Последние два месяца ваши коллеги замечают, что сотрудники все чаще забывают ставить даты на документах.

На почту редакции пришло уже 120 писем с похожими историями и просьбами помочь. Когда работники попадаются на своей невнимательности, то часто говорят, чтобы кадровик сам поставил дату, которая ему нужна.
Такое поведение персонала — серьезная подстава для кадровой службы. Если инспектор ГИТ увидит, что на документе нет даты, обвинит компанию в том, что она нарушает сроки, и выпишет минимум один штраф. В суде вообще такие документы принимать отказываются, а работники только этого и ждут, чтобы доказать вину компании. Из статьи узнаете, к каким проблемам приведет рассеянность сотрудника и как выкрутиться, если документ важный, а дату на нем работник не поставил.
Заявление на отпуск. Как не получить штраф в 50 000 рублей за то, что отпустили работника отдыхать
+
Что случилось. Сотрудник принес заявление на отпуск с завтрашнего дня. Документ уже согласовал директор, и доводы о том, что отпускные надо было выплатить несколько дней назад, не помогли, ст. 136 ТК. В итоге отпускные перечислили вместе с компенсацией за задержку выплат. Позже выяснили, что на заявлении нет даты, когда работник его написал.
В чем опасность. Неприятность, с которой можете столкнуться, — это штраф до 50 000 руб. по ч. 6 ст. 5.27 КоАП за несвоевременную выплату отпускных, даже если бухгалтер уже выплатил компенсацию сотруднику, ст. 236 ТК.
Штраф за ошибки при работе с документами увеличат в 10 раз
Совсем скоро изменят размеры штрафов за то, что компания не соблюдает требования работы с архивными документами, ст. 13.20 КоАП. К этому правонарушению относится то как в организации оформляют архивные бумаги, соблюдают ли сроки хранения и как используют в дальнейшем документы. Сейчас за такое штрафуют только должностное лицо от 300 до 500 руб. и если кадровика по приказу не назначили ответственным, то платить придется генеральному директору. Когда закон вступит в силу, а его уже приняли в третьем чтении, штрафы для должностных лиц будут от 3000 руб. до 5000 руб., а для компаний от 5000 руб. до 10 000 руб. Такие изменения в законопроект № 759112-7. Депутаты приняли его в третьем чтении.
Если сотрудник написал заявление за один день до отпуска, то это будет доказательством невиновности компании. Инспектора ГИТ ограничиваются предупреждением, если кадровик сможет доказать, что деньги выплатили позже не по вине работодателя, а пошли на уступки сотруднику.
Это не сработает, если отпуск был запланирован в графике, ст. 123 ТК. Ведь в таком случае требовать от сотрудника заявление не нужно.
Как поступить. Оптимальный вариант — попросить сотрудника поставить дату на заявлении.
Но ситуации бывают разные, например сотрудник прислал заявление по почте или передал с курьером, тогда вообще поставить дату не получится. Регистрируйте документ как входящий той датой, когда он попал в отдел кадров. Можно делать это вручную, а можете использовать штамп с датером.
+
В случаях, когда заявление принес курьер или работник прислал его по почте, поставьте об этом отметку и сохраните конверт или документы, подтверждающие доставку, п. 5.27 ГОСТ, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
Когда опасно ставить дату и подпись на документах за работника
Если кадровик поставит подпись за уволенного сотрудника в листке ознакомления с ПВТР, так как ждет визита инспектора ГИТ с плановой проверкой, скорее всего, проблем у компании и лично у кадровика не будет. Эти записи затеряются среди похожих, и проверяющий просто не обратит на них внимание. Но мы. конечно, советуем подписывать все у самих работников, чтобы потом не разбираться еще и с этими проблемами.
Совершенно другая ситуация, когда подпись и дата появляются на документе, который может быть нужен суду или инспектору ГИТ в случае трудового конфликта между сотрудником и работодателем.
Сделать вывод о том, кто поставил дату и подпись на документе, позволит почерковедческая экспертиза. Если кадровик «потеряет» оригинал документа и предоставит только копию, по которой экспертизу проводят крайне редко, то суды, скорее всего, поддержат работника, ст. 16 Закона от 31.05.2001 № 73-ФЗ о государственной судебно-экспертной деятельности.
Даже если экспертизу проводить не будут, то судебный спор может затянуться на несколько лет и размер выплат, которые требует сотрудник, будет только увеличиваться, апелляционное определение Московского городского суда от 20.08.2019 № 33-24505/2019. Дело рассмотрели заново только 03.07.2020.
