✅Как хранить бухгалтерские документы

С 17 марта 2021 года действует новый срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, – пять лет. Сроки хранения бухгалтерских документов, договоров, кадровых и управленческих – в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236. Также есть документы, для которых сроки хранения установлены отдельно. Если в разных нормативных актах предусмотрены разные сроки, то храните документы в течение максимального из этих периодов. Это поможет обезопаситься от штрафов и доначислений налогов и пени.
Организации и предприниматели обязаны хранить документы, которые используют в деятельности. Если уничтожить документ раньше срока, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы. Чтобы обеспечить сохранность документов и избежать споров, определитесь со сроками хранения. Если сроки хранения истекли, оформите акт на уничтожение бумаг или передайте их в архив.
✅Сроки хранения
Для каждого вида документа есть свой срок хранения, и он может быть установлен одновременно в разных нормативных актах. Когда для одного вида документов в актах определены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).
Срок хранения документа не зависит от того, в какой форме он составлен – в электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). В таблице ниже – сроки хранения основных документов, которые используют в бухгалтерии.
Есть дополнительные требования к срокам хранения документов, учтите их, прежде чем принимать решение об уничтожении бумаг. Дополнительные требования установлены для следующих видов документов:
кадровые документы;
документы по убыткам;
первичные документы;
документы по основным средствам;
договоры и доверенности;
устав и учредительные документы;
документы предпринимателя.
Срок хранения счетов-фактур, книг продаж, книг покупок, журналов учета счетов-фактур и других документов – пять лет. Не применяйте устаревший более короткий срок хранения, равный четырем годам, который упомянут в постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137.
Также есть неопределенность с тем, с какого момента начинать считать срок хранения счета-фактуры. Безопаснее начинать отсчет с начала года, следующего за годом, в котором оформили счет-фактуру. Это следует из пункта 2 статьи 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-Ф, а также из пунктов 4.1, 4.10 Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, и статьи 317 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Читайте подробнее, как рассчитать срок хранения:
счета-фактуры;
книги продаж;
книги покупок.
Налоговые документы
Документы, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, налогоплательщики и налоговые агенты в общем случае обязаны хранить пять лет. Такие поправки к подпункту 8 пункта 1 статьи 23 и подпункту 5 пункта 3 статьи 24 НК вступили в силу с 17 марта 2021 года (подп. 2–3 ст. 1, ч. 1 ст. 2 Закона от 17.02.2021 № 6-ФЗ).
В НК нет четкого перечня документов для исчисления и уплаты налогов, которые следует хранить в течение общего срока пять лет. По логике к ним можно отнести:
декларации и расчеты по всем видам налогов;
налоговые регистры;
документы об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
сведения о доходах физических лиц;
реестры сведений о доходах физических лиц;
расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты;
книги учета доходов и расходов по УСН;
документы, связанные с приобретением, амортизацией и выбытием основных средств и нематериальных активов;
акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, путевые листы;
акты выполненных работ, оказанных услуг по договорам ГПХ;
кассовые и банковские документы, если расчет налогов зависит от даты платежей;
бухгалтерскую отчетность, регистры бухучета;
инвентаризационные описи, акты и ведомости.
Это перечень неполный. Документами, необходимыми для расчета и уплаты налогов, проверяющие могут посчитать любые документы, которые они вправе потребовать при выездной, камеральной или другой проверке, а также в ходе дополнительных мероприятий или расследования по статье 54.1 НК. Перечень этих документов тоже неограничен.
При выездной проверке инспекторы вправе истребовать любые документы, которые они считают связанными с расчетом и уплатой налогов и проверяемым периодом (решение ФНС от 19.06.2019 № СА-4-9/11730). При подозрении в умышленном уклонении от уплаты налогов и проверке по статье 54.1 НК перечень еще шире. Читайте в рекомендациях:
Как подать документы при выездной налоговой проверке;
Что могут потребовать при камеральной налоговой проверке;
Инструкция, как пройти камералку по правилам статьи 54.1 НК.
Помимо общего срока хранения (пять лет по подп. 8 п. 1 ст. 23 НК), для отдельных документов существуют другие сроки, которые установлены в других нормативных актах. Чтобы обезопасить себя от штрафов, храните документы в течение максимального из сроков. Определить актуальные сроки хранения документов поможет памятка.
Общий срок хранения документов, в том числе по зарплате, которые используются для расчета налога на прибыль, НДФЛ или налога при УСН, – пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Однако с выплат работников начисляют страховые взносы, а по ним документы надо хранить уже шесть лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). Этот срок – для бумаг по всем выплатам в пользу работников, в том числе по необлагаемым страховыми взносами. Только документы смогут доказать, что работодатель правомерно исключил выплаты из облагаемой базы.
Если более длинные сроки для конкретных документов по зарплате установлены в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ориентируйтесь на них. Например если нет лицевых счетов, то сведения о доходах физических лиц следует хранить:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года;
– 75 лет, если оформлены до 2003 года
Такие правила – в строке 312 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Подробнее о сроках хранения документов по зарплате – в рекомендации.
Обратите внимание на документы по основным средствам. Некоторые из них по правилам Россархива следует хранить 10 лет или 15 лет. Подробнее читайте в рекомендации.
Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов храните шесть лет (п. 3 ст. 89.2 НК). Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно – 75 лет (стр. 310 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
#Как хранить_бухгалтерские_документы_Система Главбух#СрокХранения#НалоговыеДокументы#ТелескопСофт_Система Главбух#