Предыдущая публикация
📌Подпись на документе: все правила
Мы собрали все правила, которые касаются подписи на первичных документах. Сохраните тему на стену — она пригодится, когда вы будете уточнять спорные вопросы или наводить порядок в документообороте.
❓Кто отвечает за подписанный документ
Тут логично и просто: кто подписал, тот и отвечает. Такие правила установлены ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал — средневековые галочки и крестики не годятся. Подписи в документе обязательно нужно расшифровать.
Перечень сотрудников, которые имеют право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим Приказом. Это может быть бухгалтер, кассир, менеджер... Если, например, учет ведет сторонняя организация, то их представителей тоже можно прописать в Приказе (п. 14 положения, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н, информация Минфина № ПЗ-10/2012).
❗НЮАНСЫ
Руководитель организации сам не может ставить подписи за главного бухгалтера.
Когда организация не является малым или средним предприятием, руководитель не может принять ведение бухучета на себя. Данный вывод следует из ч. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
ИП не может передавать право на подпись.
В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам (п. 10 Порядка, утвержденного приказом от 13.08.2002 Минфина № 86н и МНС № БГ-3-04/430).
📌Факсимиле: когда можно и нельзя
Факсимиле — это печать подписи с помощью клише или ее воспроизведение иным способом копирования (п. 2 ст. 160 ГК). Компания сама определяет, признавать ли факсимильную подпись равнозначной оригинальной.
В некоторых случаях использовать факсимиле просто рискованно — смотрите таблицу.
Как можно делегировать право подписи
Чтобы выбрать документ, которым руководитель делегирует право подписи, нужно ориентироваться на следующие условия:
Кому передается право подписывать документ.
Для каких действий делегируется подпись.
Кто может представлять интересы организации и совершать сделки без доверенности?
Без доверенности — только руководитель организации. Этот тот человек, данные о котором указаны в ЕГРЮЛ. Передать свои полномочия он может только по доверенности.
Где это указано:
п. 1 ст. 182, п. 4 ст.185.1 ГК РФ;
п. 1, абз.3 п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ;
пп. 1 п. 3, п. 4 ст. 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ;
пп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ;
Письмо Минфина от 25.09.2012 № 03-02-07/1-227.
Доверенность обязательна:
для приемки товаров вне склада покупателя (п. 2.1.4 Методических рекомендаций по учету оформления операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утв. письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5);
для подписи счета-фактуры по сделке от имени предпринимателя (п. 6 ст. 169 НК);
первичные документы по хозяйственным сделкам (Письмо Минфина РФ от 25.09.2012 № 03-02-07/1-227)
Учтите: нужно обращать внимание на правила контрагентов, которые в разных случаях могут требовать доверенность.
А что насчет чернил?
По общему правилу можно использовать любой цвет чернил.
Ориентируемся на п. 2.8 положения, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 № 105:
Можно использовать: чернила, химический карандаш или пасту шариковых ручек.
Нельзя использовать: простой карандаш.
Но к банковским документам — особые требования.
Каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. Подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цветов (п. 1.7.2 Правил, которые утверждены положением ЦБ от 27.02.2017 № 579-П).
Лучше все-таки подписывать первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового). Красные или зеленые чернила могут при копировании пропасть или отображаться плохо (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).
Следующая публикация
Комментарии 1