Предыдущая публикация
Переход на ЭДО: подключаем контрагентов и настраиваем работу в системе
Все об электронном документообороте в Контур.Диадок: как перейти и работать с ЭДО, как подключить контрагентов. Правила перехода на ЭДО: составление цепочек согласований и оформление ЭЦП. Контур.Диадок поможет на каждом этапе перехода на ЭДО
Переходим от бумажного документооборота к электронному в Контур.Диадок
ЭДО набирает популярность с каждым днем, поскольку существенно упрощает все бизнес-процессы организации с контрагентами. Это способ обмена юридически значимыми документами в режиме онлайн между разными фирмами путем телекоммуникационной связи от оператора ЭДО. Он, в свою очередь, гарантирует быстрое взаимодействием двух сторон через проверенный ФНС РФ сервис.
Как осуществляется ЭДО?
Процесс ЭДО с помощью Контур.Диадок осуществляется по следующей схеме:
1. Организация открывает веб-программу или интеграционное решение, которое предлагает оператор.
2. Далее она выбирает нужного контрагента, загружает файл или создает его в сервисе, а после отправляет его получателю.
3. Уже через несколько секунд документ поступает к контрагенту, который согласовывает его, подписывает или ставит отказ от подписи.
4. Перемещение документа по цепочке согласования обозначается соответствующим статусом.
Работать в системе ЭДО сможет любой работник компании, поскольку электронный документооборот не обязует проходить обучения. Процесс отправки документов проходить очень понятно и прозрачно, он больше напоминает деловую переписку по e-mail.
Интеграция ЭДО в бизнес-процессы организации даст возможность оптимизировать скорость взаимодействия с контрагентами, снизить растраты на канцелярию и оборудование.
Основные преимущества ЭДО:
5. Оптимизация бизнес-процессов. Обмен юридически значимыми файлами становится прозрачнее, проще и быстрее. Работники тратят намного меньше времени на осуществление рутинных операций.
6. Минимизация растрат. Как только вы переводите документооборот в электронный вид, то лишаетесь необходимости оплачивать курьерскую доставку, закупать бумагу, картриджи, папки и т.д.
7. Безопасность. Документ не потеряется в процессе перевозки, не повредится и не испортится. А данные в электронном файле надежно защищены специальным шифрованием.
8. Быстрая отчетность в ФНС и другие контролирующие органы. ЭД, которые были подписаны КЭП, обладают идентичной ручной подписи юридической значимостью. Их принимают судебные учреждения и различные государственные органы.
9. Отсутствие необходимости выделять место под архив. Все ЭД надежно и безопасно хранятся на зашифрованном облаке.
10. Минимум ошибок. Контур.Диадок исправит ошибку в документе еще не этапе его заполнения. А если внедрить систему ЭДО в любую УС, можно избежать появления неточностей из-за переноса данных вручную.
Как перейти на ЭДО?
Процесс перехода на ЭДО включает следующие стадии:
11. Выбор подходящего оператора. Контур.Диадок гарантирует безопасность передаваемых документов, полный функционал, работу в роуминге и обеспечивает техническую поддержку в любое время суток.
12. Организация бизнес-процессов компании. Выполните анализ документооборота организации и установите список работников, которые принимают в нем участие. Разработайте регламент и проведите обучение по переходу на ЭДО.
13. В учетной политике ООО укажите факт использования ЭДО и назначьте уполномоченных лиц.
14. Подберите подходящее решение по технической части. Контур.Диадок можно использовать в качестве веб-версии, модуля для 1С и решений по интеграции для различных, в том числе и рукописных, УС.
Осуществляя переход на ЭДО, в обязательном порядке сообщите это своим контрагентам. Напишите им на электронную почту или опубликуйте новость на собственном сайте. В Контур.Диадоке вы можете скачать шаблоны уведомлений.
