Нужно ли в книгу учета движения трудовых книжек вносить запись об отправке трудовой книжки по почте?

❓Вопрос аудитору: В день увольнения сотрудник отсутствовал на работе и не получил бумажную трудовую книжку. В организацию от него поступило заявление об отправке трудовой книжки по почте. Работник отдела кадров отправил сотруднику трудовую книжку ценным письмом по адресу, указанному в заявлении. Нужно ли внести в книгу учета движения трудовых книжек запись об отправке трудовой книжки работника по почте?
✅ Ответ: В книгу учета движения трудовых книжек нужно внести запись об отправке трудовой книжки работника по почте.
🔻Обоснуем ответ.
Работодатель обязан вести учет трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 39 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н).
Для такого учета можно вести книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее. Форму такой книги (журнала) работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно (п. 40 Порядка № 320н). Приказ об утверждении форм книг (журналов) по учету бланков трудовых книжек, вкладышей в них и самих трудовых книжек работодатель издает в свободной форме.
Книга (журнал) должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации или ИП, а также печатью организации (при наличии).
Согласно абз. 2 п. 40 Порядка № 320н, в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо указывать серии и номера трудовых книжек (вкладышей):
● принятых у сотрудников при поступлении на работу,
● выданных сотрудникам вновь.
Кроме того, в книге (журнале) целесообразно указывать, например, следующие сведения:
● Ф. И. О. работника;
● дату приема на работу (выдачи) трудовой книжки или вкладыша;
● суммы, полученные от работников за бланки;
● дату выдачи трудовой книжки при увольнении.
В день увольнения (последний день работы) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Порядка № 320н).
Если в день увольнения сотрудник отсутствует на работе по каким-либо причинам (например, болеет, выполняет работу по поручению работодателя в другом месте) и в связи с этим не может получить трудовую книжку лично, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка). Согласие на отправку необходимо оформить в письменной форме до пересылки трудовой книжки. Согласие может быть выражено в виде отметки на уведомлении либо в виде отдельного заявления (письмом, телеграммой).
В рассматриваемой ситуации сотрудник отдела кадров не выдает уволенному работнику трудовую книжку на руки, а отправляет ее по почте. Поэтому в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно сделать соответствующую запись и указать дату отправки письма с трудовой книжкой уволенному работнику.
В книге учета можно сделать, например, следующую запись: "Направлена с письменного согласия (фамилия, имя, отчество) от (дата) по почте ценным письмом с уведомлением о вручении (реквизиты отправления), дата отправки".
Аналогичной точки зрения придерживаются специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф .