Как планировать дела, чтобы все успевать?

Встречалась ли в вашей жизни такая ситуация. Вам нужно распланировать сложное большое мероприятие, проект или поездку, в котором участвуете не только вы, но и другие люди. Вы пробуете расписать план: кому, что и в какой последовательности делать. Но когда начинается процесс выполнения, то кто-то из участников задерживает свою часть проекта. В результате все сдвигается, и вам приходится все перепланировать заново. Если вы не используете специальных инструментов планирования, то процесс пересмотра сроков может растянуться на продолжительное время.
Но есть инструмент, которым успешно пользуются тысячи людей по всему миру, и который показал свою эффективность и простоту. Он отлично подходит для того, чтобы распланировать ход работ по большому проекту или задаче. Те, кто начинают использовать этот инструмент замечают, как им становится легче управлять ходом задачи и они больше не тратят много времени, на перепланировку. Этот инструмент называется диаграмма Ганта.
Диаграмма Ганта предназначена для иллюстрации разных этапов работы. Визуально представляет собой простой набор полосок, состоящих из двух главных осей: дел и времени. Каждому временному промежутку приписывается определённая задача, которая должна быть выполнена. На диаграмме, помимо основных блоков, может присутствовать специальный дополнительный столбец, показывающий процент выполнения работы. Особые отметки – вехи – применяются для выделения двух и нескольких задач и демонстрации последовательности их выполнения.
С учётом того, что большая часть людей является визуалами, диаграмма даёт возможность решить одну из основных задач и показать персоналу, над чем следует работать, какие ресурсы применять в процессе и с какой скоростью выполнять те или иные задачи. Вся информация подаётся в сжатом виде, без использования запутанных таблиц и огромного количества текста. При этом суть ясна и понятна всем, без исключения, участникам проекта.
Использование диаграммы значительно упрощает управление проектами небольших масштабов и даёт возможность всегда держать деятельность сотрудников под контролем.