Выбираем оператора
Решая, с какой компанией подписать договор о предоставлении услуг, обратите внимание на следующие критерии:
- надежность и безопасность;
- наличие лицензии;
- стоимость тарифов;
- качество работы техподдержки;
- функционал сервиса ЭДО и его интерфейс;
- поддержку веб-интерфейса и работу на мобильных гаджетах.
Учитывая описанные выше критерии выбора, определите подходящего оператора, который поможет вам перейти на ЭДО в сжатые сроки. Надежным посредником между вами и контрагентами может стать Контур.Диадок.
Составляем цепочку ЭДО
Переходя на ЭДО, необходимо сформировать цепочку работы с документов внутри организации: выбрать ответственных лиц, определить схему передачи файла и разработать инструкции для быстрого согласования. Большую часть процессов по автоматизации возьмет на себя Контур.Диадок. К примеру, он может разрабатывать маршруты согласования, формировать шаблоны часто используемых файлов или сделать возможным поиск по тегам.
Оформляем электронную подпись
С 01.01.22 принцип работы с ЭЦП претерпел некоторые изменения. Их следует учитывать также и при оформлении КЭП. Заказать подпись теперь можно только в аккредитованном УЦ на основании закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Весь список документов и требований для оформления ЭЦП мы рекомендуем уточнять заранее в выбранном вами УЦ. Наш сервис Контур.Диадок поможет сделать оформление подписи намного проще. Мы выступим в роли посредника, поэтому вы сможете подсоединиться к документообороту намного быстрее.
Подключаем контрагентов
Если компания-контрагент уже использует ЭДО, в таком случае организация может отправить ему специальное приглашение. Как только он примет его, можно будет осуществлять ЭДО напрямую или с помощью роуминга (для пользователей других операторов). Если же компания еще не успела подключиться к какому-либо оператору, посоветуйте ей Контур.Диадок, чтобы сделать ЭДО проще и быстрее. Обратите внимание, что подписывать договор об ЭДО с контрагентами не нужно. Это возможно по вашему обоюдному желанию.
Заключение
Переход на ЭДО – это легкий способ экономить деньги на целую графу расходов. Такой оборот документов абсолютно понятен и прост, с его помощью руководитель сможет освободить время своих работников для выполнения более важных задач, а сэкономленные деньги потратит на развитие бизнеса.
Переходим от бумажного документооборота к электронному в Контур.Диадок
ЭДО набирает популярность с каждым днем, поскольку существенно упрощает все бизнес-процессы организации с контрагентами. Это способ обмена юридически значимыми документами в режиме онлайн между разными фирмами путем телекоммуникационной связи от оператора ЭДО. Он, в свою очередь, гарантирует быстрое взаимодействием двух сторон через проверенный ФНС РФ сервис.
Как осуществляется ЭДО?
Процесс ЭДО с помощью Контур.Диадок осуществляется по следующей схеме:
1. Организация открывает веб-программу или интеграционное решение, которое предлагает оператор.
2. Далее она выбирает нужного контрагента, загружает файл или создает его в сервисе, а после отправляет его получателю.
3. Уже через несколько секунд документ поступает к контрагенту, который согласовывает его, подписывает или ставит отказ от подписи.
4. Перемещение документа по цепочке согласования обозначается соответствующим статусом.
Работать в системе ЭДО сможет любой работник компании, поскольку электронный документооборот не обязует проходить обучения. Процесс отправки документов проходить очень понятно и прозрачно, он больше напоминает деловую переписку по e-mail.
Интеграция ЭДО в бизнес-процессы организации даст возможность оптимизировать скорость взаимодействия с контрагентами, снизить растраты на канцелярию и оборудование.
Основные преимущества ЭДО:
5. Оптимизация бизнес-процессов. Обмен юридически значимыми файлами становится прозрачнее, проще и быстрее. Работники тратят намного меньше времени на осуществление рутинных операций.
6. Минимизация растрат. Как только вы переводите документооборот в электронный вид, то лишаетесь необходимости оплачивать курьерскую доставку, закупать бумагу, картриджи, папки и т.д.
