Как правильно хранить электронные документы

Хранение электронных документов — зона ответственности бизнеса. Ошибки здесь могут обернуться потерей и утечкой конфиденциальной информации.
Общие правила хранения электронных документов
Электронные документы хранят в течение определенного времени. Сроки зависят от типов документов, например, бухгалтерские и налоговые документы — не менее пяти лет (федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 23 НК).
Сегодня не существует единого закона или правил, которые бы регулировали порядок хранения электронных документов. Основные нормативные акты, на которые стоит ориентироваться при организации такого хранения приказ Росархива от 31.07.2023 года № 77 и ФСБУ 27/2021.
Бухгалтерские документы, которые бизнес получает или создает в электронном виде, разрешено хранить только в электронном виде (ФСБУ 27/2021). При этом такие документы должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ (письмо Минфина от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202). Распечатывать и хранить их на бумаге не нужно (письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).
Способы хранения электронных документов
Хранение электронных документов — обязанность хозяйствующего субъекта. Поэтому бизнесу стоит заранее подумать о способе хранения такой документации.
Есть несколько вариантов:
создание электронного архива на физических носителях;
использование специализированных программ для организации ЭДО.
Основание — п. 132 приказ Росархива от 31.07.2023 года № 77.
Документы со сроком хранения до 10 лет не обязательно передавать в архив: их можно оставить в подразделении организации, которое их оформило. Например, в бухгалтерии. По истечении срока хранения — уничтожить.
На практике обеспечить сохранность электронных документов на флешке или жестком диске не всегда удобно: физические носители устаревают и изнашиваются. Проще использовать облачные хранилища или специализированные программы для организации ЭДО. Например, объем облачного хранилища в Диадоке не ограничен, поэтому не нужно освобождать место в облаке, а документы никогда не потеряются. Даже по окончанию срока действия договора данные будут доступны пользователю еще пять лет (при условии, что от пользователя в этот период не поступало заявлений на удаление документов).