Заявление об увольнении. От каких трех проблем кадровика спасет дата в этом документе
Что случилось. Проблемных ситуаций может быть три. Первая — работник отдал кадровику заявление на увольнение без даты, когда его подписал. Вторая — в документе нет даты, когда сотрудник хочет уволится. Третья — в заявлении вообще нет дат, видимо, работник писал его на эмоциях и забыл их поставить.
В чем опасность. Если в заявлении нет дат, кадровик может посчитать, что работника надо уволить в тот же день, когда получил это заявление. Особенно если директор согласовал увольнение, а работник на связь не выходит. Другой вариант — не уволить работника вообще, пока не получится выяснить, какие даты должны стоять в заявлении. Оба этих варианта ошибочны. А еще есть риск получить обвинение от работника в том, что заявление он не писал и уходить из компании не собирается.
Пример
Петрова перед отпуском отдала кадровику заявление об увольнении. Работодатель договор расторгать не стал. Петрова обратилась в суд и смогла отстоять свое право уволиться и получить не только выплаты, но и компенсацию за моральный вред в размере 50 000 руб.
Работодатель заявил в суде, что сотрудница злоупотребляет правом и не планировала увольняться, так как в заявлении дату увольнения не указала. Петрова прогульщица, и ее надо уволить по этому основанию. Ведь она не пришла проверять, уволили ли ее после того, как закончился срок предупреждения об увольнении.
Судьи поддержали сотрудницу, так как даже если работница не поставила дату, когда хочет уволиться, то нужно было отсчитать 14 дней со следующего дня после того, как заявление работодатель получил, и расторгнуть трудовой договор с Петровой в этот день.
Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 20.01.2020 по делу № 88-1094/2020
Как поступить. Ваши действия зависят от того, какой именно даты на заявлении нет. Если работник не указал ту, которой документ написал, но дата увольнения в заявлении есть, зарегистрируйте документ. Затем позвоните сотруднику по громкой связи в присутствии двух коллег и скажите, согласовал ли начальник день, в который сотрудник будет уволен, а затем составьте об этом акт.
+
Проблема, которую придется разруливать, возникнет, если работник неправильно посчитал день, когда может уволиться. Столкнулись с такой ситуацией — попросите директора поставить на заявлении визу «Согласовано», но с условием, что работник будет уволен на день позже, и отправьте скан или фото документа сотруднику.
В случае, когда дата заявления есть, а дня увольнения — нет, попытайтесь связаться с работником, чтобы уточнить, есть ли у него пожелания к дате, когда он уйдет из компании. В законе указан минимальный срок — 14 дней, за который сотрудник в большинстве случаев обязан уведомить работодателя об увольнении, ст. 80 ТК.
Увольняйте работника до того, как пройдут эти 14 дней, только если он письменно подтвердит, что хочет расторгнуть договор раньше. Дополнительно направьте сотруднику письмо по электронной почте. Если возникнет трудовой спор, скрин переписки поможет доказать, что кадровик не своевольно уволил работника раньше срока.
В случаях, когда директор требует не увольнять сотрудника, пока кадровик с ним не свяжется и не уточнит дату увольнения, придется пойти наперекор руководству и оформить расторжение договора после того, как пройдут 14 дней с даты, следующей за днем, когда работодатель заявление получил, ст. 80 ТК. Иначе придется выплачивать работнику компенсацию за задержку трудовой книжки или справки СТД-Р.
Бывают казусы, когда директор по невнимательности согласовал дату увольнения, но не обратил внимание на то, когда заявление попало в кадры, а ориентировался на дату, которой сотрудник написал заявление. Получается, он указал ошибочную дату увольнения, которая невыгодна для компании.
Пример
1
Петрова написала заявление 11.07.2018 и просила уволить ее. Письмо с заявлением она отправила по почте, и работодатель получил его 19.07.2020. Кадровику при этом ничего не сообщила и ушла на больничный. Директор на заявлении написал: «В приказ с отработкой 14 дней с 12.07.2018 по 25.07.2018». Кадровик заметила эту ошибку и оформила приказ о том, что резолюция ошибочная и сотрудницу уволят 02.08.2019. Письмо с копией приказа сотруднице отправили.
1
Сотрудница отправила претензию работодателю с требованием уволить ее 25.07.2018 и обратилась в суд. Судьи двух инстанций посчитали, что работодатель поступил верно и права сотрудницы не нарушил. Так как заявление об увольнении получил позже, чем она его написала.
Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 21.05.2019 по делу № 33-5700/2019
+
В таком случае, даже если сотруднику уже направили скан заявления с резолюцией директора, оформляйте приказ о том, что меняется дата увольнения. Затем отправьте копию приказа сотруднику. Сделайте это заказным письмом с описью вложения. Также отправьте скан или фото приказа на электронную почту сотрудника. Можете отправить фото как сообщение в мессенджер.