Как правильно сделать запрос в архив?

Абсолютное большинство архивов открыты для граждан (если рассматривать с точки зрения генеалогии). И в читальном зале дела выдают бесплатно. Только за копирование взимается плата и за запросы.
Какого года рождения те люди, о которых Вы знаете что-то (год и место рождения)? Что известно о предках?
Начинайте с архивов ЗАГС по месту регистрации рождения, брака или смерти. Если удастся добраться до конца известной цепочки и найти свидетельство о рождении с указанием ФИО родителей последнего известного человека, то можно попытать счастье и поискать записи о рождении в том же населенном пункте, ориентируясь на имя-отчество.
Главное это не бояться идти в неизведанное! В архивах работают отзывчивые люди. Там Вам и подскажут и помогут и выслушают впечатления о находках :)