Ключевые правила деловой переписки
Прежде всего, важно обращаться к сотруднику правильно, даже если вы отправляете сообщение через корпоративную почту. Убедитесь, что вы правильно написали имя человека, к которому обращаетесь. Также необходимо следовать корпоративным правилам этикета – если в компании принято обращаться на «Вы», не следует нарушать установленные нормы. Эксперты также советуют избегать слишком длинных писем с использованием сложных конструкций и множеством терминов. Важно четко понимать, какую информацию вы хотите передать и кому. Главное, что деловая переписка должна способствовать решению рабочих задач и достижению поставленных целей, а не добавлять стресса, недопонимания и обид.
Важно, чтобы сообщение было без ошибок и грамотным, не привлекая внимание к грубым неточностям. Нежелательно начинать обращение с фразы «Доброго времени суток» - предпочтительнее использовать более нейтральные формы, такие как «Здравствуйте» или «Добрый день». Использование аббревиатур и сокращений разрешается лишь в случае, если они широко известны и употребляются повсеместно. Оформление текста должно быть единообразным. Выделение основных моментов и заголовков допустимо курсивом. Для легкости восприятия рекомендуется оформлять каждую мысль в отдельном абзаце.
Важно учитывать время отправки делового письма. Рекомендуется делать это с понедельника по пятницу с 8 до 9 утра и до 7 вечера. Исключение составляет случай, когда получатель разрешает писать ему в любое время. Пригласительные письма следует рассылать за одну-две недели до мероприятия. Для строго официальных писем важно соблюдать стандарты оформления: указать адресата в верхней части, обратиться к нему, указать цель и основную часть текста, подписаться и добавить реквизиты.

Запреты в деловой переписке
Ответ на обычное зарегистрированное письмо следует дать в течение месяца с момента его регистрации на предприятии. Иногда отправитель указывает конкретный срок для ответа, который необходимо соблюдать. Важно избегать ярких фраз, призывов или навязывания мнения в деловом общении. Также рекомендуется не использовать смайлики, множество восклицательных знаков, сленг, яркий и крупный шрифт.
Необходимо избегать вставки картинок, анимации или скриншотов в письмо. Если требуется добавить фотографии, текст или изображения, следует прикрепить их как отдельные файлы или загрузить на виртуальный диск и поделиться ссылкой (предварительно убедившись, что папка доступна для просмотра). Виды деловой переписки можно разделить на различные категории, включая: циркулярные письма, которые содержат информацию для персонала; письма-запросы, которые представляют собой обращения или предложения от/для клиентов.

Виды деловой переписки
К деловой переписке относятся докладные, служебные, объяснительные, а также справки, предложения и представления. Важно отметить, что доля деловой корреспонденции в общем объеме документов компаний составляет 70-75%, однако юридическую силу имеют лишь документы, составленные без нарушений и в соответствии с официальными правилами, утвержденными компетентными лицами.

Функции деловой переписки:
Эксперты отмечают несколько задач, которые должны выполняться при ведении деловой переписки:
• Информационная функция заключается в том, что деловая переписка служит для сохранения важной информации.
• Коммуникативная функция предполагает, что через деловую переписку коллеги общаются между собой, с руководством и другими организациями.
• Социальная функция. С помощью деловой переписки решаются разнообразные социальные задачи, удовлетворяя информационные потребности.
• Правовая функция. Деловую переписку можно использовать в качестве доказательства в суде.

Особенности оформления бумажного делового письма
В наше время, несмотря на распространение интернет-корреспонденции, деловые письма на бумаге все еще остаются важным элементом коммуникации.
Для оформления такого письма необходимо учитывать следующие моменты:
• Печать следует выполнять на официальных бланках компании, где указываются полные данные отправителя.
• При направлении писем зарубежным партнерам данные отправителя следует указывать на английском языке.
• В письме и на конверте могут быть прописаны все необходимые реквизиты, включая фирменный логотип. Адрес получателя указывается только на конверте, в то время как адрес отправителя – как на конверте, так и на самом письме.
Перед тем, как положить письмо в конверт, его складывают текстом внутрь.

Деловая переписка в мессенджерах
Ведение деловой переписки в мессенджерах также требует соблюдения этикета. Например, не стоит писать (или отвечать) после окончания рабочего дня. Постарайтесь организовать свое рабочее время так, чтобы не приходилось отправлять важные сообщения ночью. Это может негативно сказаться на вашем имидже и вызвать стресс и раздражение у получателя. Касательно голосовых сообщений, не всем удобно их слушать на работе. Поэтому лучше выражать свои мысли в текстовом формате. Если собеседник согласен на голосовое сообщение, держитесь по делу, избегая лишних слов.
Не следует перегружать одно сообщение сразу несколькими задачами, идеями, мыслями, предложениями, так как это может вызвать путаницу у человека и привести к забыванию части информации. Не рекомендуется использовать неофициальный тон в общении, не получив на это согласие от коллеги или партнера. Например, не стоит отправлять эмодзи или стикеры коллегам, партнерам или соискателям, если вы не уверены, что они правильно вас поймут. Также не следует обсуждать личные вопросы в общем чате, особенно если возник конфликт. Не стоит пытаться решать все рабочие вопросы в корпоративном чате, обычно он используется только для срочных задач или напоминаний, поэтому переводить все рабочие обсуждения в чат нецелесообразно.

Необходимо всегда помнить
Неграмотно или небрежно составленное письмо может быть отнесено к спаму или не заинтересовать получателя. Такие сообщения могут вызвать негативные впечатления о вашей компании при общении с потенциальным клиентом или соискателем. Часто авторы забывают приложить файлы, используют фамильярный тон, а также многократно повторяют шаблонные выражения. В силу интернет-культуры подобные письма могут стать объектом шуток в Сети, что отрицательно отразится на репутации отправителя. Одной из серьезных ошибок является отсутствие темы в электронном письме: в лучшем случае оно останется незамеченным, а в худшем попадет в спам.
При общении в групповых чатах возникают затруднения с определением того, кто должен решить определенную задачу. Эта проблема часто возникает в крупных коллективах. Иногда получатель совсем не понимает, от кого пришло сообщение, поскольку отправитель не указал своего имени или отправил письмо с личной почты (неизвестный адрес). Поэтому в сообщениях с участием множества участников важно научиться правильно выделять ключевые моменты, разделять текст на логические части и не забывать упоминать конкретных участников. Необходимо избегать передачи паролей и личных данных в переписке - лучше использовать для этого специализированные корпоративные системы или ссылки на защищенные папки в облачных сервисах.
Не следует переходить по ссылкам из электронных писем, если отправитель неизвестен. Соблюдение цифровой безопасности и гигиены играет важную роль в защите корпоративных данных. Хотя деловая переписка помогает решить множество вопросов, она не может полностью заменить личное общение. Поэтому необходимо поддерживать личный контакт и устраивать регулярные встречи, чтобы обсудить детали, которые могли быть упущены в переписке.