Первые шаги в Microsoft Word | Интерфейс программы

В этой статье рассмотрим интерфейс Microsoft Word, способы создания документа, сохранения документа и закрытие документа. Эта серия статей по плейлисту Word для Бизнеса.

Создавать документы Microsoft Office можно двумя способами: Первый способ – это запустить непосредственно Word с ярлыка на рабочем столе или через меню Пуск. При открытии программы мы можем выбрать вид нашего будущего документа. Или открыть ранее созданный документ. Создадим пустой документ, нажав на кнопку Новый документ.

Я запускаю Word с панели задач, после первого открытия программы, я нажал правой клавишей мыши и выбрал Закрепить на панели задач.

Второй способ подразумевает под собой создание сразу физического файла в той папке, в которой мы сейчас находимся. Например, я нахожусь на рабочем столе, нажимаю правую кнопку мыши, нажимаю Создать. И выбираю документ Microsoft Word. У меня нет такой возможности. Если хотите, чтобы я показал как добавить любую программу в контекстное меню, пишите об этом в комментариях.

Сразу можно переименовать документ. И двойным щелчком открываем наш новый документ. Данный способ отличается от предыдущего тем, что мы сразу создаем документ, в котором не даётся выбор шаблона нашего будущего документа. С созданием документа разобрались, сохраним документ. Для того, чтобы сохранить документ, нажимаем вкладку Файл. И ищем во вкладке Файл кнопку Сохранить или Сохранить как. Кнопка Сохранить, сохраняет наш текущий документ в том же месте, в котором мы его создавали. Если мы создавали первым способом, то будет предоставлена возможность выбора папки, в которую мы хотим сохранить наш документ. Более интересно познакомиться с кнопкой Сохранить как. Если нажать на кнопку Сохранить как программа предоставляет нам выбор папки, в которой мы хотим сохранить. Там мы нажимаем кнопку Обзор, где папку можем настроить уже более детально. Выбрав папку и назвав документ, мы можем выбрать тип файла.

Программа предоставляет возможность сохранять наши документы несколькими видами, например, стандартный вид это .doxc. Это обычное расширение Word. Дальше есть документ Word 97-2003, это документ, который будет открываться в более ранних версиях Word. Есть Word-шаблоны, с ними мы познакомимся немного позже. Дальше есть PDF формат. PDF формат нужен для того, чтобы сохранять документ для отправки кому-нибудь на электронную почту или размещать на сайте.

Вернемся к нашему документу. Интерфейс программы разделён на 3 части: полоски состояния нашего документа, рабочей области и ленты. В полоске состояния мы видим количество страниц, количество слов, язык, на котором создан наш документ, а также можем масштабировать наш лист. Рабочая область состоит из листа, на котором мы в принципе редактируем наш документ. Ну и самое интересное это лента. В ленте находится все функциональные возможности программы.

Перейдем во вкладку Вид.

Вкладка Вид предоставляет возможность видоизменять способ отображения нашего документа. Сейчас мы в способе разметки страниц, то есть мы находимся в режиме редактирования. Для того, чтобы перейти в режим чтения, нажимаем на кнопочку Режим чтения и открывается специальный вид, в котором мы можем читать.

Наш документ редактировать естественно мы не можем. Для того, чтобы вернуться обратно в режим редактирования, мы нажимаем на кнопку Вид и Изменить документ.

Если вы скачиваете документ с интернета, Word предоставит вам сначала возможность его прочитать, а для того, чтобы его редактировать, нужно будет разрешить и подтвердить право на это действие. Верхняя желтая строка на скрине. То есть сейчас документ находится в режиме просмотра в режиме чтения мы можем его прочитать. Для того, чтобы перейти к редактированию документа, достаточно нажать на кнопку Разрешить редактирование. И тогда наш документ уже откроется в полноценном окне редактирования Word.

Также рекомендую во вкладке Вид сразу ставить галочку возле линейки. Появляется горизонтальная и вертикальная линейки, которая позволяет создавать поля нашего документа. Линейка появляется у того листа, на котором находится клавиатурный курсор. Также существует сетка и область навигации. Если нажать на сетку, то сеткой будет помечена то пространство, в котором мы можем редактировать наш документ. Сетка может помочь при вставке изображения для того, чтобы красиво их выровнять в документе. Область навигации открывает некое содержание нашего документа, оно работает только тогда, когда мы создаём с вами оглавление для нашего документа, которое позволяет перемещаться по нашему документу быстро, а не прокручивая колёсиком и скролом в самой программе.

Во вкладке Главная находятся почти все основные функциональные кнопки для редактирования и форматирования нашего документа.

Вкладка Вставка позволяет вставлять в наш документ дополнительные объекты, такие как изображения, диаграммы, таблицы.

Вкладка Конструктор позволяет видоизменять внешний вид нашего документа.

Вкладка Макет позволяет создавать колонки, создавать альбомы, вставлять поля и др.

Вкладка Ссылки позволяет создавать ссылки, а также оглавление нашего документа.

Вкладка Рассылки нужна в том случае, если мы хотим подготовить наш документ к отправлению на электронную почту или, допустим, Почтой России.

Вкладка Рецензирование нужна при совместной работе с нашим документом, если мы, допустим, проверяем или редактируем документ совместно с другом или коллегой.

В этой вкладке можно создавать примечания, которые видны только в электронном документе, их нет на распечатке. Соответственно, там также можно проверить орфографию нашего документа. Также несколько слов про подчёркивание в наших документах. Их существует несколько видов. Бывают красное, зелёное и синие подчёркивания. Красное подчёркивание говорит о том, что мы в нашем документе, когда печатали совершили ошибку в слове. Нажав на это слово правой кнопкой мыши, Word предоставит на выбор автозамены. А если мы уверены, что наше слово напечатано правильно, то мы можем нажать Пропустить всё и Добавить в словарь для того, чтобы Word больше его не подчёркивал. Сложносочинённый, сложноподчинённые предложения Word подчеркнёт зелёным. Зелёным подчёркивается в том случае, если программа считает, что наше предложение неоправданно длинным и сложным для понимания. Тогда его рекомендуется разбить на несколько предложений. Синие подчеркивания говорят о том, что мы, скорее всего, поставили неверный символ. Допустим, стоят два пробела подряд. Удалим один пробел и синяя полосочка исчезнет. Также для редактирования нашего документа, я советую во вкладке Главная сразу нажимать показывания скрытых символов. Данная кнопка отображает все пробелы, все нажатия Enter. Любое нажатие Enter – создание нового абзаца. И для того, чтобы мы понимали, что у нас происходит с документом, я рекомендую нажимать эту кнопку. Ну и несколько слов про способы редактирования документа. Редактирование документа состоит из двух частей. Первая часть, это набор текста. Мы набираем весь текст, не тратя время на его форматирование и редактирование. После того, как мы набрали текст, мы приступаем ко второй части: редактированию и форматированию, то есть выделяем, создаём поля, создаём отступы, делаем жировики, изменяем цвета. Почему именно такая последовательность? Это нужно для того, чтобы сократить время создания нашего документа. Потому что, если делать все действия одновременно, мы потратим слишком много времени на подгонку нашего документа к тому виду, который мы хотим. На этом знакомство с интерфейсом Microsoft Word заканчиваем. Более детально мы будем его рассматривать уже непосредственно изучая отдельные темы.