📋Как правильно оформить и хранить документы на сотрудника?

📃При приеме сотрудника на работу сформируйте личное дело.
Чтобы сформировать личное дело сотрудника, заведите папку-скоросшиватель и оформите титульный лист.
1⃣На титульном листе укажите наименование организации и структурного подразделения, в котором будет работать новый сотрудник.
2⃣Проставьте номер личного дела и номер тома, если он есть. В заголовке личного дела пропишите Ф. И. О. сотрудника.
📁Документы, которые будете хранить в личном деле, поместите в папку-скоросшиватель.
📝Пронумеруйте листы личного дела. Нумеруйте только листы, нумеровать каждую страницу личного дела не нужно. Правила нумерации листов в делах перечислены в п.52 Правил, утвержденных приказом Росархива №77 от 31.07.2023. В частности, должны соблюдаться следующие требования:
💡нумеруйте листы арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской;
💡номера листов проставляйте в правом верхнем углу листа документа;
💡фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
💡лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруйте как один лист;
💡листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруйте отдельно;
💡конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке: вначале нумеруйте конверт, а затем очередным номером – каждое вложение в конверте и т. д.
Внутреннюю опись документов, которые подшили в личное дело, составляйте, когда оформляете папку-скоросшиватель. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно.
❗Напоминаем:
Общий срок хранения документов, в том числе по зарплате, которые используются для расчета налога на прибыль, НДФЛ или налога при УСН, – пять лет (пп.8, п.1, ст.23 НК РФ).
💵С выплат работников начисляют страховые взносы, а по ним документы надо хранить уже шесть лет (пп.6, п.3.4, ст.23 НК РФ).
Этот срок – для бумаг по всем выплатам в пользу работников, в том числе по необлагаемым страховыми взносами. Только документы смогут доказать, что работодатель правомерно исключил выплаты из облагаемой базы.
☝Если более длинные сроки для конкретных документов по зарплате установлены в перечне, утвержденном приказом Росархива №236 от 20.12.2019 , ориентируйтесь на них.
💁‍♀Например если нет лицевых счетов, то сведения о доходах физических лиц следует хранить:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года;
– 75 лет, если оформлены до 2003 года
👉Более подробно рассматриваем данный вопрос на курсе Зарплата и управление персоналом: https://www.profirost.ru/learn/1s-zarplata-i-upravlenie-personalom.html