые правила управления. Ну естественно синхронизация со всеми устройствами и кросс-платформенность. Жаль только, нет версии для Mac (iOS есть). Более детальное знакомство с My Life Organized оставляю вам. От себя просто рекомендую. <br> <br>Так же я использую Evernote для хранения заметок и объемных материалов. Mind manager для планирования. Календарь – родной от Mac. Microsoft Project – для планирования и ведения больших проектов, в основном по работе. <br>Структура задач <br> <br>Во многих методиках, например GTD и Agile Results, предлагают разбивать задачи по папкам согласно сферам жизни. Идея мне понравилась, но для себя определил, что у меня не будет больше 5 папок верхнего уровня в один момент времени + папка для заметок + Inbox. Раньше у меня было просто 2 папки – работа и личное. <br> <br>Моя текущая структура верхнего уровня: <br> <br>Inbox. <br>Работа <br>Развитие <br>Дом <br>Ironman <br>Сайт <br> <br>На мой взгляд, самым гениальным введением GTD стала папка Inbox и правило - не держать задачи в голове. Этому правилу я стал следовать неукоснительно. Задачи, даже мелкие, идеи, заметки, просто мысли, что могут пригодиться – все записывается. Изначально все попадает в папку Inbox. В конце дня я разбираю этот завал и распределяю все по папкам. <br> <br>Папки «Работа», «Развитие» и «Дом» находятся в структуре постоянно. Еще, максимум 2, отведены под те сферы или проекты, что занимают большую часть времени или имеют высокое значение на данный момент. На сегодняшний день это папка, связанная с подготовкой к Ironman и папка проекта моего сайта. Inbox я не считаю в этой пятерке. <br> <br>На самом деле существует еще одна папка. Называется «Regular stuff». В этой папке хранятся все регулярные задачи. Там находятся все дела которые необходимо делать ежедневно, еженедельно и ежемесячно. К таким делам относятся: разбор папки Inbox, просмотр папок Someday, определение целей на период и т.д. В свое время организация регулярных задач в отдельную папку помогла мне привыкнуть к новому порядку. Это хороший инструмент для организации самого себя и выработки привычки работать с системой. Только не забывайте поставить напоминания к задачам. Как вариант – внести задачи подобного рода в календарь. <br> <br>Все остальные проекты и задачи находятся в корне папки. <br> <br>Здесь все просто и ясно без пояснений. <br> <br>Во всей структуре главное – простота. Не должно быть большого количество папок и подпапок. Не больше 3х уровней. В противном случае система становится излишне громоздкой, а значит, перестает выполнять свою основную функцию – помогать в работе. Кроме того, громоздкие структуры крайне не удобны в работе с мобильными устройствами. <br>Контексты <br> <br>Контексты очень удобная штука. По сути, контекст обозначает определенный признак или условие при котором выполняется задача. Одна задача может иметь несколько контекстов. Как и в структуре папок, здесь важна простота. Избегайте вложенных контекстов. Используйте такие контексты которые используются действительно часто и имеют большое количество задач. <br> <br>Правила работы с задачами и папками. <br> <br>Все задачи вносятся в систему в момент возникновения. В голове ничего не держать. Занесение задач только в папку Inbox. <br>Формулировка задачи, на этапе записи, должна быть однозначна. Если названия не достаточно, необходимо сделать пояснения — что же я имел в виду. Это необходимо для того, чтобы потом не вспоминать что мне нужно сделать в задаче, к примеру, «Игорь, отчет». <br>Папка Inbox разбирается один раз в день. Я делаю поздно вечером. <br>Чтобы задача была перемещена из папки Inbox , у нее должно быть: <br> <br>Обязательно: <br> <br>Ясное название <br>Определено ориентировочное время выполнения задачи. <br>Время начала задачи – когда эта задача появится в моем to do листе. <br> <br>По необходимости: <br> <br>Заметки и пояснения. <br>Подзадачи в порядке выполнения. <br>Крайний срок. <br>Контекст. <br>Если задача является целью – обозначить как цель. <br>Дата и время напоминания. <br>Зависимость от других задач. <br> <br>Я не использую матрицу Эйзенхауэра «Важно — срочно». Если задача записана у меня значит она важна. Если это срочно – я или сразу приступаю к ее выполнению или назначаю ей определенное время. <br>Как правило, я не ограничиваю время выполнения задачи. Указываю сколько времени это займет, исключительно для оценки времени при планировании. Но не жестко. Если время определено четко, то только если я хочу напомнить себе о жесткости границ задачи или длительность задачи связана с другими ресурсами – например совещание имеет ограниченную длительность. <br>Задачи с определенной длительностью и временем помещаются в календарь. <br>Правило 3-х. Одно из самых ценных правил методики Agile results. На каждый месяц выбирается 3 основных цели. На каждую неделю так же 3 цели. Еженедельные цели должны вести к выполнению ежемесячных целей. Каждый день есть 3 основные задачи. Эти задачи соответствуют еженедельным целям и ведут к их выполнению. Все остальные задачи в этот день — второстепенны. <br>Еще раз. Каждый день 3 первостепенные задачи. <br>Сначала выполнить мелкие задачи. Это полностью противоречит принципам project management, но для меня работает идеально. В таком случае голова свободна от мелких задачи при выполнении крупных. <br>Задачи на день определяются вечером, на следующий день. <br>Задачи на неделю определяются в воскресенье. <br>Задачи на месяц определяются 2ого числа. <br>Обзор и анализ выполненного и не выполненного раз в неделю по пятницам. <br>Папки Someday просматриваются по воскресеньям. <br>Задачи в контексте «Контроль» просматриваются ежедневно. <br>Если полученное письмо требует ответа или действий от меня, но позже, я его отправляю как задачу в MLO. <br>Если письмо отправленное мною требует ответа от получателя, я ставлю адрес MLO в копию. Таким образом письмо так же попадает в систему и получает контекст «Контроль». <br>С утра обзор предстоящего дня. <br> <br>Вот пожалуй и все. Простая система. Простые правила. А как вы организуете свои задачи?