Привет, как вы синхронизируете запись клиентов?

Столкнулась с проблемой, что у меня записываются через группу вк, через номер телефона, через авито, через ватсап и телеграм.
Веду бумажную запись, но иногда происходит, что записываю двух людей на одно окошко. Потому что люди пишут с 6 утра и до часа ночи. Кто то просто спросить, кто то записаться, + отмена и перенос окошек.
У меня за 2 месяца 2 ситуации такие уже произошли. То есть по ситуации в месяц. (А так третий год занимаюсь, но плотно прям только маникюр 4 месяца)
Я их, конечно, лояльно замяла скидкой в 20% + любой дизайн бесплатно, чаем и шоколадкой..
Но я бы хотела как то синхронизировать, чтобы запись шла через что то одно. Потому что я их и перепроверяю каждый день, но какой то чат и всё равно не увижу.
Может быть после записи как то отправлять подтверждение на номер телефона, чтобы оно в одном месте было?
Мне очень тяжело, потому что я раньше работала в магазине там 2/2 3/1
И клиентов было человек 20-30, и то все постоянные.
А сейчас поток идёт очень большой, там и постоянные, и новые с рекламы, очень сарафан работать начал. То есть проходимость стала порядком 60-80 человек.
Для кого то это может быть не много, но для меня на данный момент это много и хочется всех синхронизировать, чтобы потом не краснеть.
Хорошо, что девочки все лояльные попадались и никто не кричит на меня, но и я тоже максимально извиняюсь и стараюсь ситуацию смягчить.
Как вы справляетесь с такими моментами или я одна такая глупая и безответственная? (