Работа с системой ФГИС «Меркурий» требует крайне ответственного подхода.

Преждевременное гашение документов, как и отправка продукции без ВСД, противоречит логике ветеринарного контроля через ФГИС «Меркурий». Каждая партия отправленной или полученной продукции должна сопровождаться оформленными точно в срок ветеринарными документами. Если погасить ВСД заранее, до получения груза, можно столкнуться со сложностями при возврате продукции или ее части, исправить каким-либо образом или аннулировать погашенный документ нельзя.
В настоящее время нужно непросто гасить ветеринарно-сопроводительные документы точно в срок, но и не допускать ошибки при его оформлении. Рассмотрим самые распространённые ошибки при оформлении ВСД во ФГИС Меркурий.
1. Несоблюдение сроков гашения ВСД.
Самой большой процент штрафов приходится на несоблюдение сроков при гашении ВСД. Правило только одно: на все у вас есть ровно 24 часа, чтобы перепроверить документы и погасить их. Система не знает жалости и оправданий в виде больничных, отпусков, невнимательности. Доступ к системе должен быть у нескольких взаимозаменяемых сотрудников одновременно.
2. Нельзя гасить ВСД на продукцию, которая не была принята физически.
В «Меркурий» вы можете получить ВСД от кого угодно. В системе не предусмотрен контроль отправки и получения документов только своим партнерам. Внимательно проверяйте, сотрудничаете ли вы с поставщиком, который отправляет вам ВСД. Часто бывает, что документы отправляют ошибочно и проверенные партнеры просто перепутав вас с другим клиентом. При таких обстоятельствах попросите вашего поставщика аннулировать ВСД. Если, так сложилось, что вы всё же погасили ошибочные документы, свяжитесь с партнером и оформите возвратный ВСД.
3. Некорректное оформление документов.
Вся информация должна быть внесена в форму документов правильно. Настаивайте, требуйте от своих партнеров аккуратного и ответственного заполнения всех документов: неприемлемо, чтобы в обязательных для заполнения полях стоял прочерк. С особым вниманием проверьте коэффициенты при переводе единиц измерения. Из-за таких, казалось бы, маленьких ошибок могут возникнуть серьезные проблемы с ведением остатков в системе, они будут отражаться некорректно. На поиск и исправление чужих ошибок вам потребуется потратить свое драгоценное время.
4. Отгрузка «просрочки».
Есть в «Меркурий» и несовершенства: система допускает оформление сопроводительных документов на продукцию с истёкшим сроком годности. Не гасите ВСД, если заметили, что срок годности продуктов подошел к концу. Уточните у своего партнера, по какой причине он отправил вам просрочку. Аннулируйте ВСД или сделайте возврат, не забыв указать причину. Какая бы ошибка не была, намеренная или нет- это только ваше время и деньги. Пока это не является грубым нарушением, штрафов не будет. Но не стоит оставлять подобные отгрузки без внимания, так как Роспотребнадзор постоянно ужесточает требования к оформлению документов.