💻Как получить и хранить электронную подпись сотруднику и работодателю в 2023 году

🔵Что такое электронная подпись (ЭП)
Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи. Она представляет собой информацию, которая присоединена к электронному документу. Она определяет, кто именно его подписал, а также защищает его от внесения изменений (п. 1 ст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). На документах она выглядит, как набор символов, — визуализированный штамп с подписью и печатью, или может быть невидимой. Какие бывают подписи, смотрите в памятке.
🔵Какой электронной подписью заверять документы
Вид электронной подписи, которой можно подписывать документы, зависит от вида документа. Например, авансовые отчеты по командировочным расходам, товарные накладные, акты выполненных работ и другие первичные документы можно подписывать любым видом электронной подписи. Для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности подойдет только квалифицированная ЭП. Если подписываете документ простой или неквалифицированной ЭП, пропишите в соглашении с контрагентом порядок ее проверки. Квалифицированной подписью можно подписывать любые документы. Дополнительное соглашение в этом случае не понадобится.
🔵Как получить электронную подпись в 2023 году
Руководители получают квалифицированные ЭП в Казначействе
Руководители и сотрудники, которые до 2023 года получили квалифицированные ЭП в коммерческих центрах, могут их использовать до 31 августа 2023 года включительно. Такие старые подписи сотрудники могут использовать по обычной письменной доверенности. С 1 сентября 2023 года сотрудники обязаны получать личную подпись физлица и применять машиночитаемую доверенность (ст. 2–3 Закона от 19.12.2022 № 536-ФЗ, информация ФНС от 26.12.2022). Если срок действия старой подписи закончился раньше 31.08.2023, руководители должны получать квалифицированные ЭП только в центре Федерального казначейства. Сотрудники в 2023 году могут использовать три вида подписей:
🔹Подпись учреждения, выданная на представителя, которая содержит данные учреждения и сотрудника, — действует до 31 августа 2023 года.
🔹Личная подпись физлица, которая не содержит данных об учреждении, с приложением обычной письменной доверенности — действует до 31 августа 2023 года.
🔹Личная подпись физлица, которая не содержит данных об учреждении, с приложением электронной (машиночитаемой) доверенности — обязательна к использованию с 1 сентября 2023 года. До этой даты можно использовать на усмотрение учреждения либо если закончился срок старых ЭП.
🔵Как хранить электронную подпись
Как хранить электронную подпись, зависит от ее вида. Для усиленной квалифицированной подписи (ЭП) используйте защищенный носитель — токен. Хранить токены с ЭП сотрудники могут в сейфе ответственного сотрудника, не сообщая ему ПИН-код. Для простой электронной подписи (ПЭП) особых условий хранения не требуется, так как она похожа на виртуальную и хранится в информационной системе, где создана. Сотрудникам, у которых есть такая подпись, достаточно знать логин и пароль или получить код доступа по СМС. Не доверяйте ПИН-коды и пароли от электронных подписей другим сотрудникам, есть риск, что он подпишет документы самовольно. Доказать, что подпись поставил не владелец, а постороннее лицо, почти невозможно.