📌 Чек‑лист руководителя: что проверить до 1 сентября 2025, чтобы не получить штраф из‑за первичных документов

💡 Что такое первичные документы?
Это акты, накладные, УПД, платёжные поручения, договоры — любые документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции. Все они формируют основу бухгалтерского учёта и определяют корректность налогообложения.
С 1 сентября 2025 года ФНС ужесточает требования к оформлению первичных бухгалтерских документов. Это касается компаний и индивидуальных предпринимателей, включая маркетплейсы и тех, кто работает с госзаказчиками. Вот что стоит проверить лично:
✅ 1. Назначить ответственных за первичку
✔️ Назначьте конкретного сотрудника, ответственным за корректность первичных документов и их оформление. Постановление ФСБУ 27/2021 обязывает фиксировать, кто подписывает такие документы и на какой основе.
⁉️ Вопрос, который вы должны задать себе: "А кто подпись ставит и по какому приказу?" Должен быть прозрачный ответ.
✅ 2. Обновить шаблоны: акты, УПД, счета-фактуры
✔️ Используйте новый формат УПД и счета-фактуры версии 5.03 — обязательен с 1 апреля 2025 года. Особое внимание — новая графа 14 (статистика прослеживаемого товара) и обновлённая строка 5а, фиксирующая документы-основания.
⁉️ Вопрос, который вы должны задать себе: "Мы уже используем новую форму, и в шаблонах отражена строка 14?" Если нет — возможно отказ вычета НДС.
✅ 3. Проверить реквизиты
✔️ Все первичные документы (акты, накладные, УПД) должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления и фактической операции (если разные даты), наименование организации, подписи уполномоченных лиц. Это предусмотрено ФСБУ 27/2021.
⁉️ Вопрос, который вы должны задать себе: "Мы отличаем дату операции от даты оформления и ставим обе?".
✅ 4. Электронный документооборот (ЭДО) — ваша защита
✔️ Электронные первичные документы при наличии УКЭП имеют такую же юридическую силу, как бумажные. ЭДО позволяет минимизировать ошибки и ускорить процесс передачи документов.
⁉️ Вопрос, который вы должны задать себе: "Все контрагенты работают в ЭДО? Проверяем сертификаты УКЭП?".
✅ 5. Строим электронный архив
✔️ Законом установлено обязательное хранение первичной документации как минимум 4 года после отчётного периода. Рекомендуется организовать надёжный электронный архив с копиями всех первичек.
⁉️ Вопрос, который вы должны задать себе: "Где наши архивы? Доступны ли они при проверке?".
✅ 6. Контроль на отказ в вычете НДС
✔️ Нарушения в оформлении первичной документации могут спровоцировать отказ в вычете НДС — это значит дополнительные расходы и пени. По данным экспертов до 30% отказов при проверках связано именно с ошибками в первичке.
⁉️ Вопрос, который вы должны задать себе: "Были ли случаи отказов при декларациях? Как мы реагировали?".
📋 Даже один неверно оформленный УПД или акт может привести к отказу вычета НДС, штрафам и рискам при проверке. Руководителю важно не заполнять документы самому, а задавать правильные вопросы и контролировать систему.
#бизнесбезрисков #дляруководителей #первичка2025 #измененияФНС #ОООВиктория #бухучетдляруководителя #малыйбизнес