Онлайн-касса – это устройство, оборудованное фискальным накопителем. Его функция заключается в генерации фискальных документов, включая кассовые чеки и бумаги о начале и окончании рабочего дня. Информация на чеках и других формах шифруется, после чего переносится на фискальный накопитель и передается в налоговую инспекцию.
Однако недостаточно просто подключить и зарегистрировать онлайн-кассу — нужно еще и правильно ей пользоваться. Существует много нормативов по осуществлению кассовых операций для юридических лиц и ИП. Однако любая ошибка может повлечь за собой штрафы. В нашей статье мы расскажем, как компаниям следует использовать онлайн-кассы для соответствия законодательству и избежать штрафных санкций.

Как настроить онлайн-кассу

Процедура подготовки и настройки онлайн-кассы включает в себя ряд этапов:

Перед тем как купить онлайн-кассу, важно убедиться, что выбранная модель присутствует в официальном списке налоговой службы, так как закон разрешает использование исключительно тех устройств, которые зарегистрированы в этом реестре.
Также необходимо сверить фискальный накопитель с перечнем накопителей, который можно найти на сайте налоговых органов. Обычно кассы продаются без установленного ФН, поэтому нужно будет купить этот элемент отдельно.
Важным шагом является заключение договора с оператором фискальных данных, который играет роль посредника между вашим предприятием и налоговой службой. ОФД возьмет на себя ответственность за прием, хранение, обработку и передачу данных обо всех фискальных операциях.
Необходимо произвести процесс регистрации кассового аппарата через пользовательский интерфейс системы контрольно-кассовых машин (ККТ) или через аккаунт ОФД.
После того как процедура регистрации будет завершена, вы сможете начать создание фискальных чеков с помощью онлайн-кассы.
Онлайн-касса: основные фискальные документы
Фискальные документы включают в себя различные виды чеков и сводки, которые выдаются кассовым аппаратом в соответствии с установленными стандартами. К перечню фискальных документов относят:

отчет о регистрации кассового аппарата онлайн, который составляется единожды при постановке аппарата на учет и не позже следующего рабочего дня после получения номера регистрации кассы на сайте налоговой;
отчет об изменениях параметров регистрируемой кассы, который нужно составить при любых корректировках системных данных, например, местоположения устройства;
отчет о начале смены, который готовится каждый раз при старте новой рабочей смены;
чеки продаж и возвратов являются подтверждением всех финансовых операций между продавцом и покупателем;
корректирующий чек кассы требуется для исправления ошибок или неточностей предшествующих расчетов;
отчет о завершении работы смены составляется каждый раз по окончанию рабочего дня;
заключительный отчет о работе фискального накопителя необходим для передачи всей информации из памяти устройства в налоговую службу для последующей сверки данных получаемых онлайн;
текущий отчет о расчетах содержит информацию о всех фискальных документах не отправленных в ОФД и других операциях со времени начала смены до момента формирования данного отчета.
Инструкция по работе с онлайн-кассой
Лицо, занимающееся обслуживанием кассы, обычно именуют кассиром. Важно фиксировать наименование этой должности и фамилию сотрудника на чеках — будь то печатные или электронные экземпляры. Эту информацию необходимо внести в систему учета товаров или программировать непосредственно в кассовом аппарате.

Существуют определённые действия, которые требуется выполнить единожды перед началом использования онлайн-кассы, а также задачи для ежедневного исполнения.

В процессе работы однократно необходимо выполнить следующие действия:

Ознакомление с всей внутренней документацией, касающейся использования кассовых аппаратов, и подписание акта ознакомления.
Изучение руководства пользователя для онлайн-кассы. Хотя все кассы функционируют похожим образом, каждая имеет свои уникальные особенности, которые описаны в соответствующем руководстве.
На ежедневной основе работа с онлайн-кассой будет включать в себя:

Составление отчета о начале рабочей смены.
Прием наличных денег, выдача чеков за покупки и обработка возвратов.
Под конец рабочего дня проводится проверка всех необходимых документов для кассовой смены, таких как заявления на возврат товара или объяснительные записки к корректировочным чекам.
Составление отчета о закрытии смены.
Заказывайте необходимое оборудование прямо на нашем официальном сайте. В каталоге «Кассовый сервис» представлен широкий выбор товаров в наличии, что гарантирует быструю доставку и скорейшее начало использования покупки в Зеленограде. Также у нас вы можете выгодно заказать услуги по кассовому обслуживанию.
Источник: Кассовый сервис