Как составить график отпусков на 2025 год: особенности и форма

До 17 декабря 2024 года надо составить график отпусков на следующий год. Рассказали, кто должен сделать график обязательно, а кто нет. Узнаете, какие особенности нужно учесть, какую форму графика использовать и как правильно внести изменения в него. В статье найдете образцы необходимых документов, форму графика и инструкцию по ее заполнению.

Чтобы следить за актуальными материалами для бухгалтера и юриста, подключайте нашего бота — Что делать Если. Он пришлет статьи и трансляции от экспертов по вашим интересам и отследит изменения в темах, которые вы поставите на контроль.

Что такое график отпусков

График отпусков — документ, который показывает, когда сотрудники будут ходить в оплачиваемый отпуск в течение года. График должен быть готов к 17 декабря текущего года, и он обязателен для всех компаний и ИП, кроме самых маленьких. Проверить, относится ли организация и ИП к микропредприятиям, можно в реестре налоговой службы.

Все сотрудники имеют право на оплачиваемый отпуск не меньше 28 дней в году. После утверждения графика работники должны придерживаться его, чтобы не возникло проблем.

Каких сотрудников надо включать в график отпусков

В план отпусков включите всех сотрудников, включая тех, кто работает по совместительству и по срочному договору. Добавьте декретниц, если они планируют вернуться в следующем году. Мобилизованных сотрудников учитывайте после восстановления их трудового договора. Удаленщиков тоже включайте в график, если нет специальных условий.

Обычно учитывают пожелания работников, но знайте, что это необязательно. Льготники могут выбирать отпускные дни на свое усмотрение, их даты в графике можно менять в течение года. К этой категории относятся:

• женщины перед или после декрета;
• родители детей с инвалидностью — в любое удобное время;
• родители с тремя и более детьми до 18 лет, если младшему меньше 14 — в удобное время;
• совместители, чтобы отпуск был одновременно с основным местом работы;
• почетные доноры, участники ликвидации на ЧАЭС и несовершеннолетние — в удобное для них время;
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском партнера;
• мобилизованные — в течение полугода после возвращения;
• ветераны боевых действий — в удобное для них время;
• для других категорий, например одиноких матерей, можно предусмотреть право выбирать время отпуска в коллективном договоре.

Учтите нюансы работы компании при составлении графика. Например, бухгалтеры стараются не уходить в отпуск, когда нужно сдавать отчеты.

Бывает, что сотрудник не хочет идти в отпуск и его не заставить. Как выйти из такой ситуации — читайте в нашей статье Что делать, если работник не хочет идти в отпуск.

По каким правилам нужно заполнить и утвердить график отпусков
Существует семь основных правил, которых нужно придерживаться при планировании графика отпусков:

1. Первый отпуск положен спустя шесть месяцев работы в компании.
2. Основной отпуск не менее 28 дней.
3. Дополнительные дни отпуска добавляют к основным.
4. График делают на календарный год.
5. Отпуск необходимо предоставлять ежегодно.
6. Одна из частей отпуска обязана быть не короче 14 дней.
7. Операционный год начинается с даты первого дня работы и длится 12 месяцев.

Утверждает график отпусков руководитель организации, но можно делегировать это другому сотруднику, например заместителю. Для этого выдайте доверенность, в которой укажите, что он может утверждать графики отпусков. Если с делегированием у вас плохо, посмотрите наше интервью с экспертом, который рассказал, как делать это правильно и безболезненно.

Для графика отпусков можете использовать стандартную форму № Т-7 или создать свою. Важно, чтобы ваша форма содержала всю нужную информацию. Например, если в ней указана только дата начала отпуска, а количество дней отсутствует, могут возникнуть вопросы от проверяющих. Чтобы избежать проблем, убедитесь, что у вас есть все необходимые данные, как в стандартной форме. Приказ об утверждении необязателен, достаточно подписи в поле «Утверждаю» формы Т-7. Заполненный образец смотрите в КонсультантПлюс. Если нет доступа, возьмите пробный на два дня, это бесплатно.

Ознакомьте работников с утвержденным графиком отпусков под подпись. Для этого дополните график еще одной графой или оформите лист ознакомления. Срок для ознакомления законом не установлен.

Как делить отпуск на части в графике отпусков

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части по договоренности между работником и работодателем, при этом одна из частей должна составлять минимум 14 календарных дней.

В таблице ниже показали, как отразить сведения о разделении отпуска на части, если составляете график по форме № Т-7.

Как отразить разделение отпуска на части

Сведения о разделении на части отпуска за свой счет вносить в график отпусков не нужно.

Как правильно внести изменения в график отпусков

В законе четких правил для изменения графика отпусков нет. Если нужно изменить даты, попросите сотрудника написать заявление с новыми датами. Если изменений много, лучше издать приказ о внесении изменений в график. Затем внесите изменения в сам график, укажите новые даты и ссылки на документы, на основании которых они были изменены. Любые изменения в количестве дней отпуска отметьте в графе «Примечание».

Отпускной график в компании действует с 1 января до 31 декабря. Если взяли на работу нового сотрудника, его можно отправить в отпуск по приказу и заявлению или добавив его в график отпусков.

Изменения в графике оформляются тем же способом, что и изначальный график. Новых сотрудников обязательно знакомят с изменениями под подпись. Изменения в график нельзя вносить в одностороннем порядке.

5 ошибок при отчетности по зарубежным счетам

Раскрыли нюансы, о которых знают не все владельцы зарубежных счетов. Узнайте, кто и в какие сроки подает отчет и нужно ли это делать по небанковским счетам, электронным кошелькам и операциям в «хороших» странах.

Разобрали, наступит ли ответственность, когда валютная операция была законной, но подать отчет по ней забыли.

О том, как рассчитываться валютой безопасно, рассказал Роман Лобанов.

Зарегистрироваться на премьеру