📒 СОСТАВЛЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

(часть 2)
◽ В информации от 09.12.2024 ( https://clck.ru/3G6D4v ) были рассмотрены виды номенклатур дел, форма индивидуальной номенклатуры дел, а также основные документы, регламентирующие составление номенклатуры дел.
В представленной информации будут рассмотрены э̲т̲а̲п̲ы̲ ̲с̲о̲с̲т̲а̲в̲л̲е̲н̲и̲я̲ ̲н̲о̲м̲е̲н̲к̲л̲а̲т̲у̲р̲ы̲ ̲д̲е̲л̲. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации.
💡 1̲ ̲э̲т̲а̲п̲ «Разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации».
◽ Первый этап необходим для того, чтобы определиться с названиями разделов номенклатуры дел.
◽ Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре дел в соответствии с утверждённой структурой (штатным расписанием) организации.
◽ Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам и названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций или направлений деятельности организации.
◽ Если в структурном подразделении выделяются блоки по направлениям деятельности, может использоваться смешанная схема расположения разделов в номенклатуре.
💡2̲ ̲э̲т̲а̲п «Выявление состава документов для составления номенклатуры дел».
◽ Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации, коллегиальных, совещательных органов.
◽ В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях – копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе. В графе «Примечание» номенклатуры дел делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде с указанием информационной системы.
◽ Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
💡 3̲ ̲э̲т̲а̲п «Составление заголовков (наименований) дел».
◽ К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлены документы для включения в номенклатуру.
◽ Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («материалы», «разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты.
◽ Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.
◽ Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Изменения заголовка дела отражается в рабочем экземпляре номенклатуры дел.
💡 4̲ ̲э̲т̲а̲п «Систематизация заголовков дел внутри раздела номенклатуры».
◽ З̲а̲г̲о̲л̲о̲в̲о̲к̲ ̲д̲е̲л̲а̲ – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
◽ Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
◽ При систематизации заголовков дел соблюдается принцип «иерархии». Заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами организации. Переписку с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными) организациями.
❗ Подробная информация о заключительных этапах разработки номенклатуры дел будет размещена в следующей публикации.
👀 Слайд 1. Форма номенклатуры дел.
👀 Слайд 2. 1 этап. Разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации. Производственно-отраслевая схема.
👀 Слайд 3. 1 этап. Разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации. Функциональная схема.
👀 Слайд 4. 1 этап. Разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации. Смешанная схема.
👀 Слайд 5. 2 этап. Выявление состава документов для составления номенклатуры дел.
👀 Слайды 6. 3 этап. Составление заголовков дел.
👀 Слайды 7. 3 этап. Составление заголовков дел.
👀 Слайд 8. 4 этап. Систематизация заголовков дел внутри раздела номенклатуры.
#гато72_документы #архив #Тюменскаяобласть #поступление #архивныедокументы #Тюмень #гато72 #формированиедокументов