7. Безопасность. Документ не потеряется в процессе перевозки, не повредится и не испортится. А данные в электронном файле надежно защищены специальным шифрованием.
8. Быстрая отчетность в ФНС и другие контролирующие органы. ЭД, которые были подписаны КЭП, обладают идентичной ручной подписи юридической значимостью. Их принимают судебные учреждения и различные государственные органы.
9. Отсутствие необходимости выделять место под архив. Все ЭД надежно и безопасно хранятся на зашифрованном облаке.
10. Минимум ошибок. Контур.Диадок исправит ошибку в документе еще не этапе его заполнения. А если внедрить систему ЭДО в любую УС, можно избежать появления неточностей из-за переноса данных вручную.
Как перейти на ЭДО?
Процесс перехода на ЭДО включает следующие стадии:
11. Выбор подходящего оператора. Контур.Диадок гарантирует безопасность передаваемых документов, полный функционал, работу в роуминге и обеспечивает техническую поддержку в любое время суток.
12. Организация бизнес-процессов компании. Выполните анализ документооборота организации и установите список работников, которые принимают в нем участие. Разработайте регламент и проведите обучение по переходу на ЭДО.
13. В учетной политике ООО укажите факт использования ЭДО и назначьте уполномоченных лиц.
14. Подберите подходящее решение по технической части. Контур.Диадок можно использовать в качестве веб-версии, модуля для 1С и решений по интеграции для различных, в том числе и рукописных, УС.
Осуществляя переход на ЭДО, в обязательном порядке сообщите это своим контрагентам. Напишите им на электронную почту или опубликуйте новость на собственном сайте. В Контур.Диадоке вы можете скачать шаблоны уведомлений.
Выбираем оператора
Решая, с какой компанией подписать договор о предоставлении услуг, обратите внимание на следующие критерии:
- надежность и безопасность;
- наличие лицензии;
- стоимость тарифов;
- качество работы техподдержки;
- функционал сервиса ЭДО и его интерфейс;
- поддержку веб-интерфейса и работу на мобильных гаджетах.
Учитывая описанные выше критерии выбора, определите подходящего оператора, который поможет вам перейти на ЭДО в сжатые сроки. Надежным посредником между вами и контрагентами может стать Контур.Диадок.
Составляем цепочку ЭДО
Переходя на ЭДО, необходимо сформировать цепочку работы с документов внутри организации: выбрать ответственных лиц, определить схему передачи файла и разработать инструкции для быстрого согласования. Большую часть процессов по автоматизации возьмет на себя Контур.Диадок. К примеру, он может разрабатывать маршруты согласования, формировать шаблоны часто используемых файлов или сделать возможным поиск по тегам.
Оформляем электронную подпись
С 01.01.22 принцип работы с ЭЦП претерпел некоторые изменения. Их следует учитывать также и при оформлении КЭП. Заказать подпись теперь можно только в аккредитованном УЦ на основании закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Весь список документов и требований для оформления ЭЦП мы рекомендуем уточнять заранее в выбранном вами УЦ. Наш сервис Контур.Диадок поможет сделать оформление подписи намного проще. Мы выступим в роли посредника, поэтому вы сможете подсоединиться к документообороту намного быстрее.
Подключаем контрагентов
Если компания-контрагент уже использует ЭДО, в таком случае организация может отправить ему специальное приглашение. Как только он примет его, можно будет осуществлять ЭДО напрямую или с помощью роуминга (для пользователей других операторов). Если же компания еще не успела подключиться к какому-либо оператору, посоветуйте ей Контур.Диадок, чтобы сделать ЭДО проще и быстрее. Обратите внимание, что подписывать договор об ЭДО с контрагентами не нужно. Это возможно по вашему обоюдному желанию.
Заключение
Переход на ЭДО – это легкий способ экономить деньги на целую графу расходов. Такой оборот документов абсолютно понятен и прост, с его помощью руководитель сможет освободить время своих работников для выполнения более важных задач, а сэкономленные деньги потратит на развитие бизнеса.
Следующая публикация
Нет комментариев