📕 Электронная трудовая книжка - что нужно знать!

С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК) – это новый формат хорошо знакомого всем работникам документа, который является главным при последующем назначении пенсии при уходе на заслуженный отдых.
ЭТК позиционируется как постоянный и удобный доступ работников к информации, а работодателям она должна открыть новые возможности кадрового учёта.
Переход на ЭТК осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика».
Старт активной работе в этом направлении дал Президент своим Указом от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».
К сожалению, нередко на практике мы сталкиваемся с тем, что работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов (ТК РФ, Инструкцией о ведении ТК и другими). Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии. Что, в свою очередь, влечёт многочисленные жалобы, претензии и судебные иски.
Как раз с учётом того, что человек и гражданин в России, его права и свободы провозглашены высшей ценностью, в целях соблюдения этих самых прав и свобод, с учётом развития цифровой техники, технологий и решено было «оцифровать» данные о трудовой деятельности. Так, 16 декабря 2019 года принят Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
При этом среди прочих поставлена цель - безболезненно, мягко, без паники на протяжении 2020 года перейти от бумажных к электронным ТК.
Весь 2020 год станет переходным периодом, в течение которого работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям.
Главнейшей задачей кадровых специалистов является правильное и своевременное внесение изменений во внутренние документы организаций, уведомление работников о переходе на ЭТК и составление новой персонифицированной отчетности.
Кадровые службы организаций уже вовсю должны работать в этом направлении. В частности, должны определить сотрудника, который будет отвечать за предоставление в Пенсионный фонд России (далее – ПФР) сведений о трудовой деятельности работников, формировать для них документы в электронном виде. Поскольку сведения о трудовой деятельности работников будут формироваться в базе ПФР, необходимо проверить информационную систему, в которой ведется кадровый учет организации. Если отчеты в ПФР будут формироваться в этих базах, то наименования должностей и структурных подразделений в них должны точно соответствовать трудовым договорам и приказам о приеме на работу.
Первый новый отчет СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 февраля. С учётом того, что в 2020 году это будет выходной день – не позднее 17 февраля. Принимая работников на работу в январе 2020, переводя на другую работу или увольняя, нужно проследить за соответствием названия должности или структурного подразделения тем данным, которые указаны в трудовом договоре с работником и приказе о приеме, чтобы из информационной системы автоматически не выгрузились в отчет неверные данные.
Если в компании есть льготные должности (например, предполагающие досрочное назначение пенсии), то их наименование нужно привести в строгое соответствие квалификационным справочникам/профессиональным стандартам.
Прием на работу, а также переводы и увольнения необходимо оформлять своевременно. Принять работника на работу «задним» числом теперь вряд ли получится. С 2021 года эти сведения нужно будет передавать на следующий день после соответствующего события.
Работникам должны быть подготовлены и направлены в срок по 30 июня 2020 года уведомления об изменениях трудового законодательства в части ведения электронных трудовых книжек с разъяснением им их права на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде. Закон требует, чтобы уведомления были составлены в письменной форме. Требований о вручении уведомлении под роспись закон не содержит. Однако безопаснее ознакомить каждого работника под роспись. Уведомления можно сделать на каждого работника отдельно. Можно составить единое информационное письмо, с которым ознакомить работников по списку.
После получения уведомлений работники должны принять взвешенное решение, оставлять ли им бумажные трудовые книжки или отказаться от них. Принять такое решение они должны с 1 июля по 31 декабря 2020 г. О своем выборе работники должны уведомить работодателя в произвольной форме. Работодателю рекомендуется заранее подготовить образец заявления для работников. О том, какое заявление подал работник, работодатель должен будет уведомить Пенсионный фонд в отчете СЗВ-ТД. Если работник решит сохранить бумажную трудовую книжку, то у него будет право отказаться от нее в дальнейшем. А если работник выберет электронную трудовую книжку, то вернуться к бумажной версии он уже не сможет.
В январе 2021 года работникам, которые подали заявления об отказе от бумажных трудовых книжек, нужно будет выдать их на руки. Дальнейшую ответственность за их сохранность работники будут нести самостоятельно.