Опыт компании НПО «Петровакс Фарм» по внедрению автоматизированной системы по управлению обучением и развитием персонала, позволившей заметно повысить эффективность HR-процессов, интересен еще и тем, что новое решение учитывает отраслевую специфику в соответствии с рекомендациями ISPE (Международного общества специалистов в области фармацевтической инженерии). И в этом плане данный опыт для отрасли уникален. Какие проблемы возникали в ходе реализации проекта, как они решались и что получилось на выходе. Почему возникла необходимость автоматизировать процесс управления обучением и развитием персонала? «Работа в соответствии с требованиями GMP диктует достаточно жесткие требования ко всей деятельности фармкомпании, в том числе к обучению персонала, — отмечает директор по персоналу НПО «Петровакс Фарм» Елена Лифанова. — В конце 2011 года стало понятно, что без внедрения такой системы невозможен будет дальнейший активный путь развития». Автоматизированная система обучения и оценки персонала была внедрена на предприятии в 2013 г. По словам Елены Лифановой, такая система позволила повысить эффективность и оперативность кадрового учета при обучении сотрудников, а также создать единую информационную систему в области развития персонала: «Система создана на основе программного обеспечения, модули и технические средства которого позволяют не только хранить всю необходимую информацию о сотрудниках, но и оперативно информировать персонал об актуальных изменениях во внутренних нормативных документах, планировать обучение каждого сотрудника, проводить дистанционное обучение. Также система позволяет оценивать результаты обучения, оперативно формировать различные отчеты по планам и результатам обучения, реализовывать мотивационные программы для персонала по итогам образовательного процесса». Первая задача, которую необходимо было решить на начальном этапе, — создать централизованный контроль над образовательной деятельностью компании, а также в оперативном режиме провести объективную оценку уровня знаний персонала. Ранее документирование собеседований и опросов/тестов не исключало субъективной оценки оценщика, к тому же требовало больших трудозатрат, т.к. необходимо было «вручную» отследить информацию по каждому сотруднику, задействованному в производственной деятельности предприятия. Работы по внедрению и валидации автоматизированной системы проводились с января 2012 г. по февраль 2013 г. Затем был период работы системы в тестовом режиме, который закончился лишь летом этого года. Как отмечает глава HR-службы, основная трудность, возникшая в ходе реализации проекта, — психологический барьер перехода от ведения записей об обучении персонала на бумажных носителях к ведению записей с применением специального программного обеспечения. Сложность перехода на электронную систему состояла также в том, что в течение первого года эксплуатации системы необходимо было вести записи как на бумажных носителях, так и в электронном виде с целью отработки бесперебойной работы. Больших трудозатрат требовало и стартовое наполнение автоматизированной системы информацией о персонале предприятия. Среди трудностей внедрения было также отсутствие опыта проведения валидационных работ подобных систем согласно требованиям GAMP 5 (Good Automated Manufacturing Practice) — это рекомендации для производителей и пользователей автоматизированных систем (computerized systems) в фармпромышленности, разработанные техническим подкомитетом Международного общества специалистов в области фармацевтической инженерии (ISPE — The International Society for Pharmaceutical Engineering). «В России не нашлось ни одной IT-компании, имеющей опыт выполнения таких работ. Так что опыт компании «Петровакс» оказался уникальным как для самой компании, так и для провайдера, с которым был заключен договор на проведение работ по внедрению и валидации такой системы», — говорит Елена Лифанова. После того как коллектив привык работать в системе, многие HR-процессы упростились и ускорились. В частности, теперь очень легко найти нужный документ в электронной библиотеке внутренних нормативных документов. Также легко «поднимается» вся история по любому из сотрудников: когда и чему обучался, какой результат показал. Упростился и процесс обучения — сотрудникам доступны электронные формы обучения, что позволяет не собирать людей в едином тренинговом центре, а обучать их на местах. Система также позволяет проводить эффективный контроль над ходом обучения: формирует списки тех, кто успешно завершил обучение и прошел тестирование, и тех, кто к этому еще не приступил. В будущем компания планирует расширить возможности обучения с использованием электронных курсов с применением интерактивных технологий, анимационных роликов. Будут внедрены в практику автоматизированные электронные тесты для оценки знаний персонала. Елена Григорьева