Не позднее 15 декабря 2023 года работодателям надо утвердить график отпусков на следующий год. Рассказываем, что для этого нужно знать.

Чтобы следить за актуальными материалами для бухгалтера, подписывайтесь на наш Телеграм — Что делать Консалт | Всё о налогах и законах. Публикуем новости об изменениях, кейсы, ответы на вопросы клиентов, ссылки на мероприятия, напоминания, что нужно сдать отчет. А еще разыгрываем бесплатные консультации от наших экспертов.

Зачем нужен график отпусков

График отпусков – это документ, который объединяет информацию об отпусках всех сотрудников организации. Он нужен бухгалтеру и кадровику, чтобы:

· регулировать расчет отпускных и зарплаты;

· отслеживать количество использованных дней отпуска каждого сотрудника.

Кроме того, с помощью графика отпусков:

· сотрудники могут ориентироваться друг на друга и перераспределять соответствующим образом задачи;

· руководство может видеть планируемую загрузку каждого сотрудника в течение года.

Без графика отпусков будет трудно отправить работника в отпуск в срок, удобный работодателю, ведь график отпусков обязателен для обеих сторон трудового договора (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Еще по теме: Работник имеет право на отпуск после отмены увольнения, даже если его успели компенсировать 

Наконец, график отпусков может понадобиться при проверках – трудовой или налоговой инспекции, например. Так, налоговики запрашивают такой документ в случае споров о подмене трудовых отношений. А для трудовой инспекции график отпусков будет нужен для защиты прав сотрудников: и если с вашей стороны все в порядке, инспекция станет на вашу сторону в случае спора.

Можно ли не составлять график отпусков

Составлять график отпусков работодателя обязывает статья 123 Трудового кодекса.

А вот если проверяющие обнаружат, что этот документ у вас отсутствует или не исполняется, будут штрафы по статье 5.27 КоАП. Должностным лицам грозит штраф на сумму от 1000 до 5000 рублей, а организациям – от 30 000 до 50 000 рублей.

По какой форме заполнить график отпусков

График отпусков нужно составлять по форме № Т-7.

Утверждают документ не позднее чем за две недели до начала календарного года. Делает это руководитель организации, после утверждения с ним нужно ознакомить работников под подпись. Расписаться они могут либо в отдельной графе в графике, либо в листе ознакомления.

Важно знать: вновь созданные организации график отпусков на год создания тоже составляют и дополняют по мере приема работников (Письмо ГИТ по г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Приказ о составлении графика отпусков

Работодатели издают приказ о составлении графика отпусков (Письмо Минтруда России от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

У такого приказа нет обязательной формы, можно составить в произвольной.

Вот пример:

Как составить график отпусков на 2024 год, изображение №2

Кого включить в график отпусков

В график отпусков включают всех, кто работает по трудовому договору, в том числе совместителей и работников по срочным договорам.

Важно знать: мобилизованных в график отпусков включать не надо (ст. 351.7 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321).

Сотрудницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам, в график отпусков включаются только в том случае, если выходят на работу на полный день.

Наконец, исполнителей на ГПД включать в график не нужно.

Почитайте, кстати, о том, какие могут быть риски по договорам ГПД. 

Кто и как определяет даты отпуска

Законодательство регулирует только обязательную продолжительность отпуска, а вот даты работник обычно определяет сам. Иногда это делает работодатель: вопрос, по сути, открыт. Но есть категории работников, которым отпуск обязательно предоставлять в удобное для них время:

· женщинам перед декретом или после него;

· одному из родителей ребенка-инвалида;

· родителям трех или более детей до 18 лет, младшему из которых меньше 14 лет;

· несовершеннолетним;

· внешним совместителям;

· почетным донорам;

· чернобыльцам;

· супругам военнослужащих;

· мобилизованным, после возобновления трудового договора.

О том, что делать с дополнительными отпусками, можно почитать здесь.

Лист ознакомления с графиком отпусков: пример

Утвержденной формы у листа ознакомления с графиком отпусков нет. Вот пример, как это может выглядеть:

Как составить график отпусков на 2024 год, изображение №3
Если отпуск пришлось перенести, в график отпусков придется внести изменения. Отдельный приказ вам для этого не понадобится. Отметки в графике можно сделать на основании приказа о переносе отпуска.

Чтобы включить в график отпусков вновь принятого работника, можно оформить дополнение (Письмо Минтруда России от 07.03.2019 № 14-2/ООГ-1580).