✨ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ТОБОЛЬСКОГО АРХИВА

🌟Сектор информационно-поисковых систем и защиты информации документов является структурным подразделением ГБУТО «Государственный архив в г. Тобольске». В составе сектора работают заведующий и администратор защиты информации и безопасности вычислительной сети. Заведующий осуществляет контроль за направлениями деятельности сектора, созданием справочно-поисковых систем, своевременным и качественным выполнением государственного задания в соответствии с планом работы сектора.
Важным направлением работы сектора информационных систем и защиты информации является создание тематических баз данных. В ГБУТО ГА в г. Тобольске ведется 15 баз данных. Тематические базы данных (БД) являются инструментом рационального использования и сокращения бюджетного времени сотрудников на исполнение запросов генеалогического и биографического характера и, конечно, необходимы пользователям при самостоятельной работе с документами архива.
В 2024 году начата работа по пополнению новой тематической базы данных «Переселенцы в Тобольскую губернию» (1867 записей/ закаталогизировано 6 дел). Тематическая база данных «Переселенцы в Тобольскую губернию» составляется по документам фонда И-154 «Тобольская казенная палата» - резолюциям о причислении и исключении крестьян за 1858-1859 гг. По документам того же фонда – ревизским сказкам подушного населения Тобольской губернии ведется тематическая база «Указатель населенных пунктов». На декабрь 2024 г. база данных составляет 32943 записи по 959 делам. В 2024 г. эта картотека пополнилась сведениями по 10-й ревизии Березовского округа, 6-й ревизии 1812 г. – 7 й- ревизии 1816 г. по Курганскому, Омскому, Тобольскому, Тюменскому округам Тобольской губернии. В тематическую базу «Перепись населения» на декабрь 2024 года внесено 93471 по 326 делам: закончена работа по внесению базы данных о населении гг. Тобольска, Ишима, Кургана, Тюмени, Ялуторовска, Тюкалинска, Туринска, Тары. Для внутренней работы сотрудников архива необходима тематическая база данных «Картотека решений Тобольского городского исполнительного комитета». На 01.01.2025 г. в нее внесено 38594 записи. В 2024 г. в картотеку внесены сведения о жизнедеятельности городских структур за 1949-1952 гг. Именная картотека в 2024 г. велась по личному фонду участника Великой Отечественной войны Г.Я. Шишкина. В картотеке - 3947 записей по 158 делам. Всего за 2024 год в тематические БД внесено 12 000 записей.
📖В связи с тем, что при интеграции БД была утрачена часть данных, в течение 2024 г. отредактировано 1640 карточек тематической базы данных «Клировые ведомости». Проведено редактирование БД «Метрические книги»: расширена информация в поле «Содержание». Для более продуктивного ведения поиска информации внесены наименования населенных пунктов, состоявших в приходе той или иной церкви. Всего за 2024 г. отредактированы 452 записи тематических карточек метрических книг Ялуторовского уезда.
Одним из видов деятельности сектора информационно-поисковых систем и защиты информации является усовершенствование и переработка описей дел. В 2024 г. в целях повышения качества информативности описей архивных фондов, уточнения заголовков дел, крайних дат документов, перевода в электронный вид описей, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, продолжалась переработка описей. В результате переработано 54 описи 51 фонда на 4000 единицы хранения управленческой документации и дел по личному составу.
💻Администратор защиты информации и безопасности вычислительной сети следит за исправностью программного обеспечения архива, обеспечивает доступ к автоматизированной информационной системе (АИС) пользователей читального зала и сотрудников, организует удаленный доступ пользователей к архивным документам. В течение 2024 г. в АИС «Элар –Архив» администратором защиты информации оперативно вносилась индексная информация по вновь принятым на государственное хранение делам, переработанным описям заголовкам дел, загружались электронные копии дел, а также отсканированные переработанные описи дел. В 2024 году к разделу «Государственный архив в г. Тобольске» на портале «Электронный архив Тюменской области» обратилось 107 348 пользователей.
На 2025 г. сотрудниками сектора запланировано продолжение работы по ведению тематических баз данных в количестве 10000 записей, переработке описей архивных фондов, внесению индексной информации и другим видам работы.
Ознакомиться с описями архивных фондов, осуществить поиск по тематическим базам данных, пользователи могут на портале «Электронный архив Тюменской области» https://clck.ru/38zprf #ГосархивТобольск#Базы_данных#Перепись_1897#Переселенцы#Ревизские_сказки#Горсовет#Фотокаталог#Архивная_работа#поиск#Переработка_описей