📅График отпусков на следующий год должен быть составлен не позднее, чем за 2 недели до конца текущего календарного года (ч.

1 ст. 123 ТК РФ). В этом году его нужно составить до 17 декабря 2020.
Как составить график отпусков на 2021 год с учетом пандемии?
По большей части процедура осталась прежней. Но!
!Если во время пандемии сотрудники были в отпуске без сохранения зарплаты, в график включать нужно столько дней, сколько сотрудник реально заработал. Да, в этом случае оплачиваемый отпуск будет меньше 28 дней. Кроме того, то, что сотрудники находились в неоплачиваемом отпуске во время карантина, привлечет внимание трудинспектора. Готовьтесь объясняться.
Далее прилагаем актуальную пошаговую инструкцию по составлению графика:
1. Запросите у сотрудников пожелания по датам отпуска. Хотя с точки зрения законодательства это не обязательно, лучше сделать это в письменном виде, чтобы избежать трудовых споров.
2. Включите в график всех сотрудников, которые числятся в организации, даже тех, кто будет увольняться, не наработал отпуск и так далее. Такое требование указано в письме Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395.
- Не нужно включать в график тех, кто начнет работать в компании в 2021 году.
- Не нужно включать в график сотрудников, с которыми заключен трудовой договор до 6 месяцев.
3. Выясните, кто из сотрудников имеет право на отпуск в любое время. Эти сотрудники вносятся в график в первую очередь. К ним относятся, например, супруги военнослужащих, совместители, беременные женщины и т.д.
4. Посчитайте дни отпуска, оставшиеся с прошлых лет. Добавьте их к тем, которые накопятся в 2021 году. Составьте только один график, не пытайтесь скрыть от трудового инспектора дни отпуска, накопившиеся с прошлых периодов работы.
5. Пересчитайте остатки отпуска по Т-2.
Обязательно перепроверьте систему, пересчитав остатки отпуска по личной карточке сотрудника в системе.
Для удобства составьте таблицу (имя / рабочий год / остаток дней отпуска за период / до какого дня их необходимо отгулять). Если сотрудник не заработал дней отпуска или отгулял их авансом, в таблице может стоять “0” или количество дней может быть отрицательным. На всякий случай, пропишите использованные авансом дни в разделе “Примечания”. Проверьте, что у вас есть заявления, приказ и табели рабочего времени за тот период, что сотрудник находился в отпуске.
! Дни отпуска, запланированные на конец 2020 года, в графике на 2021 не указываются даже если сотрудник решит их перенести.
6. Составьте график. Можно пользоваться формой № Т-7. Лучше указывать точные даты отпуска, чтобы избежать разногласий, так советует Роструд. Можно указать только месяц, в котором сотрудник пойдет в отпуск.
7. Согласуйте график с профсоюзом, если он есть (ст. 372 ТК). Профсоюз должен дать ответ в течение 5 дней с момента получения графика.
8. Ознакомьте коллектив с графиком отпусков под подпись. Для этого сделайте приложение к графику в виде таблицы или утвердите приказом свою форму графика с отдельным столбцом для подписи сотрудников.
Если сотрудники работают на удаленке, сделайте выписки из графика и отправьте их сотрудникам. В документе не должно быть указано данных других сотрудников. Это нарушение персональных данных.
Как внести в график совместителей? Разберем все нюансы в следующем посте. Подпишитесь, чтобы не пропустить!
Фото: luis_molinero / freepik