📒 СОЗДАЕМ АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

(часть 1)
В процессе работы любой организации образуется определенная документация. Вся совокупность документов, образующаяся в деятельности организации, составляет документальный фонд, а документы, имеющие длительный срок хранения (более 10 лет), образуют архивный фонд организации. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно.
☝️ Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
❗ Юридические лица обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения.
Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы, а организации обладают правом создавать архивы.
Допускается внеофисное хранение документов (организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов).
При отсутствии архивохранилища архивные документы размещаются в запирающихся шкафах и сейфах.
Предлагаем рассмотреть следующие этапы создания архива организации:
📄 ПЕРВЫЙ ЭТАП
Н̲е̲о̲б̲х̲о̲д̲и̲м̲о̲ ̲о̲з̲н̲а̲к̲о̲м̲и̲т̲ь̲с̲я̲ ̲с̲ ̲а̲к̲т̲у̲а̲л̲ь̲н̲ы̲м̲и̲ ̲н̲о̲р̲м̲а̲т̲и̲в̲н̲ы̲м̲и̲ ̲д̲о̲к̲у̲м̲е̲н̲т̲а̲м̲и, содержащими требованиями к архиву организации:
1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Закон Тюменской области от 28.12.2004 № 313 «Об организации архивного дела в Тюменской области».
3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, и инструкция по применению перечня (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
4. Отраслевые перечни документов со сроками хранения (см. официальный сайт Росархива: https://clck.ru/3NuRLe ).
5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
6. Примерное положение об архиве организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 42).
📄 ВТОРОЙ ЭТАП
Для создания и функционирования архива организации н̲е̲о̲б̲х̲о̲д̲и̲м̲о̲ ̲р̲а̲з̲р̲а̲б̲о̲т̲а̲т̲ь̲ ̲с̲л̲е̲д̲у̲ю̲щ̲и̲е̲ ̲д̲о̲к̲у̲м̲е̲н̲т̲ы̲:
1. Инструкция по делопроизводству в организации, в которой будут закреплены положения не только о подготовке и оформлении документов текущего делопроизводства, но и о формировании документального фонда организации (полное оформление дел, составление описей, актов о выделении документов к уничтожению и др.).
2. Приказ о назначении ответственных за делопроизводство и архив в структурных подразделениях организации. Эти специалисты будут разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения, подготавливать и передавать дела в архив организации.
3. Приказ о назначении ответственного за архив организации (если в организации отсутствует должностное лицо (например, архивариус), основной функцией которого является ведение архива). Функции ответственного за архив целесообразно возложить на секретаря, документоведа или специалиста по кадровому делопроизводству.
4. Приказ о создании экспертной комиссии организации. Экспертная комиссия является совещательным органом при руководителе организации, занимается организацией ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения, рассматривает и согласовывает документы, подготовленные архивом организации.
5. Положение об экспертной комиссии организации разрабатывается на основании примерного положения, в котором содержатся функции, права и организация работы экспертной комиссии.
6. Номенклатура дел – это документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел необходима для учета дел в текущем делопроизводстве, а также для того, чтобы определиться с количеством дел, которые образуются за год, чтобы рассчитать необходимое количество стеллажей и площадь помещения под архив.
Номенклатура дел утверждается ежегодно и вводится в действие с 1 января текущего года. Форма номенклатуры дел приведена в приложениях 1 и 2 к Правилам (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Подробнее о разработке номенклатуры можно ознакомиться по ссылкам: https://clck.ru/3Nw43H , https://clck.ru/3Nw43J , https://clck.ru/3Nw43K .
7. Положение об архиве организации разрабатывается на основании примерного положения и необходимо для закрепления состава документов, задач, функций и прав архива.
❗ Информация о дальнейших этапах создания архива организации будет размещена в следующих публикациях.
Слайд 1. Создаем архив организации.
Слайд 2. Создаем архив организации. 1 этап. Актуальные нормативные документы, содержащие требования к архиву организации.
Слайд 3. Создаем архив организации. 2 этап. Разработка следующих документов.
#гато72_документы #архив #Тюменскаяобласть #поступление #архивныедокументы #Тюмень #гато72 #формированиедокументов