Как перевезти офис, не растеряв при этом важные документы

Если переезд организован неправильно, то работа компании может быть парализована на несколько дней. Избежать подобной ситуации можно, заранее подготовившись к тому, чтобы перевезти офис.
В большинстве случаев не возникает вопросов с перевозкой офисной мебели, компьютеров и оргтехники, однако нельзя то же самое сказать и о документах, особенно в том случае, если ваша организация насчитывает несколько отделов. Систематизировать и рассортировать бумаги необходимо аккуратно и тщательно, поскольку именно их можно назвать сердцем любого предприятия. И если потерять хоть один листок, можно получить на выходе серьезные проблемы.
Значит, во избежание путаницы в процессе переезда стоит разработать четкую систему перевозки деловых бумаг и контролировать ситуацию.
Сортировка документов.
Отлично, если в вашей компании заведено хранение документов в папках. Но если они не подшиты и хранятся в разрозненном виде, то перед тем, как перевезти офис, бумаги необходимо рассортировать по размерам и назначению. Наиболее ценные документы следует на время поместить на хранение в банковскую ячейку.
Не следует перевозить неупакованные документы внутри шкафов, поскольку они, во-первых, существенно увеличат вес мебели, а во-вторых, в процессе погрузки и разгрузки могут перемешаться. В то же время в уже находящиеся внутри машины стеллажи можно поставить коробки, заполненные упакованными бумагами, – такой прием поможет сэкономить пространство.
Упаковка документов.
Во избежание утраты или повреждения бумаг в процессе переезда их необходимо тщательно упаковывать. Для этого отлично подходят коробки из плотного многослойного картона. Реже используется толстая оберточная бумага, в которую заворачивают документы. Не забудьте тщательно заклеить как коробки, так и упакованные бумаги – это поможет избежать вероятности их вскрытия или повреждения при выполнении погрузочно-разгрузочных работ и транспортировке. Не допустить намокания документов во время переезда можно, дополнительно защитив их стретч-пленкой.
При большом документообороте компании лучше прибегнуть к услугам погрузчика, а при переезде и погрузке в автомобиль различных бумаг воспользоваться паллетами, разумеется, предварительно сгруппировав документы и обернув их стретч-пленкой.
Маркировка и опись.
Решая, как перевезти офис, имейте в виду, что сохранить привычное размещение в шкафах папок с документами помогает указание на коробках для бумаг названий отделов, номеров шкафов и полок. Чтобы исключить ошибки уже на новом месте, шкафы и полки следует заранее промаркировать стикерами.
Любой грузоперевозчик пользуется той или иной системой маркировки коробок с документами. Подготовив все бумаги к транспортировке, необходимо составить их опись. Помимо единого списка, можно также составить дополнительные описи по отделам.
Разгрузив машину с документами, не подписывайте акт выполненных работ и не отпускайте грузчиков, предварительно не убедившись в том, что все документы в соответствии с описью находятся на месте.